Même si plus de 85% des entreprises sont dotées de dispositifs de compliance, près de 60% d’entre elles ne sont que partiellement à jour dans leurs obligations (source : étude sur l’état des lieux en matière de compliance et d’anti-corruption dans les entreprises, Association Française des Juristes d’Entreprise (AFJE) et Ethicorp.com, 2020).
La sécurité en entreprise et la compliance sont des sujets encore peu ou mal maîtrisés au sein des entreprises. Pourtant, ils sont très importants !
Dans cet article, l’équipe de DiliTrust vous explique pourquoi.
Compliance, définition
La compliance (qui vient de l’anglais et signifie “conformité”) regroupe l’ensemble des processus destinés à ce qu’une entreprise respecte des normes visant à la protection des données sous toutes leurs formes. Ces données peuvent être celles de personnes internes à l’entreprise, ou externes, traitées par vous-même ou par des sous-traitants.
Le compliance officer, figure clé
Chaque entreprise doit nommer un compliance officer qui doit s’assurer de plusieurs aspects. Entre eux on distingue le bon déroulement des codes éthiques ou RSE (responsabilité sociétale des entreprises), ou la lutte contre la fraude, etc. Le compliance officer devra faire appliquer les bons process internes par les collaborateurs.
Son rôle
Le compliance officer joue un rôle clé dans la mise en place et le suivi des procédures internes liées à la compliance. Il est responsable de l’analyse des risques et de la sensibilisation des employés aux bonnes pratiques en matière de respect des règles et des lois.
Missions
Ses missions incluent :
- Veiller à la conformité de l’entreprise avec les lois et réglementations en vigueur.
- Mettre en place des formations internes sur la compliance et les risques de corruption.
- Superviser les audits internes et externes pour assurer le respect des normes et des bonnes pratiques.
Domaines d’intervention
Le compliance officer intervient dans plusieurs domaines, tels que :
- La protection des données et le respect du RGPD.
- La lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent.
- La mise en place de politiques de conformité et de contrôle interne.
- Le suivi des relations avec les autorités de régulation.
Exemples de compliance au sein d’une entreprise
Sécurité et certification ISO/IEC 27001:2013
Depuis le début de l’histoire de DiliTrust, la sécurité a été mise au premier plan.
Chaque nouveau salarié qui commence l’aventure DiliTrust va recevoir à son accueil, une liste de consignes de sécurité qu’il s’engage à respecter en signant la charte SI.
Ainsi, l’équipe de DiliTrust a pu déterminer les actifs de la société, identifier les paramètres à certifier et respecter les réglementations en vigueur afin d’identifier et répondre aux exigences juridiques applicables.
La RGPD, un exemple parlant de compliance
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), applicable depuis le 25 mai 2018, est une loi qui vise à protéger les données des personnes et ce, qu’elles permettent de les identifier directement (prénom, nom…) ou indirectement (numéro de téléphone, identifiant…).
Ainsi, tous les organismes ou sociétés effectuant de la collecte de données sont soumis à cette loi, indépendamment de leurs secteurs d’activité ou de leurs tailles. Le but est mulitpleéta
– Renforcer les droits des personnes
– Responsabiliser les organismes collectant et traitant des données
– Faire coopérer ces organismes entre eux pour assurer le bon suivi des informations en toute sécurité.
ISO/IEC 27701:2019
Cette certification témoigne aux clients et partenaires d’une société que l’entreprise a mis en place les moyens les plus optimaux pour protéger leurs données.
Elle demande aux entreprises comme DiliTrust d’effectuer un suivi maximal de ces informations. Comment ? En enregistrant chaque information et surtout chaque demande de consultation ou de suppression de ces dernières par notre organisme ou un sous-traitant.
Il est important en cas de demande de suppression de données personnelles, d’enregistrer la demande, en notifier le sous-traitant et informer le client. Toutes ces procédures permettent un contrôle et un suivi maximal du respect des informations personnelles.
Les organismes régulateurs et leur rôle dans la compliance
Les organismes régulateurs jouent un rôle central dans la mise en place d’un cadre normatif. Celui-ci doit garantir la protection des données et le respect des obligations légales. Ces entités supervisent et veillent à l’application des réglementations en matière de compliance. De plus, elles assurent que les entreprises respectent un ensemble des processus définis par les instances nationales et internationales.
