Les directions juridiques font face à un défi constant, quel que soit le secteur. La répartition du travail juridique est l’un de ces problèmes persistants qui suivent les équipes depuis toujours – et cela n’a rien d’étonnant. Ces professionnels sont fortement sollicités, mais les ressources ne sont pas toujours à la hauteur de la demande.
Si de nombreuses équipes internes s’appuient sur des cabinets externes pour combler ce manque, la vraie question reste : la répartition du travail juridique est-elle efficace au sein de votre équipe ?
Lorsque les tâches juridiques sont attribuées de manière réfléchie et soutenues par la bonne technologie, les équipes gagnent en autonomie et répondent plus efficacement à la pression liée à la charge de travail. Plongeons dans le sujet pour voir comment surmonter le défi de la répartition du travail juridique.
Dangers et obstacles liés à la répartition du travail juridique
La répartition du travail juridique ne consiste pas seulement à attribuer les tâches de façon égale entre tous les membres de l’équipe. En réalité, il faut parler d’équité, car tous les projets ne se valent pas et ne requièrent pas le même niveau d’investissement.
Une répartition inégale entraîne rapidement des conséquences négatives :
Une répartition efficace permet aux juristes de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée, tout en maximisant l’utilisation des compétences internes. Mais alors, qu’est-ce qui explique une répartition défaillante ?
Obstacles fréquents à l’efficacité
On peut identifier quatre grands freins à une bonne répartition du travail.
1. Manque de visibilité
Pas n’importe quelle visibilité, mais une visibilité pertinente sur les projets et leurs responsables. Trop souvent, les membres de l’équipe manquent d’informations ou peinent à trouver les documents utiles. Sans vue claire de qui fait quoi, les managers – et parfois même les collègues – finissent par surcharger certains tout en sous-utilisant d’autres.
2. Suivi limité de l’avancement
Ce problème touche particulièrement les équipes dépourvues de processus automatisés. Sans système structuré pour suivre les progrès, difficile d’évaluer ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas. Résultat : frustration des équipes, retards coûteux et tensions financières. Par exemple, un délai non respecté ou un document transmis trop tard comme preuve dans une affaire.
3. Mauvaise délégation du travail
Sans allocation structurée, les tâches sont attribuées de façon réactive plutôt que stratégique.
Cela entraîne des doublons, laisse certaines responsabilités clés sans suivi et accroît le risque de surcharge pour certains, tandis que d’autres restent sous-utilisés. Sans processus de délégation clair, la responsabilité devient floue, et les équipes perdent du temps à redéfinir qui fait quoi au lieu d’avancer.
4. Dépendance excessive aux conseils externes
Les tâches courantes sont souvent externalisées, alors qu’elles pourraient être gérées en interne avec une meilleure organisation.
Ces obstacles empêchent les équipes de tourner à plein régime et de démontrer leur vraie valeur au sein de l’entreprise. Heureusement, avec le bon outil, des solutions existent.
Comment surmonter le défi ?
Une solution de gestion des affaires juridiques (matter management) peut répondre à l’ensemble de ces problèmes. Pourquoi ? Parce qu’elle offre une vue centralisée et unifiée des dossiers et projets en cours.
Un bon outil permet d’assigner les tâches, de suivre l’avancement et de donner aux parties concernées la visibilité nécessaire sur les blocages.
L’impact de la gestion des affaires juridiques
Avec un outil de matter management, les directions juridiques bénéficient de :
Ces fonctionnalités clés améliorent à la fois le quotidien des juristes et la visibilité des managers.
Les avantages d’une meilleure répartition du travail
Une répartition intelligente du travail apporte aux directions juridiques des bénéfices tangibles, allant de la réduction des coûts à l’amélioration de l’efficacité.
1. Réduction des dépenses juridiques
En limitant l’externalisation des tâches courantes, les entreprises réduisent considérablement leurs frais. Les directions juridiques peuvent ainsi démontrer un ROI clair de la solution, voire s’en servir pour convaincre les parties prenantes d’adopter le changement. Certaines réussites évoquent même des économies de plus de 15 millions de dollars grâce à une gestion efficace des dossiers.
2. Amélioration du moral des équipes
Un partage plus équitable de la charge de travail favorise l’engagement et la reconnaissance des collaborateurs. Cela réduit le risque de burnout et renforce la cohésion.
3. Gain d’efficacité
Une équipe bien organisée répond plus rapidement aux besoins de l’entreprise. Grâce à l’automatisation et à une vue transparente des dossiers en cours, les juristes internes travaillent plus efficacement sans compromettre la qualité ni la conformité. Cela réduit aussi le temps perdu à chercher des documents ou à identifier le bon interlocuteur pour débloquer une situation.
4. Vision stratégique avant tout
Avec des tableaux de bord clairs et des droits d’accès précis, les managers peuvent s’assurer que les dossiers à forte valeur ajoutée bénéficient de l’attention nécessaire. Cela libère du temps pour les projets stratégiques et permet de mieux prioriser les tâches routinières.
Vers une répartition plus intelligente du travail juridique
La question à se poser est simple : votre approche actuelle de la répartition du travail juridique renforce-t-elle l’efficacité de votre équipe ou la freine-t-elle ?
Si vous penchez pour la seconde option, il est peut-être temps d’évaluer ce que peut vous apporter une solution de matter management.
En fin de compte, adopter une telle solution pour équilibrer la charge de travail juridique aura un impact positif, à la fois sur l’entreprise et sur les équipes. En identifiant des opportunités d’économies et des gains d’efficacité, la direction juridique se rapproche un peu plus de son rôle de partenaire stratégique plutôt que simple exécutant.
