Introduction
De nombreuses directions juridiques font face à un défi similaire : faire plus avec moins, tout en évoluant dans un environnement toujours plus complexe. Les dépenses juridiques externes continuent d’augmenter, tandis que les exigences des métiers en matière de prévisibilité, de responsabilité et de transparence ne cessent de s’intensifier. La prise de décision a toujours fait partie du travail juridique, mais comment a-t-elle évolué, et à quoi ressemble-t-elle concrètement aujourd’hui ? La professionnalisation des legal ops répond directement à ce besoin. Elle est devenue une évolution nécessaire pour les équipes juridiques qui souhaitent rester des partenaires stratégiques crédibles au service de l’entreprise.
Il ne s’agit pas d’ajouter de la bureaucratie ou des processus superflus, mais de placer la prise de décision structurée au cœur du fonctionnement. L’objectif est de construire des modes de travail reproductibles et défendables, permettant aux équipes juridiques de gagner en échelle sans perdre en discernement ni en contrôle.
L’évolution vers la professionnalisation des legal ops
Des modèles opérationnels intentionnels
S’appuyer sur des processus informels ou mal documentés pour prendre des décisions peut fonctionner, quel que soit le secteur ou l’environnement, mais uniquement à petite échelle et dans des contextes faiblement réglementés. La professionnalisation des legal ops commence lorsque cette approche montre ses limites : la croissance ralentit et les résultats cessent d’avoir un impact réel. Professionnaliser la fonction juridique signifie évoluer vers des modèles opérationnels intentionnels, avec des processus, des rôles et des attentes clairement définis.
Cette évolution a permis aux directions juridiques d’obtenir des améliorations concrètes, notamment :
Au cœur de cette professionnalisation se trouve la nécessité de mettre en place des cadres efficaces favorisant la collaboration. Ceux-ci sont associés à des lignes directrices claires pour garantir une prise de décision cohérente.
Comme toute autre fonction de l’entreprise
D’autres fonctions, comme la finance ou les achats, ont connu des transformations similaires. La direction juridique suit la même courbe de maturité. La professionnalisation des legal ops s’inscrit dans une tendance plus large. En effet, il s’agit de l’adoption par les directions juridiques d’une discipline de gestion inspirée des pratiques business. Cependant, cette démarche préserve l’expertise juridique.
Les juristes jouent un rôle essentiel dans l’évaluation des risques et le conseil aux équipes dirigeantes. Leur influence est directe et significative, même si elle n’est pas toujours pleinement reconnue. Compte tenu de cet impact, travailler avec des processus décisionnels structurés devient indispensable pour professionnaliser les legal ops.
En mettant en place des cadres décisionnels solides et en les combinant au jugement professionnel des juristes, les équipes garantissent une application cohérente et transparente de leur expertise.
Les piliers clés de la professionnalisation des legal ops
La fonction juridique valorise naturellement la structure et l’ordre. Le véritable défi consiste toutefois à les appliquer de manière cohérente sous pression, qu’il s’agisse de charges de travail élevées, de ressources limitées ou de délais serrés. Dans ce contexte, plusieurs éléments clés ont façonné la manière dont les équipes juridiques abordent aujourd’hui la prise de décision.
La structure comme levier de rapidité et de qualité
Contrairement à certaines idées reçues, la structure ne ralentit pas les équipes juridiques. Au contraire, elle accélère les décisions et améliore les résultats. De plus, elle consiste à définir des règles, des critères et des lignes directrices clairs pour des situations concrètes. Par exemple, cela s’applique au choix d’un cabinet d’avocats externe ou à la prise de position sur un sujet sensible.
Pour construire cette structure, les équipes doivent se poser les bonnes questions, par exemple :
- Qui est la personne la plus appropriée pour traiter des clauses à haut risque si elles apparaissent ?
- À quel moment est-il pertinent d’escalader une décision plutôt que de la traiter individuellement ?
La structure réduit ainsi la confusion, les débats inutiles et les retouches.
La gouvernance des relations juridiques
De nombreuses décisions stratégiques reposent sur des recommandations juridiques, en particulier dans des secteurs fortement réglementés comme l’énergie ou la pharmacie. Par conséquent, la clarté des responsabilités et de l’imputabilité est donc essentielle.
La gouvernance est au cœur de la fonction juridique et constitue un pilier central de la professionnalisation des legal ops. Elle définit qui détient la décision et dans quelles circonstances. Pourtant, sans structure préalable, il est souvent difficile de l’établir.
