La pregunta surge en mitad de una reunión. Un miembro del consejo quiere saber el resultado de la votación sobre la resolución de adquisición del último trimestre: el recuento exacto, si se aprobó y si se impusieron condiciones. El secretario corporativo sabe que la respuesta está en el portal. Para cuando la encuentra, el orden del día ya ha pasado a otro punto.
Lo que dicen es: «Ya te responderé sobre eso».
Para los profesionales del gobierno corporativo, se trata de un problema recurrente. Problema que la mayoría de los portales para consejos de administración no han resuelto.
Cómo es la IA aplicada a la gestión de consejos de administración
La mayoría de los debates sobre la IA en el ámbito del gobierno corporativo se centran en lo que la tecnología puede hacer de forma teórica. La pregunta más útil es qué debería hacer en la práctica: qué problemas debería resolver, en qué momentos y sin generar otros nuevos. Hay cuatro puntos de fricción que definen en qué aspectos es importante la IA dentro de una solución de gestión de consejos de administración.
4 puntos clave de fricción
Datos fragmentados sobre gobierno corporativo
En la mayoría de los portales para consejos de administración, el historial de gobernanza se divide por tipo de objeto. Las reuniones se encuentran en una sección, las resoluciones corporativas en otra, y las votaciones y tareas en otras distintas. Esa estructura sirve para organizar la información en categorías. Encontrar una respuesta que abarque varias de esas categorías es un problema distinto. Uno para el que la estructura nunca se diseñó. Una pregunta como «¿cuál fue el resultado de la votación sobre la resolución de adquisición? ¿Sigue pendiente la tarea relacionada?» requiere navegar entre tres ubicaciones distintas y recopilar la respuesta manualmente, mientras la reunión continúa sin que se le preste toda la atención necesaria.
Cómo lo resuelve la IA
La IA integrada en un portal para consejos de administración debería analizar todos los elementos desde una única interfaz. Una pregunta, una respuesta, extraída simultáneamente de reuniones, acuerdos, votaciones y tareas, sin que el usuario tenga que saber dónde se encuentra cada dato. El secretario corporativo pregunta: «Muéstrame todas las votaciones sobre la resolución de adquisición de marzo y señala cualquier tarea pendiente relacionada con ella». La respuesta llega en segundos, sin necesidad de cambiar de pantalla.
Decisiones tomadas sin conocer el contexto completo
Las reuniones del consejo de administración siguen su propio ritmo. Cuando, en mitad del orden del día, surge una pregunta sobre una resolución anterior, el secretario corporativo se enfrenta a un conflicto directo: seguir el hilo de la reunión o buscar la respuesta. Hacer ambas cosas a la vez no es realista. El resultado es, o bien una interrupción de la reunión, o bien una respuesta incompleta dada en directo bajo la presión del tiempo, sin disponer de toda la información necesaria.
Cómo lo resuelve la IA
La IA utilizada durante una sesión del consejo de administración debería funcionar dentro del portal mientras se celebra la reunión, como un espacio de trabajo dentro de la plataforma, en lugar de como una herramienta abierta en una pestaña independiente. Un miembro del consejo plantea una pregunta sobre una recomendación de hace dos trimestres. El secretario corporativo consulta el sistema en plena sesión y obtiene la respuesta en menos de un minuto. La reunión continúa sin perder el ritmo y la decisión se toma basándose en el acta real.
Los miembros del consejo dependen de intermediarios para encontrar cualquier cosa
Los miembros del consejo de administración no navegan por la estructura interna de un portal. Cuando necesitan un documento de una sesión anterior, el resultado de una votación pasada o una recomendación que recuerdan haber visto, lo habitual es ponerse en contacto con el secretario corporativo. El secretario interrumpe su trabajo actual para localizar y enviar la información. Este intercambio se produce semanalmente en todas las organizaciones que siguen un ciclo de reuniones del consejo. El coste se va acumulando.
Cómo lo resuelve la IA
La IA en un portal para consejos de administración debería ofrecer a los miembros del consejo una forma directa de encontrar lo que necesitan, en un lenguaje sencillo, sin que sea necesario conocer cómo almacena el portal dicha información. Antes de una reunión del consejo, un miembro quiere consultar el informe de sostenibilidad compartido hace seis meses. Solicita: «Busca el informe de sostenibilidad de la sesión de junio». Este aparece de inmediato. El secretario corporativo no recibe ningún mensaje porque no era necesario.
