Un ordre du jour sert de base à des réunions productives, en particulier dans le cadre de la gouvernance d’entreprise. En effet, un ordre du jour bien structuré aide les organisations à rester concentrées, à répartir le temps efficacement et à atteindre les objectifs de la réunion. Ce guide explore les principes fondamentaux de la création d’ordres du jour efficaces pour les réunions du conseil d’administration et offre des conseils pratiques aux professionnels de la gouvernance.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
Un ordre du jour est un document structuré qui présente les sujets, les objectifs et le calendrier d’une réunion. Il s’agit essentiellement d’une feuille de route qui guide les participants tout au long des discussions. En veillant à ce que tous les points nécessaires reçoivent l’attention qu’ils méritent. Pour les réunions du conseil d’administration, l’ordre du jour représente plus qu’une simple liste de sujets. Il s’agit plutôt d’un outil de gouvernance qui facilite la prise de décision et la planification stratégique. Un ordre du jour efficace fournit des informations claires sur :
L’ordre du jour définit les attentes des participants et crée un cadre pour un engagement productif. En outre, il sert de compte rendu officiel des activités prévues. Ce qui permet de s’y référer ultérieurement et de s’assurer du respect des règles.
Que doit-il contenir ?
L’ordre du jour des réunions du conseil d’administration doit comporter des éléments spécifiques pour répondre aux responsabilités de gouvernance et de contrôle stratégique. Un ordre du jour complet comprend généralement les éléments suivants
Chaque point de l’ordre du jour doit être accompagné de documents justificatifs, d’informations générales et d’objectifs clairement définis . Cela aide les membres du conseil d’administration à se préparer efficacement.
Qui prépare l’ordre du jour dans une entreprise ?
La rédaction de l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration implique la collaboration de plusieurs acteurs clés :
Le processus d’élaboration de l’ordre du jour commence généralement plusieurs semaines avant la réunion prévue. Le secrétaire général recueille les points proposés par les différentes parties prenantes. Ensuite, il travaille avec le président du conseil d’administration pour établir des priorités et structurer le document final. Cette approche collaborative permet de s’assurer que l’ordre du jour répond à la fois aux exigences de gouvernance. Elle permet également de répondre aux priorités stratégiques.
Conseils pour mieux préparer un ordre du jour d’une réunion
La mise en application de ces meilleures pratiques permettra de créer des ordres du jour plus efficaces pour les réunions du conseil d’administration :
Pour une réunion efficace, qu’il s’agisse d’assemblée annuelle, d’assemblée extraordinaire ou d’assemblée générale, adoptez des bonnes pratiques simples et une mise en œuvre rigoureuse. Commencez par un plan clair qui fixe l’ordre des points à aborder et précise combien de temps consacrer à chaque sujet pendant la réunion, selon le type et le type de réunion. Appuyez-vous sur des documents de référence (rapports, communiqués de presse, présentation) et définissez les prochaines étapes à l’issue de chaque point ; les responsabilités doivent être explicites et les supports facilement accessibles. Pour rédiger l’ordre (ou rédiger un ordre) étape par étape, partez d’un modèle d ordre avec un exemple d ordre adaptable où nécessaire : exemple de séance stratégique, exemple budgétaire, exemple d’assemblée. Ces modèles restent utiles pour vos projets et la gestion de projet. Les outils de gouvernance en temps réel aident à mettre en œuvre ce cadre : ils permettent de voir les pièces requises, de suivre le jour de réunion, puis le suivi à la semaine à venir, avec rappel des prochaines étapes. Un exemple concret : la DiliTrust suite centralise les dossiers et documents de référence dans un portail sécurisé, avec des outils dédiés à la mise en œuvre et au pilotage.
Transformez vos réunions
Une gestion efficace de l’ordre du jour permet de transformer les réunions d’informations passives en réunions dynamiques de gouvernance stratégique. En mettant en place ces pratiques, les organisations maximisent non seulement la valeur du temps des membres du conseil. En outre, elles améliorent aussi la qualité des décisions et l’efficacité de la gouvernance. Pour optimiser la gouvernance, les organisations peuvent compter sur les solutions numériques. Elles améliorent notablement la gestion de l’agenda. Cela inclut la sécurité des documents. De plus, elles améliorent l’efficacité des réunions.
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