Todas las empresas tienen que gestionar un determinado volumen de contratos, pero, cuando este pasa a ser considerable, más de 40 contratos al mes, la gestión manual de los contratos puede llegar a ser un problema: se puede perder mucho tiempo, cometer errores de gestión, pérdida de plazos e incluso dinero.
Por eso, cada vez más empresas optan por automatizar la gestión de sus contratos mediante un software diseñado para este fin. ¿Cuáles son las ventajas de estas herramientas y qué nos pueden ofrecer?
¿Qué es la Gestión de Contratos?
Definición de Gestión de Contratos
La gestión de contratos abarca todas las acciones necesarias para administrar el ciclo de vida de un contrato. Este proceso incluye desde la creación hasta la ejecución, pasando por la negociación, redacción y seguimiento del cumplimiento.
El objetivo es garantizar que todas las cláusulas contractuales se cumplan y que la relación entre las partes sea óptima.
Una gestión eficaz de contratos en una empresa ayuda a reducir riesgos y asegurar el cumplimiento de los objetivos. También mejora el desempeño del servicio y disminuye costos financieros.
Esta disciplina es esencial en sectores como derecho, finanzas, gestión de proyectos y compras.
La Evolución de la Gestión de Contratos
Antes, la gestión de contratos se limitaba a la validación legal y al almacenamiento de documentos. Era un proceso manual, como muchas otras tareas jurídicas.
Con la llegada de nuevas tecnologías, la gestión de contratos ha incorporado automatización y herramientas analíticas. Estas soluciones LegalTech facilitan los procesos y mejoran la transparencia.
Hoy, los proyectos empresariales son cada vez más complejos. La gestión de contratos se ha convertido en una función clave para maximizar el valor del servicio y reducir riesgos.
Las Etapas del Ciclo de Vida de un Contrato
1. Redacción
La redacción es el primer paso y uno de los más importantes. En esta etapa, se crea un documento que cumple con los requisitos del proyecto y las normas legales.
Un contrato bien estructurado aporta claridad y previene malentendidos. Un borrador eficaz ahorra tiempo en negociaciones y reduce conflictos.
Es fundamental definir una estructura clara y abordar aspectos legales, financieros y operativos.
2. Negociación
Después de la redacción, la negociación ajusta el contrato a las expectativas de todas las partes.
Por ejemplo, si una empresa firma un contrato con una agencia web, es clave definir plazos de entrega y hitos del proyecto.
Una negociación exitosa logra un acuerdo equilibrado. También incorpora mecanismos de gestión de riesgos y garantías para ambas partes.
3. Firma
La firma oficializa el contrato y compromete a todas las partes con los términos acordados.
Gracias a la digitalización, las firmas electrónicas agilizan este proceso y garantizan seguridad jurídica.
Tras la firma, es importante compartir el contrato con los interesados e integrarlo en un plan de seguimiento estructurado.
4. Supervisión y Cumplimiento
El seguimiento continuo del contrato garantiza que se cumplan todos los compromisos.
En esta etapa, se controlan plazos, se evalúa el desempeño y se gestionan cambios imprevistos.
Una supervisión eficaz mantiene el cumplimiento del contrato, optimiza costos y reduce riesgos.
Las herramientas digitales permiten anticipar posibles conflictos y mejorar la colaboración entre las partes.
¿Quién Se Encarga de la Gestión de Contratos?
El Rol del Contract Manager
El contract manager garantiza una gestión eficiente del contrato. Este rol requiere conocimientos en derecho, finanzas y gestión de proyectos.
Participa desde la negociación hasta la ejecución, gestionando riesgos, modificaciones y resolución de conflictos.
Para desempeñar este rol con éxito, debe contar con habilidades analíticas y de resolución de problemas.
El Rol del Equipo Jurídico
El equipo jurídico tiene un papel clave en la validación y supervisión de contratos. Su experiencia garantiza el cumplimiento legal y protege los intereses de la empresa.
También contribuye a la formación de los equipos operativos, ayudándolos a comprender riesgos y mejores prácticas en la gestión contractual.
Ventajas de una herramienta de gestión de contratos
1. Un ahorro considerable de tiempo
Gestionar manualmente grandes volúmenes de contratos requiere mucho tiempo. No hay duda de que esta es la principal razón por la que las empresas quieren automatizar este trabajo. De hecho, el 62 % de los departamentos jurídicos cree que su carga de trabajo aumentará en los próximos años, según la consultora Day One.
