Toute relation commerciale commence par un contrat.
Mais entre la proposition commerciale et la signature du contrat, le temps peut être long… Et pour cause, de nombreuses actions sont requises de la part de divers intervenants. Du commercial au juriste, en passant par le responsable des achats, le contrat passe entre plusieurs mains. À défaut de processus contractuels clairs et établis, et d’un logiciel adapté, la contractualisation perdure indéfiniment.
Dans cet article, on vous donne 7 raisons d’adopter un logiciel CLM en mode SaaS.
Logiciel CLM en mode SaaS : un moyen efficace pour rationaliser et accélérer vos processus juridiques
☁️ Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ? Le mode SaaS (pour Software as a Service) signifie que le logiciel est en ligne. Et donc que : 1) les données ne sont pas stockées en local sur les ordinateurs des collaborateurs ; 2) les mises à jour sont faites de manière automatique ; 3) il suffit d’une connexion internet et d’un abonnement pour utiliser le logiciel !
Le logiciel de gestion de contrat propose de multiples fonctionnalités. Parmi lesquels, la fiche de synthèse, qui permet d’accéder rapidement à tous les éléments clé des contrats. Et c’est justement ce type de fonctionnalité qui accélère les processus juridiques. Voici tous les avantages à un CLM (Contract Lifecycle Management) en mode SaaS.
1) Une meilleure collaboration entre toutes les équipes grâce au CLM
Une collaboration plus fluide entre les différents pôles d’une entreprise est l’un des avantages clé du mode SaaS. Lors de la signature d’un contrat, de nombreuses parties interviennent et sans le bon processus contractuel en place, Il y a évidemment le département juridique, qui maîtrise tous les rouages de la contractualisation. Mais il y a aussi d’autres intervenants possibles lors des signatures de contrats. On pense notamment aux commerciaux, les financiers, les acheteurs, les ressources humaines, etc.
Avec un CLM en mode SaaS, les équipes ont accès à toutes les informations de référence dans le même système. Elles n’ont pas à perdre de temps dans la recherche d’informations à jour, puisque tout est au même endroit.
2) Des tâches automatisées
Avec un CLM en mode SaaS, les processus clé liés aux contrats sont automatisés pour permettre de gagner en productivité. Cela est possible grâce à des fonctionnalités comme le rappel d’échéance, les formulaires pour générer des contrats… On peut aussi cite la détection des risques, le clausier, le versioning, ou encore les fameux workflows de validation. Tout cela entre dans la mise en place d’une bonne gestion du cycle de vie des contrats.
Ces solutions telles que le CLM proposent également des tableaux de bord statistiques personnalisables. Ce qui permet de suivre l’activité en temps réel !
Agilité, Sérénité, Sécurité : notre solution SaaS de gestion du cycle de vie des contrats de DiliTrust est modulable en fonction de vos besoins. Vous ne souscrivez que pour les modules qui vous sont réellement utiles !
3) Une maintenance gérée de A à Z, mais pas par vous !
Les logiciels SaaS sont livrés clé en main, et leur maintenance est gérée par le fournisseur, vous n’avez donc pas besoin de vous en soucier. Plutôt pratique, non ?
4) Une mise en place rapide de process internes efficaces
Pour chaque contrat, des validations en interne sont requises. Mais plus les contrats sont nombreux et les intervenants multiples, et plus le processus de contractualisation devient long ! Pour autant, il faut bien que les contrats soient approuvés par les deux parties intéressées. C’est là que votre outil de contract management vous facilite la vie.
Zoom sur… Les workflows ! Pour simplifier et automatiser les process, il y a notamment la fonctionnalité workflow de validation. L’idée est de pouvoir recréer un processus existant dans un système CLM basé sur le cloud. Par exemple, il est possible de prévoir un processus de validation séquentielle. Dans ce cas, en fonction de l’ordre de validation défini, le premier intervenant devra approuver, avant le second, etc. En cas de refus, les autres ne pourront approuver. À l’inverse, vous pouvez configurer une validation parallèle (c’est-à-dire sans ordre d’approbation). Dans ce cas, chaque partie pourra valider indépendamment des autres. L’idée est de faciliter les approbations internes ou externes en les digitalisant.
5) Des données centralisées dans une solution sécurisée
Avec le logiciel de gestion du cycle de vie de contrats en mode SaaS, toutes les informations contractuelles (historiques des relations contractuelles, documents clés, clauses, modèles de contrat, data contractuelle, etc.) sont réunies au même endroit ! Les avantages de ce système sont multiples :
- C’est un moyen plus efficace de stocker les accords juridiques. Et c’est surtout plus sécurisé que de partager des dossiers enregistrés en local sur les ordinateurs.
- Une bibliothèque de clauses standardisées permet de normaliser le langage juridique et de réduire les phases de rédaction, de négociation et d’approbation. Avec un cycle de vente plus court, l’entreprise peut ainsi multiplier les opportunités !