El idioma supone una barrera para los consejos de administración internacionales
Los consejos de administración que operan en varias jurisdicciones suelen contar con miembros que trabajan en diferentes idiomas. Cuando llega un documento en un idioma con el que un miembro no está familiarizado, las opciones son limitadas. Puede solicitar una traducción al equipo de gobernanza, utilizar una herramienta externa o seguir adelante sin ella. Cada una de estas opciones genera fricciones que no deberían formar parte del flujo de trabajo de gobernanza. Por ejemplo, retrasos, cambios de contexto o lagunas de comprensión en el momento de tomar decisiones.
Cómo lo resuelve la IA
La IA integrada en el portal del consejo de administración debería encargarse de la traducción dentro de la propia plataforma. Sin que sea necesario que nadie tenga que trasladar el contenido a una herramienta externa y volver a importarlo. Un miembro del consejo de administración francófono recibe un resumen de la sesión del consejo en inglés. Solicita una traducción en la misma sesión, desde la misma interfaz, sin salir de la plataforma ni pedir ayuda. El flujo de trabajo de gobernanza se mantiene intacto.
La IA debería diseñarse pensando en todo el equipo de gobernanza
Los puntos conflictivos mencionados anteriormente afectan a todas las funciones implicadas en la gestión y el apoyo a un consejo. Pero se perciben de forma diferente según el lugar que ocupe cada persona en la estructura de gobierno.
Secretarios corporativos
Los secretarios corporativos dejan de ser el «motor de búsqueda» de todo el equipo de gobernanza. Cuando surge una pregunta en la sala, la respuesta está disponible allí mismo. La frase «Ya te lo diré más adelante» pasa a ser la excepción y no la norma. Y la autoridad que conlleva tener la respuesta a mano permanece intacta.
Miembros del consejo
Los miembros del consejo obtienen algo que antes no tenían: independencia. La capacidad de buscar un documento, comprobar el resultado de una votación o consultar una recomendación anterior por su cuenta, antes de una revisión o durante una sesión, sin tener que preguntar a nadie. Ese cambio modifica la forma en que se relacionan con el equipo de gobierno.
Asesores jurídicos
Los asesores jurídicos que prestan asesoramiento sobre una decisión relacionada con un acuerdo del consejo de administración necesitan disponer de toda la documentación. Gracias a la IA integrada en el portal, pueden recuperarla directamente del sistema, sin tener que esperar a que un miembro del equipo recopile y envíe los datos pertinentes.
Responsables de operaciones jurídicas
Los responsables de operaciones jurídicas disponen de datos concretos que presentar. Una tarea de búsqueda que antes llevaba más de 20 minutos ahora solo requiere unos segundos. A gran escala, en un equipo de gobernanza que gestiona docenas de ciclos del consejo de administración al año, esa diferencia se traduce en una cifra que los directivos pueden ver y evaluar, y constituye un argumento a favor de la inversión en la plataforma que no se basa en estimaciones.
Las ventajas se multiplican cuando benefician a todo el equipo en lugar de a un único miembro. Que la IA rinda a ese nivel depende de dónde se implemente.
Busque una IA integrada, no una IA añadida
Los cuatro problemas mencionados anteriormente comparten una causa fundamental: el historial de gobernanza está estructurado para su almacenamiento, y las personas que necesitan acceder a él en tiempo real tienen que trabajar en contra de esa estructura. La IA integrada en un portal para consejos de administración resuelve este problema, pero solo cuando está verdaderamente integrada. Debe leer datos de gobernanza en tiempo real, estar disponible tanto durante las sesiones como en la preparación de las mismas, y funcionar dentro de la plataforma, de modo que la búsqueda de la respuesta y la toma de medidas al respecto se produzcan en el mismo lugar.
Sin embargo, la labor de gobernanza no empieza ni termina en la sala del consejo. Los secretarios corporativos y los equipos jurídicos trabajan tanto en la gobernanza del consejo como en la gestión de la entidad. La IA que opera únicamente en una parte de la plataforma recrea el problema original a menor escala: la información existe, pero para acceder a ella sigue siendo necesario cambiar de herramienta.
El verdadero valor se obtiene cuando la IA abarca todo el flujo de trabajo en una única plataforma, desde la gobernanza del consejo de administración hasta la gestión de entidades.
La IA de Dilitrust
Lini, la IA de DiliTrust, se ha diseñado siguiendo este estándar. Lini Full Screen es un espacio de trabajo específico que se abre directamente dentro de la plataforma, sin barras laterales ni navegación por módulos, lo que ofrece a los profesionales del gobierno corporativo una única interfaz centrada en la consulta simultánea de reuniones, resoluciones, votaciones, tareas y datos de entidades. Funciona tanto en el Portal del Consejo como en la Gestión de Entidades Jurídicas desde la misma plataforma, lo que significa que los profesionales del gobierno corporativo que la utilizan nunca tienen que elegir qué parte de su trabajo cubre la IA.
