D’après l’Institut canadien des administrateurs de sociétés, les membres des conseils d’administration ont la responsabilité de s’assurer qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires à la prise de décision, plutôt que de simplement se fier aux données qui leur sont transmises.
Une solution de gouvernance sans papier efficace doit ainsi non seulement faciliter l’accès aux documents traditionnels. Mais doit également permettre de contextualiser les données afin d’en améliorer la compréhension et la pertinence.
L’information, fondement d’une prise de décision éclairée
L’information est un élément essentiel pour prendre de bonnes décisions au sein d’un conseil d’administration. Disposer des données pertinentes avant et pendant les réunions facilite le processus décisionnel. En outre, il garantit que les résolutions adoptées reposent sur une compréhension approfondie des enjeux. En somme, une information claire et complète constitue le socle d’une gouvernance d’entreprise de qualité.
L’histoire canadienne illustre bien cette importance. En 1985, deux banques — la Banque Commerciale du Canada et la Norbanque — ont fait faillite. Ces échecs furent dus, en partie, à des pratiques de gestion déficientes et à une supervision insuffisante de la part des auditeurs externes. Cette double faillite a conduit à une réforme majeure du système bancaire canadien. Cette réforme incluait la fusion du Bureau de l’inspecteur général des banques et de la Société d’assurance-dépôts du Canada en une seule entité renforcée.
Dans le rapport issu de ces événements, l’honorable Willard Estey a mis en cause l’inexactitude et l’insuffisance des informations transmises aux conseils d’administration. Il a déclaré que « l’échec rencontré par la banque aurait pu être évité si le conseil avait exigé des informations directes, régulières et opportunes de la part de la direction ».
L’importance d’une information complète et accessible
Le rapport 2015 de l’Institut des administrateurs de société sur les responsabilités des administrateurs au Canada souligne qu’il est crucial que les conseils d’administration disposent de toutes les informations nécessaires à une prise de décision avisée.
Les administrateurs ne doivent pas se contenter des documents transmis par la direction. Ils doivent exprimer en amont leurs besoins informationnels et s’assurer que les données fournies soient simples, compréhensibles et sécurisées.
Le rapport recommande également que les informations confidentielles soient hébergées dans le cloud. Cela permet aux membres du conseil de les consulter facilement et en toute sécurité avant les réunions.
Les recommandations de l’Université de Stanford pour des conseils d’administration plus efficaces
Une étude approfondie menée par Deloitte a révélé que la majorité des membres de conseils d’administration ne reçoivent pas les informations contextuelles nécessaires. Ces informations sont essentielles à l’évaluation globale de la performance de leur organisation. Ces lacunes concernent souvent les indicateurs de performance clés non financiers. Des exemples incluent le taux d’engagement des employés, la notoriété de la marque, la sécurité sur le lieu de travail ou encore la qualité des produits et services.
En 2017, l’Université de Stanford a publié un livre blanc intitulé Closer Look. Celui-ci mettait en évidence les éléments manquants dans les informations transmises aux conseils. Globalement, les conseils d’administration disposent de données suffisantes pour évaluer la performance à court terme. Toutefois, ils manquent souvent de celles nécessaires pour analyser la viabilité à long terme de l’organisation.
Parmi les points soulignés par ces études, plusieurs éléments se distinguent :
1. La contextualisation des données
Il ne suffit pas de comparer les performances aux résultats attendus. Il faut les replacer dans leur contexte. Les administrateurs doivent pouvoir analyser les résultats à la lumière de divers aspects. Ceux-ci incluent l’évolution du marché, des tendances sectorielles, ou encore des performances des concurrents et des clients.
2. Les résultats de ventes doivent inclure les coûts associés
Des données uniquement centrées sur les résultats peuvent être trompeuses si elles ne tiennent pas compte du coût d’acquisition.
Par exemple, un service de musique en ligne peut enregistrer 100 000 nouveaux abonnés sur une période donnée. Cependant, si le coût d’acquisition client a fortement augmenté, ces résultats ne traduisent pas nécessairement une réelle amélioration de la performance.