Faire de la gouvernance une priorité permet d’apporter de la clarté, même dans des situations complexes, par exemple lorsqu’une entreprise fait face à une enquête réglementaire tout en négociant un contrat commercial stratégique. Dans ces cas, les droits de décision et les circuits d’escalade doivent être parfaitement définis pour éviter les retards ou les désalignements.
La transparence pour renforcer la confiance
La transparence est essentielle pour professionnaliser les legal ops. Les parties prenantes internes attendent de plus en plus que les équipes juridiques expliquent comment et pourquoi les décisions sont prises. Par ailleurs, des processus transparents renforcent la confiance, la crédibilité et la collaboration avec les métiers.
Mais la transparence va au-delà de la simple communication. Elle implique que toutes les parties prenantes, y compris les tiers, comprennent le raisonnement derrière les décisions. Elles doivent également comprendre le fonctionnement des processus.
Elle favorise l’alignement interne et crée les bases nécessaires pour intégrer efficacement des partenaires externes dans les projets.
Une évaluation objective plutôt que des décisions guidées par les relations
Les relations restent importantes dans le travail juridique. Toutefois, pour professionnaliser les legal ops, les équipes doivent les équilibrer avec une évaluation objective. S’appuyer uniquement sur l’habitude ou la familiarité peut introduire des biais limitant la performance. Cela concerne les partenaires externes, les parties prenantes internes ou le choix de solutions technologiques.
L’évaluation objective suppose de définir en amont des objectifs business clairs et des critères de décision précis. Cette approche soutient la professionnalisation des legal ops. En effet, elle encourage les équipes juridiques à aligner leurs décisions sur les priorités stratégiques de l’organisation. Elles évitent ainsi de les baser sur des préférences individuelles.
Applications concrètes des cadres décisionnels juridiques
Le choix de nouvelles technologies
Les principes de structure, de gouvernance, de transparence et d’évaluation objective s’appliquent directement au choix d’une suite technologique juridique. Sans ces fondations, les décisions technologiques risquent d’être dictées par l’urgence ou des préférences individuelles. En outre, elles peuvent être influencées par les promesses des éditeurs, plutôt que par de véritables besoins opérationnels.
Professionnaliser les legal ops implique de considérer le choix d’une solution juridique comme une décision de gouvernance, et non simplement comme un choix d’outil. Les équipes doivent définir clairement la responsabilité de la décision et les critères d’évaluation. En outre, il convient de fixer les indicateurs de succès avant d’engager des discussions avec les éditeurs.
Des questions pratiques pour structurer la décision incluent :
- Quels problèmes spécifiques cherchons-nous à résoudre aujourd’hui, et lesquels peuvent attendre ?
- Qui sera responsable en interne de l’outil et de son adoption ?
- Comment cette solution soutiendra-t-elle les processus de gouvernance existants ou les remplacera-t-elle ?
- Quels critères sont prioritaires : sécurité, conformité, scalabilité, facilité d’utilisation ?
Des critères d’évaluation clairs réduisent les débats internes, évitent la sur-complexification et garantissent l’alignement entre la direction juridique, la DSI et les métiers. De plus, la transparence tout au long du processus aide également les parties prenantes à comprendre pourquoi une solution spécifique a été choisie. Enfin, ils peuvent apprécier en quoi elle soutient les objectifs à long terme.
Le recours à des conseils juridiques externes
Le recours à des prestataires externes est un autre domaine où une prise de décision structurée fait toute la différence. En effet, lorsque la charge de travail augmente ou que certaines expertises manquent en interne, la décision d’externaliser doit suivre des règles définies. Elle ne doit pas être dictée par la pression ou l’habitude.
Professionnaliser les legal ops suppose d’établir des déclencheurs et des processus clairs d’externalisation, par exemple :
- Identifier les types de dossiers ou de tâches nécessitant une expertise externe et ceux pouvant rester en interne
- Définir des seuils d’escalade en fonction du niveau de risque, de la complexité ou de l’impact stratégique
- Clarifier qui décide du recours à un prestataire externe et dans quelles conditions
Par exemple, une équipe confrontée à une hausse soudaine des contrôles réglementaires peut décider en amont que tout dossier dépassant un certain niveau de risque ou un délai donné sera automatiquement escaladé vers un cabinet externe. Cela évite les décisions de dernière minute et les choix incohérents de prestataires. En outre, cela réduit les responsabilités floues. En appliquant les mêmes principes de gouvernance et d’évaluation évoqués précédemment, les directions juridiques s’assurent que l’externalisation soutient leurs priorités internes. Ainsi, elles maintiennent la cohérence et génèrent une valeur mesurable, plutôt que de simplement absorber un surplus d’activité.
