Gestion des risques liés aux tiers (TPRM) : gérer efficacement les risques liés aux partenaires externes

Les risques provenant de tiers (qu’ils soient liés à des cyberattaques, à des violations de conformité ou à des perturbations de la chaîne d’approvisionnement) ne menacent pas seulement la sécurité, mais aussi la réputation, les processus métiers et la conformité réglementaire. Aujourd’hui, un dispositif de TPRM opérationnel n’est plus un simple « plus ». C’est désormais une nécessité stratégique.

La gestion des risques liés aux tiers (Third-Party Risk Management – TPRM) est une approche structurée permettant aux entreprises d’identifier, d’évaluer et de gérer les risques découlant de leur collaboration avec des partenaires externes, tels que les fournisseurs, prestataires de services ou consultants.

Le TPRM ne se limite pas aux risques liés à la sécurité informatique et aux données. Il couvre également les risques financiers, réglementaires, opérationnels et ESG.

Son importance augmente à mesure que de nombreux partenaires externes obtiennent un accès à des données sensibles ou à des systèmes critiques. Grâce au TPRM, les risques peuvent être identifiés à un stade précoce. De plus, des mesures ciblées peuvent être prises avant qu’un incident ne survienne. Ainsi, cela permet de sécuriser et de mieux maîtriser la collaboration avec des tiers.

Un processus de TPRM efficace se structure généralement autour des phases suivantes :

1. Identification et classification
   Tous les tiers sont recensés et classés selon leur profil de risque, par exemple en fonction de leur accès aux données ou de leur importance stratégique. Cela permet de prioriser les partenaires présentant le niveau de risque le plus élevé.
2. Évaluation des risques et due diligence
   Les risques tels que la conformité en matière de protection des données, la sécurité informatique ou la stabilité financière sont analysés. Des audits, questionnaires ou rapports d’évaluation permettent d’identifier les actions nécessaires.
3. Atténuation des risques
   Des mesures telles que des exigences contractuelles, des politiques de sécurité ou des contrôles liés aux SLA permettent de réduire de manière proactive les risques identifiés.
4. Surveillance et contrôles
   Les tiers sont surveillés de manière continue afin de s’assurer que les exigences de sécurité et de conformité sont respectées.
5. Fin de contrat et offboarding
   À la fin de la relation contractuelle, les données sont restituées ou supprimées de manière sécurisée, les accès sont désactivés et l’ensemble du processus est documenté afin de répondre aux exigences d’audit et de conformité.

De nombreuses entreprises gèrent encore leurs partenaires externes à l’aide de tableurs Excel. À première vue, cette approche semble simple et économique. En pratique, elle présente toutefois des limites importantes. Excel est sujet aux erreurs : fautes de saisie, informations obsolètes ou mises à jour manquantes peuvent entraîner l’oubli de risques critiques.

De plus, Excel n’est pas évolutif. Lorsqu’une entreprise travaille avec des centaines ou des milliers de partenaires, la maintenance des fichiers devient rapidement complexe et chronophage. Par ailleurs, les exigences d’audit ou de conformité réglementaire sont également rarement satisfaites. Cela s’explique notamment par l’absence de traçabilité, de gestion des versions et de documentation structurée.

Un autre inconvénient est qu’Excel ne permet pas une surveillance continue. Les changements dans le profil de risque d’un fournisseur, les incidents de sécurité ou les violations de conformité sont souvent détectés avec retard.

Excel peut donc au mieux servir de vue d’ensemble basique, mais il ne remplace pas un système professionnel de gestion des risques liés aux tiers capable d’identifier, d’évaluer et de surveiller les risques de manière systématique.

Aujourd’hui, les entreprises doivent faire face non seulement à des risques internes, mais aussi à des menaces provenant de partenaires externes. Les notions de Third-Party Risk Management (TPRM) et de Governance, Risk & Compliance (GRC) sont souvent utilisées pour gérer ces différents types de risques. Cependant, leurs objectifs et leur périmètre diffèrent.

Dimension	TPRM	GRC
Focus	Risques liés aux partenaires externes	Gouvernance, gestion des risques et conformité de l’organisation
Objectif	Protection contre les risques liés aux tiers	Gestion globale des risques de l’entreprise
Périmètre	Sécurité des données des tiers, conformité, performance	Ensemble des risques internes et externes
Outils	Solutions logicielles TPRM	Plateformes GRC (souvent plus diversifiées)

Le TPRM peut faire partie d’une stratégie GRC globale, mais il est spécifiquement orienté vers les risques externes et la gestion des fournisseurs.

