L’époque où la stabilité était la norme pour les entreprises est révolue. L’histoire a montré à quelle vitesse les paysages économiques, géopolitiques et réglementaires peuvent se transformer, contraignant les organisations à opérer dans des cadres qui doivent évoluer rapidement. À cela s’ajoutent les avancées technologiques continues, qui reconfigurent les modes de travail et élargissent le champ des possibles. Cet environnement est souvent décrit par l’acronyme VUCA : volatilité, incertitude, complexité et ambiguïté.
Initialement utilisé dans les contextes stratégiques et militaires, ce concept est devenu de plus en plus pertinent pour les dirigeants d’entreprise confrontés à des conditions imprévisibles. Il influence également le travail des directions juridiques. Par le passé, le rôle du juriste était souvent centré sur l’interprétation de règles établies et le conseil en matière de conformité. Aujourd’hui, le défi est plus large. Les directions juridiques doivent aider les organisations à prendre des décisions responsables, même lorsque les règles elles-mêmes sont encore en cours d’élaboration.
Dans les environnements VUCA, la clarté parfaite est rarement disponible. Toutefois, les organisations peuvent maîtriser la façon dont les décisions sont prises et documentées. Trois principes permettent aux directions juridiques d’instaurer cette discipline en période d’incertitude : défendre, tracer et documenter.
Qu’est-ce que le VUCA ?
Le terme VUCA décrit des environnements opérationnels façonnés par quatre caractéristiques.
La volatilité
Les changements constants contrastent avec la stabilité d’autrefois. Les mutations politiques, les conflits géopolitiques ou les réactions des marchés peuvent transformer le paysage des affaires du jour au lendemain. Cela crée une pression sur les organisations pour agir rapidement sans perdre de vue la stratégie à long terme.
L’incertitude
La variabilité des résultats probables rend difficile la prédiction de la manière dont les événements se dérouleront, ou dont les régulateurs interpréteront les cadres évolutifs. Cela rend la prise de décision presque impossible en l’absence d’une justification défendable, susceptible d’être retracée dans le temps.
Complexité et interdépendances
Ce caractère reflète le nombre croissant de facteurs interconnectés qui influencent les décisions. Les chaînes d’approvisionnement mondiales, les flux de données, les réglementations internationales et locales créent des interdépendances difficiles à démêler. Ces interdépendances amplifient les risques et compliquent l’identification des causes et des effets.
L’ambiguïté
Des situations sans précédent clair, où plusieurs interprétations peuvent coexister, contraignent les équipes juridiques à exercer leur jugement en l’absence d’orientations établies. Dès lors, les enjeux liés à la justification et à la consignation de ces décisions s’en trouvent considérablement renforcés.
Pour les directions juridiques, cette combinaison signifie que les approches traditionnelles fondées uniquement sur les précédents et l’analyse historique ne suffisent plus. Les juristes sont désormais appelés à s’imposer et à aider les organisations à naviguer dans le VUCA.
Dans un récent article sur la gouvernance de l’information comme pilier de la résilience en période de volatilité, Rupali Patel Shah, Head of Legal Solutions chez DiliTrust, souligne une perspective qui résonne fortement auprès des directions juridiques :
En période d’incertitude réglementaire, votre mission n’est pas de prédire chaque évolution possible. Elle est de vous assurer que vos décisions sont défendables, traçables et suffisamment documentées.
Défendre
En période d’incertitude, rares sont les organisations qui peuvent attendre une certitude juridique parfaite avant d’agir face aux changements. Les décisions doivent généralement être prises rapidement, et le véritable défi se résume alors à la question suivante : comment s’assurer que nos décisions pourront résister à un examen ultérieur ?
Pour les directions juridiques, l’objectif ne consiste plus simplement à évaluer la légalité d’une action, mais à s’assurer qu’une décision sera toujours défendable si elle venait à être remise en question. En effet, les régulateurs, les tribunaux et les parties prenantes évaluent fréquemment les décisions avec le recul du temps. Ce qui importe dans ces situations, ce n’est pas de savoir si l’organisation a prévu chaque issue possible. C’est de déterminer si elle a agi prudemment, en s’appuyant sur les informations disponibles au moment de la décision.
Les directions juridiques peuvent soutenir la défendabilité en veillant à ce que :
- Tous les risques visibles à ce moment soient évalués avec soin
- Les principales hypothèses soient clairement articulées
- Le raisonnement derrière les décisions soit clair et transparent
Tracer
La visibilité est l’un des défis majeurs pour les directions juridiques, et sans doute pour l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Lorsque l’instabilité devient la norme, maintenir une trace claire et accéder aux informations sous-jacentes aux décisions devient essentiel.
Dans ces environnements, la prise de décision repose sur de multiples éléments qui doivent demeurer traçables. Imaginons une situation où la visibilité sur ces éléments est quasi inexistante. Les juristes peineraient à reconstituer leur raisonnement, rendant difficile la défense de la logique ayant guidé leurs décisions. Maintenir cette visibilité est donc critique. Non seulement elle soutient une piste d’audit claire, mais elle est également indispensable lors d’enquêtes réglementaires. En définitive, elle rejoint le premier principe : elle aide les directions juridiques à défendre les choix effectués.
Les directions juridiques doivent maintenir une visibilité sur :
- Les modèles financiers
- Les discussions internes avec la direction
- Des analyses de marché et des prévisions de tendances
- Les interprétations réglementaires, particulièrement importantes car les réglementations peuvent évoluer rapidement en période d’instabilité
Documenter
Le troisième principe peut sembler évident, et pourtant c’est souvent celui qui est sous-estimé : la documentation. Cette tâche ne doit pas être perçue comme une simple corvée administrative. Comme l’a expliqué Patel Shah, c’est une garantie qui permet aux organisations de démontrer leur intégrité et leur bonne foi lorsque les décisions sont ultérieurement examinées.
La documentation préserve le contexte qui peut facilement se perdre des mois ou des années après qu’une décision a été prise. Elle transforme les conversations internes en décisions traçables et garantit que la réflexion qui les sous-tend ne disparaît pas au fil des évolutions d’équipes ou des changements de priorités. Cela nécessite une gouvernance de l’information solide pour organiser la manière dont les documents sont stockés, en veillant à ce que le contexte essentiel reste accessible et traçable dans le temps.
Une documentation efficace doit :
- Capturer le contexte et le raisonnement derrière les décisions au moment où elles sont prises
- Préserver les conversations internes et les facteurs ayant influencé les choix finaux
- Consigner les hypothèses clés, les risques identifiés et les alternatives envisagées
- Rester accessible grâce à des systèmes de gouvernance de l’information organisés
Construire la discipline en période d’incertitude
Les pressions liées au VUCA ne sont pas près de disparaître. Si quoi que ce soit, les évolutions réglementaires, géopolitiques et technologiques suggèrent que la volatilité et l’incertitude resteront des caractéristiques déterminantes de l’environnement des affaires.
Puisque les directions juridiques ne peuvent pas éliminer ces forces, elles doivent se concentrer sur ce qu’elles savent faire le mieux : construire la résilience par la gouvernance de l’information et adopter une logique défendre-tracer-documenter.
En s’assurant que les décisions sont défendables, que les informations qui les sous-tendent sont traçables et que le raisonnement qui les guide est documenté, les directions juridiques créent les fondations d’une prise de décision responsable, même lorsque la certitude est hors de portée.
En période de volatilité, les décisions défendables permettent au juridique de mener. Lorsque les directions juridiques peuvent s’appuyer avec confiance sur les choix qu’elles ont effectués, elles passent du rôle de conseillères réactives à celui de leaders stratégiques.