Bon à savoir : sur ce point, sachez que DiliTrust a obtenu la certification internationale ISO/IEC 27001 sur les systèmes de management de la sécurité des informations (et son extension relative à la protection de la vie privée ISO 27701). Cette norme atteste que DiliTrust répond aux exigences et mesures de sécurité les plus hautes du marché.
6) Une intégration simple avec les logiciels métiers de toutes les équipes !
Chaque département utilise des logiciels spécifiques pour répondre aux besoins de son activité. Un logiciel CLM en mode SaaS comme DiliTrust peut s’intégrer avec les GED, ERP, CRM, solutions de signature électronique et autres applications essentielles à l’entreprise. Ainsi, même des parties externes comme vos clients pourront signer les contrats lorsqu’il sera nécessaire. A Les habitudes de vos collaborateurs ne sont donc pas bousculées, car notre solution s’intègre parfaitement dans leur quotidien.
Cela permet aussi de :
- Créer des contrats directement depuis le CRM : les informations clients nécessaires à la création d’un contrat sont migrées pour créer des contrats. Cette automatisation permet un gain de temps considérable pour les équipes opérationnelles.
- Actualiser les documents à chaque instant : ainsi, les contrats sont toujours à jour pour tout le monde. Cela évite les aller-retour par e-mail entre les différentes équipes pour suivre l’avancement du contrat. Cela fait partie de la gestion du cycle de vie des contrats.
7) Un accès depuis n’importe où et prise en charge du travail à distance
Aujourd’hui, le télétravail est la norme. Dans ce contexte, avoir un logiciel en mode SaaS s’avère plus que nécessaire.
Et pour cause, il suffit d’une connexion internet pour accéder aux accords ou à l’historique des contrats, pour ajouter des commentaires ou pour approuver les modifications. Ainsi, les collaborateurs peuvent continuer à travailler depuis chez eux, sans souffrir d’un manque d’informations ou d’outils.
En outre, le logiciel CLM permet une gestion fine des utilisateurs. Ce faisant, les entreprises peuvent définir qui voit quoi, en fonction des rôles de chacun.
Le Résultat : Une gestion du cycle de vie de contrats au point
Grâce au CLM, toutes les étapes de vie des contrats sont gérées de manière automatique et visibles facilement. Il est ainsi facile de savoir à quelle étape se trouve un contrat, de la création à la signature ou au renouvellement. Le suivi du cycle de vie des contrats devient non seulement plus accessible, mais vous évitez aussi des risques liés à ces documents. De plus, l’intégration d’outils adaptés permet d’améliorer la collaboration entre les équipes juridiques, commerciales et opérationnelles. En centralisant les informations et en automatisant les processus, les entreprises peuvent faire preuve d’une plus grande réactivité. Elles peuvent aussi mieux anticiper les échéances contractuelles.
Un levier stratégique pour l’optimisation des processus
Le logiciel de contract management en mode SaaS s’impose aujourd’hui comme une solution de gestion incontournable pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Grâce à la centralisation des contrats, à l’automatisation des processus et à une analyse des contrats en temps réel, il permet de réduire les risques juridiques. De plus, il améliore la visibilité sur les engagements. Cette automatisation des contrats contribue également à la réduction des coûts, en limitant les tâches manuelles et les erreurs humaines. Par ailleurs, le CLM facilite le suivi des étapes clés de la vie du contrat. Il garantit la conformité avec les conditions d’utilisation et les obligations réglementaires. En intégrant ces fonctionnalités, les entreprises bénéficient d’un retour sur investissement rapide. Ceci est particulièrement visible dans les secteurs d’activité fortement réglementés ou à fort volume contractuel.
Pour aller plus loin dans l’optimisation contractuelle
Pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises modernes, les solutions de gestion comme le CLM SaaS de DiliTrust s’appuient sur des cas d’utilisation concrets dans des secteurs d’activité variés. Qu’il s’agisse d’un service client souhaitant fluidifier la communication contractuelle ou d’un département juridique cherchant à gagner en visibilité sur l’état des dossiers, les bénéfices sont tangibles. Le logiciel permet de gérer les contrats à toutes les étapes clés du processus de négociation. Il réduit les tâches manuelles et assure la conformité avec les conditions d’utilisation et les obligations réglementaires.
De nombreuses entreprises témoignent d’un retour sur investissement rapide. Cela est notamment dû à l’automatisation des contrats, une analyse des contrats plus fine, et une meilleure collaboration entre toutes les parties. Vous pouvez découvrir de nouvelles bonnes pratiques via notre centre de ressources, nos témoignages clients, ou encore en consultant nos publications dans la presse spécialisée. Vous souhaitez aller plus loin ? N’hésitez pas à demander une démo, trouver la meilleure configuration pour votre entreprise. Vous pouvez également consulter nos offres d’emploi si vous souhaitez rejoindre une équipe d’experts engagés.
Chez DiliTrust, nous mettons tout en œuvre pour vous accompagner. Nous proposons des conseils d’experts et un ensemble de logiciels de gestion conçus pour générer une forte valeur.
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