Comme beaucoup de professionnels qui ne sont pas forcément juristes, vous n’êtes peut-être pas au point avec la définition de clausier juridique. Pas de problème, ce n’est pas irrémédiable.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que constitue un clausier juridique et les raisons pour lesquelles il peut être un très gros atout pour votre entreprise.
Définition du clausier juridique
Un clausier juridique est un répertoire (souvent numérique) qui contient la totalité des clauses qui peuvent être intégrées à tout document juridique émis par votre entreprise. Il fonctionne comme une immense base de données dans laquelle on peut aller chercher les éléments nécessaires à la création d’un contrat ou d’un avenant.
C’est un outil indispensable – et pas seulement pour les juristes ! – puisqu’il permet de recenser et classer à un seul et même endroit tous les paragraphes qui constituent les contrats. Ainsi, la rédaction est simplifiée et cela fait gagner un temps précieux à toutes les parties concernées.
Les avantages d’un clausier juridique
Mettre en place un clausier juridique est évidemment un avantage pour les juristes. Toutefois, les autres services y trouvent également leur compte, qu’il s’agisse des commerciaux, de la direction des achats, de la direction financière ou encore des ressources humaines, pour trois raisons principales :
Des modèles de clauses pré-enregistrées
Un clausier juridique permet de faciliter la création, la mise à jour et le renouvellement d’un contrat. A la façon d’un template de contrat prédéfini, les modèles de clauses pré-enregistrées dans le système permettent de faciliter la rédaction d’un document, voire presque l’automatiser.
Pour construire un contrat de A à Z, vous n’avez qu’à sélectionner les paragraphes dont vous avez besoin dans la base de données.
Le cycle de vie du contrat est simplifié dès le début du processus et vous aide à gagner du temps.
Ces clauses peuvent également être classées afin d’identifier rapidement celles qui sont à risque pour vos contrats. Lorsque vous créez ou éditez vos modèles de clauses dans votre clausier, vous leur attribuez un niveau de risque et ne passez ainsi à côté de rien.
Bien sûr, cette base de données est à classer selon les types de contrats et clauses que votre entreprise est amenée à rédiger. Ne pas ranger sa base de données serait comme mettre tous ses documents dans un même carton, sans ordre, sans classeur ni intercalaire.
Une conformité respectée
Grâce à un clausier juridique, vous évitez également les erreurs en assurant la conformité de vos contrats. En tant que juriste, vous définissez facilement quelles sont les conditions en conformité avec la politique réglementaire et interne de votre entreprise. En les mettant ensuite à jour automatiquement, vous simplifiez la mise aux normes de chacun de vos contrats. Vous veillez ainsi à ce qu’ils respectent votre politique en continu.
Un savoir-faire juridique capitalisé
L’utilisation d’un clausier juridique partagé permet alors à toutes les parties de l’entreprise d’accéder au patrimoine contractuel de l’entreprise et d’être sûres de leur conformité. Pas d’erreur possible, le système est centralisé à un même endroit et tout le monde à accès aux mêmes informations, actualisées en temps réel.
Exemples de clauses dans un clausier juridique
Un clausier juridique bien structuré doit contenir un large éventail de clauses contractuelles adaptées aux divers contrats de l’entreprise. Voici quelques types de clauses courantes que l’on peut y retrouver :
Les clauses générales
Ces clauses sont présentes dans la majorité des contrats et définissent les obligations générales des parties. Elles incluent notamment :
- Les clauses de confidentialité, qui protègent les informations sensibles échangées entre les parties.
- Les clauses de force majeure, qui précisent les conditions dans lesquelles un événement extérieur peut suspendre ou annuler un contrat.
- Les clauses de résiliation, qui détaillent les modalités de fin du contrat.
Les clauses spécifiques
Selon le domaine d’activité, certains contrats nécessitent des clauses particulières :
- En droit du travail : clauses de non-concurrence, clauses de mobilité.
- En droit commercial : clauses de propriété intellectuelle, clauses d’exclusivité.
- En droit des affaires : clauses de garantie, clauses limitatives de responsabilité.
Ces clauses permettent d’adapter les contrats aux exigences légales et aux besoins de l’entreprise.