Les principales institutions de régulation
Plusieurs organismes interviennent dans le domaine de la compliance, notamment :
- La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) : En France, elle veille à la protection des données personnelles. Elle assure également le respect du RGPD.
- L’AMF (Autorité des Marchés Financiers) : Elle régule les marchés financiers et veille à la transparence des transactions.
- L’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) : Elle surveille le secteur bancaire et les assurances. Cela permet d’assurer leur conformité aux règles en vigueur.
- L’OCDE et le GAFI (Groupe d’Action Financière) : Ils établissent des normes internationales pour la lutte contre le blanchiment d’argent. Ils surveillent également le financement du terrorisme.
Les défis actuels de la compliance
Adaptation aux évolutions réglementaires
Les entreprises doivent constamment s’adapter aux nouvelles lois et réglementations pour assurer leur conformité. Cela implique une veille continue et une mise à jour régulière des procédures internes.
Sensibilisation des employés
Former et sensibiliser les employés aux enjeux de la compliance est essentiel. Une entreprise ne peut être pleinement compliant sans un engagement fort de ses collaborateurs dans le respect des règles internes et externes.
Intégration des nouvelles technologies
L’intelligence artificielle et l’automatisation jouent un rôle croissant dans le domaine de la compliance. Elles permettent une analyse plus fine des risques et une meilleure détection des non-conformités.
La compliance au cœur de la stratégie juridique
Aujourd’hui, la compliance dépasse le simple cadre du contrôle : elle s’inscrit dans une véritable stratégie juridique et de gestion des risques. Dans le monde du droit et des métiers du droit, les entreprises doivent intégrer des méthodes de travail modernes. Ces méthodes sont fondées sur la mise en œuvre de pratiques claires et sur la gestion de données sécurisée.
Au sein des directions et des équipes juridiques, la communication interne joue un rôle central. Elle sert à diffuser une culture de l’éthique des affaires, de la conformité réglementaire et de la responsabilité sociale. En suivant ces principes et en réalisant une cartographie des risques, chaque organisation peut garantir le respect des réglementations. Ainsi, elle optimise sa performance et sa valeur ajoutée à long terme.
Renforcer sa compliance selon le secteur d’activité
Mettre en place un programme de compliance complet dépend souvent du secteur d’activité et des enjeux spécifiques de chaque entreprise. Selon la taille de l’organisation et son exposition au droit des affaires, le compliance officer doit ajuster ses méthodes. Il le fait pour garantir le respect des réglementations locales et internationales. Les dispositifs efficaces incluent la lutte contre la corruption, la protection des données et la promotion de la responsabilité sociale des entreprises. Cette promotion est également appelée responsabilité sociale des entreprises dans certains contextes.
Pour toute question ou demande d’information et de contact, les entreprises peuvent aussi se tourner vers des organismes régulateurs. Cette consultation vise à valider leurs pratiques et renforcer leur sécurité juridique.
Mettre en place des programmes de conformité et des dispositifs d’alerte
Une stratégie de compliance efficace repose aussi sur des programmes de conformité complets. Cela assure que les salariés respectent les règles internes et les obligations légales. Ces programmes incluent des formations régulières et la mise en place de dispositifs d’alerte. Ces dispositifs servent à signaler tout risque de non-conformité. Ils incluent aussi l’application de la loi Sapin II en matière de lutte anticorruption.
Dans cet environnement complexe, chaque mesure prise doit s’appuyer sur des normes juridiques claires. Elle doit aussi s’appuyer sur des pratiques juridiques et éthiques. Cela permet aux organisations de respecter les normes internationales. Enfin, une politique de confidentialité bien définie complète ces démarches. Elle garantit la protection des données sensibles.
Conclusion
La compliance est un enjeu majeur pour les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur activité. Assurer le respect des règles et des normes en vigueur est essentiel pour garantir une activité transparente et éviter les risques juridiques et financiers. Grâce à des certifications comme ISO/IEC 27001:2013 et ISO/IEC 27701:2019, ainsi qu’une politique rigoureuse de conformité, les entreprises peuvent démontrer leur engagement envers des pratiques éthiques et responsables.