La razón por la que la gestión de contratos consume tanto tiempo es porque el ciclo de vida de un contrato no termina con su firma. De hecho, también es necesario tener en cuenta el seguimiento de su ejecución y los plazos, las posibles modificaciones y las renovaciones tácitas.
Cuando estos elementos se gestionan manualmente, el riesgo de error es alto y puede perjudicar a la empresa, por lo que los empleados dedican mucho tiempo a leer, archivar y comprobar la información contenida en los contratos.
Eso sin mencionar el trabajo previo a la firma, que a menudo implica un proceso largo y tedioso para la validación del documento.
Gracias a las tecnologías de gestión de contratos, estas tareas están en gran medida automatizadas.
Por lo tanto, algunos programas informáticos de gestión de contratos incluyen una inteligencia artificial que escanea el texto para extraer las cláusulas y la información clave (contrapartidas, fechas, etc.).
De esta manera, permiten ahorrar tiempo a la hora de redactar y validar, gracias a la parametrización de los modelos de contrato y los flujos de trabajo de aprobación. Además, según el mismo estudio, la gestión de contratos acelera las negociaciones en un 50 %.
2. Centralizar los contratos y simplificar las tareas cotidianas
Los contratos son documentos legales que pasan por numerosas manos: juristas y también personal de los departamentos de ventas, compras, finanzas y recursos humanos. ¡Sin olvidar a las partes externas a la empresa (clientes, proveedores y otros)!
Esto se deriva en una serie de intercambios de correo electrónico a menudo extensos y complejos, que hacen perder tiempo y propician descuidos y errores, algo que pocas empresas pueden permitirse.
Con un software de gestión de contratos, todos los contratos están centralizados y son accesibles desde una herramienta que es similar a una biblioteca de contratos. Simplifica considerablemente las tareas en una época en la que el teletrabajo está cada vez más extendido.
Esta herramienta también ayuda a simplificar las tareas cotidianas relacionadas con los contratos, por ejemplo:
- Facilita la búsqueda de información gracias a un motor de búsqueda inteligente.
- Automatiza los procesos de aprobación mediante un flujo de trabajo personalizable.
- Agiliza la redacción de contratos gracias a modelos y plantillas.
- Facilita la gestión de plazos gracias a un sistema de recordatorios de fechas clave.
El ahorro de tiempo se convierte así en un aumento de eficacia y productividad. ¡La gestión automatizada de contratos permite a las empresas firmar más contratos mucho más rápido!
3. Reforzar la seguridad y el cumplimiento de los contratos
Almacenar todos los contratos en una misma biblioteca en línea segura es una forma estupenda de mantener a salvo tus documentos. ¡Se acabaron las pérdidas accidentales de información!
Podría pensarse que la pérdida de un contrato es algo poco frecuente, pero el estudio demuestra que las empresas no saben dónde está el 10 % de sus contratos. Con la centralización de los contratos se elimina esta incertidumbre y, por lo tanto, aumenta el control sobre los datos.
Además, la detección inteligente de cláusulas y datos clave hacen que la redacción y el seguimiento del contrato sean más fiables. Así, el riesgo de error e incumplimiento se reduce considerablemente o incluso desaparece en comparación con la gestión manual.
El módulo Contratos de DiliTrust, una solución completa para simplificar todos los aspectos de la gestión de contratos
El módulo Contratos de DiliTrust es una solución SaaS para la gestión de contratos que se integra fácilmente a todas tus herramientas (procesadores de texto, plataformas CRM, firma electrónica, etc.). Este software almacena tus contratos en una única base de datos para facilitar la colaboración y el trabajo a distancia.
Dispone de numerosas funciones que facilitan la gestión de los contratos a lo largo de su ciclo de vida:
- Conjunto de cláusulas y modelos de contratos
- Firma electrónica
- Flujos de trabajo de aprobación
- Historial de cambios del contrato
- Sistema de recordatorio automático de plazos
- Cuadros de mando estadísticos
- Almacenamiento totalmente seguro
Desde la creación hasta la firma del contrato, cualquier cambio queda registrado. La aprobación es segura, ya que el flujo de trabajo se puede automatizar y la firma electrónica supone un ahorro de tiempo considerable. Respecto a los recordatorios automáticos, evitan pérdidas por renovaciones tácitas y alertan de cláusulas abusivas.
Todas estas funciones facilitan enormemente el día a día de juristas, abogados in-house, comerciales y demás empleados cuyo trabajo tiene contacto con contratos. El resultado: ¡un ahorro considerable de tiempo, energía y dinero!
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