Les bonnes pratiques pour la gestion d’un clausier juridique
Mettre en place un clausier juridique efficace nécessite de suivre certaines bonnes pratiques pour assurer la cohérence et la conformité des contrats.
Classer les clauses par catégorie
Il est essentiel d’organiser les clauses contractuelles en fonction de leur nature et de leur usage. Cela peut se faire selon :
- Le type de contrat (contrats de travail, contrats commerciaux, contrats de prestation de service, etc.).
- Le niveau de risque associé à chaque clause.
- Les exigences réglementaires spécifiques à chaque secteur.
Mettre à jour régulièrement le clausier
Les lois et réglementations évoluent constamment. Un clausier juridique efficace doit être régulièrement mis à jour afin d’assurer la conformité des contrats. Cette tâche peut être facilitée par des outils de gestion automatisée intégrés aux logiciels de rédaction contractuelle.
Utiliser des modèles de clauses standardisées
L’intégration de modèles de clauses contractuelles pré-validées permet de garantir la cohérence et la sécurité des contrats. Ces modèles assurent une harmonisation des pratiques contractuelles au sein de l’entreprise et limitent les risques juridiques.
Adopter un CLM avec un clausier juridique intégré
Utiliser un clausier juridique pour faciliter la rédaction des contrats au sein de son entreprise, c’est bien. Mais utiliser une solution de contract management avec un clausier juridique intégré, c’est encore mieux. Grâce aux multiples fonctionnalités d’un logiciel de gestion de contrats, vous fluidifiez entièrement le cycle de vie de vos documents.
💡 Le saviez-vous ? Selon selon PwC, 12% des coûts annuels de l’entreprise sont consacrés à la partie manuelle de la gestion des contrats.
La contrathèque digitale
Parmi les outils intégrés à ces solutions, votre premier allié sera la contrathèque digitale. Il s’agit d’un outil en ligne qui centralise et permet de gérer tous les contrats d’une entreprise. Elle fonctionne comme une bibliothèque numérique dans laquelle la totalité des documents émis, reçus et signés sont réunis.
Les workflows de validation
Elle fonctionne en parfaite osmose avec une deuxième fonctionnalité inhérente aux CLM, appelés workflows de validation. Ces derniers permettent de faciliter le processus interne de création et circulation des contrats.
Ils facilitent la collaboration entre toutes les équipes en digitalisant les approbations internes et externes. Les différentes parties concernées par un contrat peuvent valider, modifier ou refuser un contrat à tout moment. Les autres en seront instantanément notifiées.
La signature électronique
Pour rendre le voyage de vos contrats encore plus simple, il ne manque à ce stade plus que la signature électronique.
Un logiciel de contract management fonctionne souvent en inter-opérabilité avec des solutions de signature électronique. C’est le cas de DiliTrust, nous collaborons avec des partenaires de signature électronique comme Docusign, Hellosign, Universign et bien d’autres et offre à ses utilisateurs la possibilité de signer contrats, avenants et documents à distance, à n’importe quel moment et, évidemment, en toute sécurité.
Comment l’intelligence artificielle facilite l’utilisation d’un clausier juridique
Certains CLM comme celui de DiliTrust sont équipés d’intelligence artificielle. Cette dernière facilite le quotidien des humains en l’assistant dans les tâches chronophages et pénibles. Et les bénéfices de l’IA dans la mise en place et la gestion d’un clausier juridique sont multiples !
L’IA intégrée à un logiciel comme le CLM de DiliTrust reconnaît tout d’abord les clauses de vos contrats et les intègre automatiquement à votre clausier juridique. Vous n’avez pas à les retrouver puis à les taper à la main. Vous gagnez du temps et pouvez ainsi vous concentrer sur vos tâches à forte valeur ajoutée.
Enfin, l’intelligence artificielle est un allié massif pour assurer la conformité de vos contrats et, par extension, la sécurité au sein de votre entreprise. En allant chercher les informations seule dans vos contrats, elle vous notifie en temps réel lorsqu’il y a nécessité de remettre une clause en conformité ou si un contrat arrive à expiration
Envie d’en s’avoir plus ? Découvrez le CLM de DiliTrust aujourd’hui.
