El año anterior trajo consigo importantes retos para el secretario general de las empresas a nivel global. El papel y el alcance de los secretarios generales se ha venido ampliado debido a retos como el cambiante panorama normativo hasta la integración de las nuevas tecnologías a la gobernanza corporativa. Los miembros de DiliTrust tuvieron una charla con secretarios generales de los consejos a los que atendemos al rededor del mundo para hablar de sus mayores retos y de cómo pueden abordarlos. En este artículo se los presentamos:
1. Adopción de herramientas de IA
No podemos hablar de retos para el secretario general sin mencionar el uso generalizado de la IA. El principal reto que plantea para cualquier persona que trabaje en el ámbito jurídico es la alfabetización y el dominio a la hora de utilizarla. Las herramientas basadas en IA ofrecen numerosas ventajas a las secretarias generales. Por ejemplo la agilización de los procesos y la automatización de los resúmenes de documentos, pero si una secretaria general no sabe utilizar la herramienta correctamente, surgirán problemas.
Con las herramientas adecuadas, los secretarios generales aprovecharán las funciones de automatización mejoradas para agilizar las tareas rutinarias. Esto se traduce en una redacción de documentos más rápida gracias a la IA extractiva y generativa, una organización mejor y más sencilla de las reuniones del consejo de administración y una colaboración perfeccionada con las partes pertinentes.
La IA viene de la mano de una mayor importancia de la seguridad informática y la protección de datos. A medida que aumentaba la concienciación sobre las amenazas a la ciberseguridad, los consejos de administración confiaban cada vez más en los secretarios generales para aplicar protocolos estrictos de protección de la información sensible.
2. Afrontar los riesgos informáticos y de ciberseguridad
El reto de la adopción de la IA también conllevará mayores riesgos de ciberseguridad. En la Unión Europea, no solo el GDPR seguirá desempeñando un papel crucial en la configuración de estas iniciativas, sino que ahora determinados sectores también tendrán que cumplir los requisitos establecidos en DORA, un nuevo componente clave para salvaguardar la resiliencia digital operativa. DORA, que se dirige al sector financiero, integra a los proveedores de TIC como parte de la normativa. Los secretarios generales, que ya son custodios clave de la documentación segura de los consejos de administración, se enfrentarán a responsabilidades adicionales en virtud de estos marcos normativos.
El panorama geopolítico internacional también presentaba obstáculos, sobre todo para las empresas internacionales. La comunicación transfronteriza eficaz se hizo más crítica a medida que las empresas navegaban por distintos entornos normativos y culturales. Para estar preparados, los secretarios generales deben saber qué herramientas pueden ayudarles a agilizar las comunicaciones utilizando una tecnología segura. Por ejemplo, si una herramienta ofrece funciones de IA, es preferible que la IA del software sea privada y no pública.
3. Mejorar la colaboración y la comunicación
El rápido ritmo de los cambios normativos en toda Europa plantea importantes retos para una colaboración eficaz y oportuna, especialmente en contextos internacionales. Los secretarios generales están acostumbrados a garantizar la armonización normativa entre los consejeros, ya que se encargan de las reuniones de los consejos de administración. Su responsabilidad en este aspecto será aún más exigente. Como resultado, los retos de comunicación crecerán y aumentará la demanda de reuniones del consejo en línea. Garantizar que los miembros del consejo de administración puedan reunirse aunque se encuentren en lugares diferentes es clave para seguir el ritmo de estos requisitos cambiantes y mantener una colaboración eficaz.
Los secretarios generales deben garantizar que las reuniones virtuales de los consejos de administración sean seguras, eficaces y accesibles. Las herramientas que ofrecen un cifrado sólido e interfaces intuitivas serán indispensables para mantener una colaboración eficaz.
4. Trabajar con datos y tomar decisiones basadas en datos
El crecimiento exponencial de los datos representa tanto una oportunidad como un reto para los secretarios generales. El mayor reto será tratar una cantidad de información consecuente y ser capaz de filtrar sólo los datos esenciales necesarios. Por lo tanto, la visualización de datos y la presentación de la información de manera eficaz pueden plantear desafíos. Los secretarios generales deben contar con las mejores herramientas y ser capaces de leer la información. En este punto, sin duda habrá mucho que aprender para quienes no estén familiarizados con los datos. Sin embargo, los beneficios merecen la pena, ya que ayudará a todos a trabajar con mayor eficacia.
La extracción de información procesable a partir de grandes conjuntos de datos ayudará a los consejos a tomar decisiones informadas. Esto subraya la importancia de invertir en tecnologías que simplifiquen la gestión de datos y garanticen la entrega de información crítica.
5. Integración de tecnologías innovadoras
La sencillez y la facilidad de uso son primordiales a la hora de introducir tecnologías innovadoras. Los miembros de los consejos de administración suelen tener distintos niveles de conocimientos técnicos. Por ello, se deben privilegiar soluciones con requisitos mínimos de incorporación. Las integraciones estándar con herramientas esenciales, como los proveedores de firma electrónica, son ventajosas. Una solución adecuada de Gestión de Consejos puede resolver fácilmente estos retos para el secretario general. Estos últimos están en la posición adecuada para promover la herramienta de su elección.
El software heredado presenta otra capa de complejidad. La transición de sistemas obsoletos a soluciones modernas y conformes requerirá una planificación cuidadosa y una implantación gradual. Garantizar que estas herramientas sean intuitivas tanto para los administradores como para los miembros del consejo facilitará una adopción más fluida y un mejor compromiso.
Reflexiones finales
A medida que los secretarios generales se adentren en 2025, su papel como facilitadores clave de la gobernanza, la seguridad y la colaboración seguirá evolucionando. La interacción entre los avances de la IA, las demandas de ciberseguridad y las expectativas normativas definirán el futuro. Los secretarios generales seguirán siendo indispensables para un gobierno corporativo eficaz.
Fuentes: Deloitte 2024, Kiteworks, Market Research Future, Atlan