3. Les données doivent inclure les investissements à long terme
Les conseils d’administration doivent pouvoir consulter des données sur les dépenses favorisant la croissance durable, telles que la recherche et développement. Ces informations doivent être analysées conjointement avec d’autres éléments. Un exemple est le budget marketing, afin d’obtenir une vision complète de la stratégie et des leviers de croissance.
4. Les états financiers doivent refléter fidèlement la rentabilité réelle
Bien que les états financiers répondent avant tout à des obligations réglementaires, ils peuvent parfois masquer la rentabilité réelle de l’entreprise. Le conseil d’administration doit donc collaborer étroitement avec la direction. L’objectif est de s’assurer que les rapports présentés offrent une image fidèle et complète de la performance économique.
5. Les résultats doivent être ventilés par département
La présentation consolidée des résultats peut occulter les performances réelles de certaines divisions. Les conseils devraient exiger une ventilation des résultats par responsable ou par service. Cela permet d’évaluer avec précision la contribution de chaque entité.
6. L’analyse de la surperformance
Lorsqu’un domaine de l’entreprise enregistre une performance exceptionnelle, il est essentiel de comprendre les causes de cette réussite avant de la valoriser. Les données doivent être réévaluées avec prudence. Plusieurs membres de la direction doivent le faire avant de les transmettre au conseil.
Par exemple, une augmentation soudaine de 200 % des ventes d’un produit doit être accompagnée d’une analyse détaillée. Cela inclut les facteurs explicatifs et les dépenses supplémentaires associées.
Optimiser la présentation de l’information avec les bons outils
Une gouvernance de qualité repose sur la disponibilité d’informations claires, contextualisées et sécurisées. Disposer du bon outil est donc un levier essentiel pour soutenir des décisions éclairées.
La suite DiliTrust offre une solution de gouvernance sans papier sécurisée qui permet :
- de créer des ordres du jour en quelques clics,
- de préparer les réunions en amont grâce à un accès anticipé aux documents,
- d’assurer la confidentialité des données sensibles, grâce à des serveurs situés au Canada et donc hors du champ d’application du Cloud Act américain.
En centralisant les informations essentielles, la suite DiliTrust offre une vue d’ensemble en temps réel de la santé de l’organisation. Les administrateurs peuvent accéder à des rapports, indicateurs et graphiques personnalisables, consultables à tout moment. Cela permet une lecture claire et immédiate des performances. Conçue spécifiquement pour les conseils d’administration, la plateforme met en avant les données les plus pertinentes. Elle évite qu’elles ne se perdent dans la masse documentaire.
Vers une gouvernance responsable et durable
Aujourd’hui, la gouvernance d’entreprise ne peut plus se limiter à la conformité ou à la performance économique. Elle doit aussi intégrer des pratiques de gouvernance alignées sur les valeurs, l’éthique et la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Les dirigeants ont désormais pour mission de mettre en place des politiques tenant compte de toutes les parties prenantes. Ces parties prenantes incluent les communautés locales, les ressources humaines, les partenaires et investisseurs.
La prise en compte des enjeux sociaux et environnementaux devient un pilier de la stratégie des entreprises. Elles doivent concilier développement durable, gestion des ressources naturelles et objectifs de durabilité. Cela implique une mise en œuvre rigoureuse des politiques de responsabilité sociale et de gestion des risques. Enfin, cela requiert aussi une approche proactive en matière de responsabilité.
Une gouvernance moderne doit donc favoriser un dialogue constant entre les parties prenantes. De plus, elle doit garantir la transparence grâce à une politique de confidentialité claire, et encourager la collaboration au sein du groupe. En intégrant les dimensions sociales et environnementales à la stratégie globale, les organisations assurent la pérennité de leurs activités. Elles renforcent ainsi la confiance de leurs parties prenantes internes et externes.
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