Hoy en día es casi imposible que las organizaciones funcionen sin la colaboración de terceros. Ya se trate de vendedores, proveedores o prestadores de servicios, los riesgos son reales. Fugas de datos, proveedores que filtran información confidencial, datos de clientes robados… Estos son los tipos de retos a los que se enfrentan los departamentos jurídicos a medida que los ecosistemas de terceros se vuelven más complejos. Los riesgos de los datos de terceros son, sin duda, una de las principales prioridades estratégicas.
Los equipos jurídicos y los asesores generales son ahora responsables no sólo de los datos de su organización. También de la gestión de las relaciones con terceros. Sin embargo, muchos siguen dependiendo de herramientas fragmentadas o procesos manuales que los exponen a riesgos evitables.
En un panorama normativo configurado por estrictas leyes de protección de datos (como el GDPR y la Ley 25) y un creciente énfasis en el gobierno corporativo, la gestión de riesgos de datos de terceros se ha convertido en una prioridad estratégica.
Entonces, ¿dónde están exactamente las lagunas hoy en día? ¿Qué pueden hacer los departamentos jurídicos para colmarlas? Vamos a descubrirlo.
Lagunas en las relaciones con terceros
Con tantos equipos implicados en los riesgos de datos de terceros, es fácil que las cosas se escapen de las manos. Entre los departamentos jurídico, de TI, de adquisiciones y de cumplimiento normativo, cada vez es más necesario contar con procesos estructurados que no dejen lugar a errores. Este enfoque a menudo en silos crea un grave punto ciego de gobernanza, especialmente cuando los departamentos jurídicos carecen de visibilidad sobre las obligaciones contractuales y normativas vinculadas a cada socio.
Algunas lagunas comunes son:
- Acuerdos de tratamiento de datos (APD) sin seguimiento o cláusulas obsoletas
- No existe una pista de auditoría clara sobre el consentimiento y el acceso de los proveedores
- Falta de clasificación de riesgos centralizada o de informes de diligencia debida
- Protección inadecuada de datos en reposo y en movimiento
¿Cuál es el resultado? Una postura de cumplimiento frágil que hace vulnerable a toda la organización.
Esto ya no es sostenible. Los organismos reguladores esperan ahora que los departamentos jurídicos ejerzan una supervisión activa. Es válido no solo de las políticas internas, sino también del marco de gobernanza de terceros.
El papel de la legislación y la gobernanza para cerrar el círculo
Entonces, ¿cómo es en la práctica una sólida gobernanza de datos de terceros y cómo puede liderarla el Departamento Jurídico?
Pues bien, hay que empezar replanteando el papel del departamento jurídico. Así como de los gestores de contratos reactivos a propietarios de riesgos proactivos. Los equipos jurídicos están en una posición única para conectar muchos aspectos. Por ejemplo, la protección de datos, el cumplimiento y la gobernanza en todos los departamentos.
He aquí cómo:
- Centralizar la visibilidad: Utilizar una plataforma dedicada de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) para consolidar los acuerdos con los proveedores y estandarizar los DPA.
- Asignación de responsabilidades: Aclare las funciones del responsable y del encargado del tratamiento de datos y asegúrese de que las obligaciones se detallan y supervisan explícitamente.
- Automatizar los desencadenantes de cumplimiento: Vincule los hitos del contrato con eventos de cumplimiento (por ejemplo, auditorías del GDPR, cláusulas de renovación que requieren actualizaciones de seguridad).
- Integrar lasupervisión de entidades jurídicas: Combine los datos contractuales con la gestión de entidades jurídicas (ELM ) para evaluar cómo afecta cada proveedor a su exposición al riesgo.
Siguiendo estos consejos, los equipos jurídicos pueden mejorar su eficacia y posicionarse mejor como socios activos en la creación de un marco de gobernanza defendible.
IA y automatización para reforzar el riesgo de los datos de terceros
La tecnología jurídica ha evolucionado en torno a las herramientas potenciadas por la IA. Hoy, son una herramienta valiosa, si se utiliza con las intenciones adecuadas. Es particularmente cierto para las organizaciones multinacionales y las medianas empresas. En efecto, la IA y la automatización son aliados clave para garantizar una sólida gestión del riesgo de datos de terceros. Gestionar contratos y cientos de documentos no es escalable ni posible.
¿Qué puede hacer exactamente la IA para ayudar a los equipos jurídicos y de gobernanza en la misión? He aquí algunos ejemplos:
- La IA puede detectar cláusulas de alto riesgo en varios contratos en cuestión de segundos.
- Las alertas automatizadas pueden notificar al departamento jurídico cuándo caduca la certificación de un tercero.
- Alertas cuándo una cláusula de transferencia transfronteriza de datos puede entrar en conflicto con una nueva normativa.
- La puntuación de riesgos puede ayudar a Legal a priorizar qué proveedores revisar primero en función de la sensibilidad normativa.
En última instancia, estas capacidades impulsadas por la IA refuerzan la capacidad de la Asesoría Jurídica para asumir riesgos de forma proactiva, sentando las bases para una gobernanza más sólida.
Como hemos visto en este artículo, abordar el riesgo de los datos de terceros no se limita a evitar costosas multas. Va más allá, se trata de reforzar la confianza en todo tu ecosistema. Se trata de garantizar que todas las partes implicadas hacen lo necesario para que siga siendo así.
Los departamentos jurídicos están en una posición inmejorable para asumir parte de este reto. Debido a que desempeñan un papel clave como asesores. Crean así una cultura de gobernanza que se extiende por toda la empresa.
El departamento jurídico moderno debe evolucionar de «vigilante de contratos» a arquitecto de gobernanza. Al adoptar herramientas integradas, una clara rendición de cuentas y una supervisión asistida por IA, el departamento jurídico puede asumir el reto con éxito.
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