Un ordre du jour sert de base à des réunions productives, en particulier dans le cadre de la gouvernance d’entreprise. En effet, un ordre du jour bien structuré aide les organisations à rester concentrées, à répartir le temps efficacement et à atteindre les objectifs de la réunion. Ce guide explore les principes fondamentaux de la création d’ordres du jour efficaces pour les réunions du conseil d’administration et offre des conseils pratiques aux professionnels de la gouvernance.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
Un ordre du jour est un document structuré qui présente les sujets, les objectifs et le calendrier d’une réunion. Il s’agit essentiellement d’une feuille de route qui guide les participants tout au long des discussions. En veillant à ce que tous les points nécessaires reçoivent l’attention qu’ils méritent. Pour les réunions du conseil d’administration, l’ordre du jour représente plus qu’une simple liste de sujets. Il s’agit plutôt d’un outil de gouvernance qui facilite la prise de décision et la planification stratégique. Un ordre du jour efficace fournit des informations claires sur :
La préparation de la réunion (date, heure, lieu)
Les sujets de discussion
Le matériel de préparation requis
Le temps alloué à chaque point
Les résultats ou décisions attendus
L’ordre du jour définit les attentes des participants et crée un cadre pour un engagement productif. En outre, il sert de compte rendu officiel des activités prévues. Ce qui permet de s’y référer ultérieurement et de s’assurer du respect des règles.
Que doit-il contenir ?
L’ordre du jour des réunions du conseil d’administration doit comporter des éléments spécifiques pour répondre aux responsabilités de gouvernance et de contrôle stratégique. Un ordre du jour complet comprend généralement les éléments suivants
Appel à la séance et l’appel des membres du conseil d’administration : Ils ouvrent formellement la réunion et attestent de la présence des participants en vue de l’obtention du quorum.
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente : Confirme l’exactitude des comptes rendus de la dernière réunion.
Rapports de la direction : Mises à jour du PDG, du directeur financier et d’autres cadres sur les performances opérationnelles, la situation financière et les initiatives stratégiques.
Rapports des comités : Résumés des différents comités du conseil d’administration (audit, rémunération, gouvernance, etc.).
Affaires anciennes/non terminées : Poursuite des discussions ou des décisions prises lors des réunions précédentes.
Affaires nouvelles : Introduction de nouveaux sujets nécessitant l’attention ou l’approbation du conseil d’administration.
Points de discussion stratégiques : Temps consacré à l’examen approfondi de questions importantes ayant une incidence sur l’orientation de l’organisation.
Évaluation des risques et mise à jour de la conformité : Examen des menaces potentielles et des considérations réglementaires.
Séance de délibération : Période de discussion privée pour les membres du conseil d’administration sans la présence de la direction.
Confirmation de la prochaine réunion et ajournement : Planification des événements futurs et conclusion formelle.
Chaque point de l’ordre du jour doit être accompagné de documents justificatifs, d’informations générales et d’objectifs clairement définis . Cela aide les membres du conseil d’administration à se préparer efficacement.
Qui prépare l’ordre du jour dans une entreprise ?
La rédaction de l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration implique la collaboration de plusieurs acteurs clés :
Président du conseil d’administration : Il est le premier responsable de l’élaboration de l’ordre du jour, de la détermination des priorités et de l’alignement sur les responsabilités de gouvernance.
Secrétaire général : Il gère les aspects administratifs de la création de l’ordre du jour, y compris la compilation, la distribution et la documentation.
PDG/direction exécutive : Il contribue aux points opérationnels nécessitant l’attention ou l’approbation du conseil d’administration.
Présidents de comités : Ils soumettent les rapports et les recommandations des comités à l’examen du conseil d’administration.
Membres du conseil d’administration : Ils proposent des sujets de discussion en fonction de leurs responsabilités de supervision et de leurs préoccupations.
Le processus d’élaboration de l’ordre du jour commence généralement plusieurs semaines avant la réunion prévue. Le secrétaire général recueille les points proposés par les différentes parties prenantes. Ensuite, il travaille avec le président du conseil d’administration pour établir des priorités et structurer le document final. Cette approche collaborative permet de s’assurer que l’ordre du jour répond à la fois aux exigences de gouvernance. Elle permet également de répondre aux priorités stratégiques.
Conseils pour mieux préparer un ordre du jour d’une réunion
La mise en application de ces meilleures pratiques permettra de créer des ordres du jour plus efficaces pour les réunions du conseil d’administration :
Commencez par les priorités stratégiques : Structurez l’ordre du jour de manière à aborder les questions stratégiques les plus importantes en premier lieu, lorsque l’énergie et la concentration sont les plus fortes.
Attribuez du temps de manière réaliste : Fixez des délais précis pour chaque point de l’ordre du jour en fonction de son importance et de sa complexité.
Donnez un contexte clair : Expliquez brièvement pourquoi chaque point figure à l’ordre du jour et quels sont les résultats attendus.
Distribuez les documents à l’avance : Envoyez l’ordre du jour et les documents annexes au moins une semaine à l’avance, afin de laisser aux membres du conseil un temps de préparation suffisant.
Utilisez un formatage cohérent : Développez un modèle standard pour les ordres du jour afin d’améliorer la familiarité et la navigation.
Incorporez des ordres du jour par consentement : Regrouper les points d’approbation de routine qui ne nécessitent pas de discussion afin de gagner du temps pour les questions plus importantes.
Planifiez le suivi : prévoyez des mécanismes de suivi des décisions et des actions résultant de la réunion.
Tirez parti de la technologie : Utilisez les solutions de portail du conseil d’administration pour rationaliser la création et la distribution de l’ordre du jour, ainsi que l’accès aux documents annexes.
Cherchez à obtenir un retour d’information : Évaluer régulièrement l’efficacité de l’ordre du jour et l’adapter en fonction des commentaires des membres du conseil d’administration.
Conciliez l’information et la discussion : Distinguer les points présentés à titre d’information de ceux qui nécessitent une discussion active et une prise de décision.
Transformez vos réunions
Une gestion efficace de l’ordre du jour permet de transformer les réunions d’informations passives en réunions dynamiques de gouvernance stratégique. En mettant en place ces pratiques, les organisations maximisent non seulement la valeur du temps des membres du conseil. En outre, elles améliorent aussi la qualité des décisions et l’efficacité de la gouvernance. Pour optimiser la gouvernance, les organisations peuvent compter sur les solutions numériques. Elles améliorent notablement la gestion de l’agenda. Cela inclut la sécurité des documents. De plus, elles améliorent l’efficacité des réunions.
