Maintenir une conformité adéquate avec la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est l’ensemble du cycle de vie d’un contrat, du début à la fin. Le volume de contrats que le service juridique d’une entreprise doit traiter est important. Il est donc crucial de disposer d’un système fiable. Outre le fait de disposer des bons outils pour gérer vos contrats, il est également important de maintenir une conformité adéquate.

1. Pourquoi est-il important de veiller à ce que votre entreprise reste conforme ?

La conformité des contrats comporte plusieurs étapes. Ces étapes aident votre entreprise à rationaliser certains processus et à accroître l’efficacité du service juridique. Elle permet d’identifier les domaines clés qui peuvent être normalisés. Les contrats qui peuvent être modélisés et le flux de travail de la gestion des contrats peuvent également être rationalisés.

En outre, il permet de s’assurer que l’entreprise atteint les objectifs qu’elle s’est fixés et que les contrats conclus avec d’autres fournisseurs/clients sont conformes. Cela permet à l’entreprise de rester sur la bonne voie et de consacrer du temps à d’autres tâches stratégiques.

2. Quels sont les avantages de la mise en place d’un programme de conformité des contrats ?

Le maintien de la conformité des contrats par le biais d’un programme de conformité est fortement recommandé pour toute entreprise. Il permet de réduire les processus redondants et de dégager du temps pour des activités plus stratégiques. En outre, et surtout, il permet d’identifier et d’atténuer les complications juridiques ou financières qui pourraient résulter de la non-conformité. Enfin, elle contribue à instaurer la confiance et la transparence entre toutes les parties concernées, ainsi qu’une excellente assurance qualité.

3. De qui avez-vous besoin pour vous impliquer ?

Le respect des contrats implique à la fois des parties prenantes internes et externes. En interne, toute personne responsable du processus d’approbation des contrats est impliquée. Le service juridique et tout autre membre de l’équipe qui communiquera avec les vendeurs/clients sont également concernés. En externe, les parties concernées sont les fournisseurs et les clients. Leurs équipes juridiques sont concernées le cas échéant. Pour tout nouveau contrat, il est conseillé d’organiser une réunion de conformité contractuelle. Lors de cette réunion, les processus de conformité sont expliqués. De plus, tous les risques encourus sont mis en évidence pour toutes les parties concernées. Il s’agit d’une bonne pratique recommandée pour éviter toute implication financière ou juridique potentielle.

 

4. Quelles sont les premières mesures à prendre ?

Si la mise en œuvre d’un programme de conformité peut sembler insurmontable, les étapes suivantes vous aideront à vous engager sur la bonne voie :

1. Créez des modèles pour vos contrats : Identifiez les types de contrats que votre entreprise établit régulièrement et créez des modèles pour ces contrats. Cela vous permet non seulement de rester en conformité, mais aussi de gagner du temps en rédigeant régulièrement de nouveaux contrats. Il est également recommandé de conserver ces modèles dans un dossier standard et de les mettre à jour afin que les membres de l’équipe puissent y accéder facilement. La création de modèles standardisés permet d’assurer la cohérence et la conformité de toutes les informations, ainsi que de faire gagner du temps aux membres de l’équipe pour qu’ils se concentrent sur des activités plus stratégiques.
2. Disposer d’un flux de travail standard pour les approbations : Le processus d’approbation des contrats peut prendre du temps et donner lieu à de nombreux allers-retours. C’est pourquoi la création d’un flux de travail standard avec des échéances fixes peut contribuer à rationaliser le processus. Assurez-vous que toutes les parties impliquées dans l’approbation reçoivent le contrat avec des délais. Il est également utile de les envoyer sous forme numérique pour gagner du temps et accélérer le processus d’approbation.
3. Vérifier l’exécution et la conformité du contrat : Une fois le contrat signé et mis en œuvre, il convient de suivre et d’examiner son exécution avec toutes les parties concernées. Obtenez un retour d’information régulier de la part des clients, des fournisseurs et des membres de l’équipe afin d’identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré. En outre, l’audit de la conformité du contrat permet de s’assurer que les délais sont respectés et d’améliorer le contrôle de la qualité.
4. Mettre en place un programme de conformité dans votre entreprise : Parlez de l’importance de la conformité avec les parties prenantes internes et externes. En tant qu’entreprise, organisez des programmes ou des sessions de conformité en identifiant et en invitant des personnes qui connaissent bien le sujet à en parler aux employés, aux clients et aux fournisseurs. Ces sessions peuvent contribuer à mettre en évidence les risques liés au non-respect des règles et à faire connaître certaines des meilleures pratiques en matière de respect des contrats.

En résumé, le respect des contrats va de pair avec une excellente gestion des contrats. En tant qu’entreprise, il est important de communiquer l’importance du respect des contrats avec les parties prenantes internes et externes.

Veillez à ce que les meilleures pratiques, telles que les modèles de contrat, les flux de travail d’approbation et l’examen cohérent de la conformité des contrats de votre entreprise, soient respectées. La mise en œuvre de ces mesures et d’un programme de conformité au sein de l’entreprise peut contribuer au maintien d’une bonne conformité avec le CLM.