Sans gestion systématique des risques liés aux tiers, les entreprises peuvent rapidement être confrontées à des problèmes majeurs. Les risques ne proviennent pas uniquement de failles techniques, mais aussi de violations réglementaires ou normatives commises par des partenaires externes.

Parmi les risques les plus courants :

Les prestataires externes peuvent enfreindre des réglementations en matière de protection des données ou des règles financières. Cela entraîne des amendes et des sanctions réglementaires.

Plus de 60 % des entreprises déclarent des violations de données causées par des partenaires. Cela peut générer des coûts importants et une perte de confiance.

Un contrôle insuffisant peut conduire à des violations de sanctions internationales ou d’embargos. Cela est particulièrement vrai dans les chaînes d’approvisionnement mondiales.

Des fournisseurs ne respectant pas les normes environnementales ou sociales peuvent nuire à la réputation de l’entreprise. Ainsi, ils créent des risques juridiques.

Environ 84 % des entreprises considèrent les incidents impliquant des partenaires externes comme un risque majeur pour leur marque. En outre, ils représentent un risque pour la confiance des parties prenantes.

Un TPRM structuré permet d’identifier ces risques en amont et de définir des priorités. Il permet également de mettre en œuvre des mesures ciblées avant qu’un incident ne survienne.

Les risques liés aux tiers varient selon les secteurs d’activité.

Des réglementations strictes, telles que les lignes directrices de l’EBA sur les dispositifs d’externalisation ou le Digital Operational Resilience Act (DORA), exigent une surveillance étroite des prestataires externes. Les violations peuvent entraîner des amendes importantes ou des risques de retrait de licence.

Les logiciels ou prestataires externes ont souvent accès à des données patients sensibles. Par conséquent, les violations de données ou les défaillances système peuvent entraîner des coûts élevés et une perte de confiance.

Les problèmes liés aux fournisseurs ou les incidents de sécurité peuvent provoquer des interruptions de production. De plus, ils causent des perturbations de la chaîne logistique.

Ces exemples montrent que les entreprises doivent adapter leur stratégie TPRM à leur secteur d’activité.

Une gestion structurée des risques liés aux tiers offre de nombreux avantages aux entreprises. Elle améliore la transparence des risques. En outre, elle permet une surveillance en temps réel des partenaires externes.

Des mesures préventives peuvent réduire les coûts tout en raccourcissant significativement les délais de réaction en cas d’incident.

Avec DiliTrust, la gestion des risques liés aux tiers n’est pas seulement documentée : elle est structurée comme un processus de bout en bout. Elle est automatisée et intégrée dans les workflows de gouvernance existants. Cela se produit notamment grâce à l’interaction entre le CLM, la gestion documentaire, les workflows et le reporting.

La suite DiliTrust offre une plateforme centralisée pour toutes les données, documents et processus d’approbation tout au long du cycle de vie des partenaires tiers. En tant que « source unique de vérité », elle centralise les informations relatives aux contrats, partenaires, échéances, responsabilités et exigences de conformité. De plus, elle organise ces données de manière traçable et auditable.

Un composant clé est le Risk Detector alimenté par l’IA, qui analyse automatiquement les contrats, identifie les clauses risquées ou non standards, applique les règles de conformité internes et met en évidence les passages problématiques. Les risques deviennent ainsi visibles dès la phase de contractualisation ou d’onboarding. En conséquence, cela réduit les erreurs manuelles et fait gagner du temps.

Parmi les principales fonctionnalités pour les cas d’usage TPRM avec DiliTrust :

• Gestion centralisée des documents et des relations contractuelles, avec versioning et historique
• Détection des risques et des écarts dans les clauses contractuelles grâce à l’IA (y compris via des revues basées sur des playbooks)
• Base de données standardisée pour les partenaires, les échéances, les responsabilités et les statuts afin d’améliorer le contrôle
• Automatisation des workflows (approbations, notifications, tâches, échéances et escalades)
• Tableaux de bord et reporting pour fournir des preuves d’audit et assurer une surveillance continue tout au long du cycle de vie
  

Ainsi, DiliTrust simplifie la gestion opérationnelle des partenaires tiers tout en créant les bases d’une gestion proactive des risques. Elle permet également une conformité solide et une surveillance plus efficace sur l’ensemble du cycle de vie des partenaires externes.