Un auditor le pregunta: «¿Cuándo comenzaron exactamente sus obligaciones en virtud de este contrato?». Abre el expediente. Hay una fecha de firma, una fecha en el encabezado y una cláusula escondida en la sección 4 que dice: «Los servicios comenzarán tras la expedición de los permisos». Tres fechas diferentes. Ninguna de ellas figura como «fecha de inicio».
No se trata de un caso aislado. Las fechas de inicio ambiguas son una de las causas más habituales de litigios contractuales, y una de las más fáciles de evitar una vez que se comprende qué es realmente una fecha de inicio y cómo interactúa con el resto de fechas de los contratos.
¿Qué es una fecha de inicio en un contrato?
La fecha de inicio es aquella en la que comienzan oficialmente las obligaciones, los derechos o los requisitos de cumplimiento de un contrato. Por lo general, marca el momento en el que comienzan las obligaciones de cumplimiento especificadas. Por ejemplo, la prestación de servicios, la realización de pagos o la concesión de acceso.
No es necesariamente la fecha en la que se firmó el contrato. Tampoco es siempre la fecha que figura en el documento. Se trata del momento concreto —ya sea fijo, calculado o determinado por un acontecimiento— a partir del cual entran en vigor las condiciones del acuerdo.
En algunos contextos jurídicos y legislativos, el término «fecha de entrada en vigor» se refiere al momento en que una ley o un reglamento entra en vigor. A efectos de este artículo, nos centramos en el significado contractual.
Fecha de inicio, fecha de firma y fecha de entrada en vigor
Estos tres conceptos se confunden con frecuencia. Y, en muchos contratos, da la casualidad de que coinciden en la misma fecha. Sin embargo, no son lo mismo, y considerarlos intercambiables conlleva un riesgo.
| Tipo de fecha | Definición | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha de la firma | La fecha en la que las partes firman el contrato | 1 de agosto |
| Fecha de inicio | La fecha en la que comienzan las obligaciones | 1 de septiembre |
| Fecha de entrada en vigor | La fecha en la que el contrato adquiere carácter vinculante | El 1 de agosto o el 1 de septiembre, según lo estipulado en el contrato |
Un ejemplo práctico: firma un contrato de prestación de servicios el 1 de agosto, pero el proveedor no comenzará a prestar el servicio hasta el 1 de septiembre. La fecha de firma es el 1 de agosto. La fecha de inicio es el 1 de septiembre. La fecha de entrada en vigor —es decir, la fecha a partir de la cual el contrato es vinculante y rige las relaciones entre las partes— puede ser cualquiera de las dos, dependiendo de cómo esté redactado el contrato.
Fecha de inicio vs. Fecha de entrada en vigor
En muchos contratos, la fecha de inicio y la fecha de entrada en vigor coinciden. Sin embargo, pueden diferir. La fecha de entrada en vigor puede ser anterior a la fecha de inicio cuando, por ejemplo, las partes desean que las cláusulas que rigen el contrato (confidencialidad, propiedad intelectual) se apliquen desde la firma, mientras que la ejecución efectiva comienza más tarde.
También pueden divergir en sentido contrario. Se puede recurrir a una fecha de entrada en vigor retroactiva —en la que el contrato se firma hoy, pero «se considera vigente» desde una fecha anterior—, dependiendo del contrato y de la legislación aplicable.
Fecha de inicio vs. Fecha de comienzo
Estos términos tienen el mismo significado en la práctica. «Fecha de inicio» es el equivalente informal de «fecha de comienzo». En los contratos de trabajo, «fecha de inicio» es el término más habitual. En los contratos comerciales y de construcción, «fecha de comienzo» suele aparecer en el lenguaje formal. Ninguno de los dos términos tiene prioridad sobre el otro. Lo que importa es cómo se define el término en su contrato concreto.
Tipos de fechas de inicio
No todas las fechas de inicio son fechas fijas del calendario. Conocer el tipo de fecha con el que se está trabajando determina cómo realizar su seguimiento. Y también qué factores desencadenan las obligaciones de tu equipo.
| Tipo | Cómo funciona | Contexto general |
|---|---|---|
| Fecha fija | Una fecha concreta indicada en el contrato | Contratos de prestación de servicios, contratos de trabajo |
| Basada en un acontecimiento | Activado por una condición o un hito (por ejemplo, la concesión de un permiso, la entrega de mercancías o la finalización de una fase previa) | Construcción, sector público, contratos de obra |
| Con carácter retroactivo | Una fecha del pasado, acordada a posteriori | Contratación pública, modificaciones, acuerdos entre empresas |
| Condicional | Siempre que se cumpla una condición suspensiva (por ejemplo, la autorización reglamentaria, el cierre de la financiación) | Acuerdos relacionados con fusiones y adquisiciones, contratos financieros |
Las fechas de inicio vinculadas a un acontecimiento concreto merecen una atención especial. En los contratos de construcción, es habitual encontrar cláusulas del tipo «las obras deberán comenzar en un plazo de 10 días a partir de la concesión de la licencia de obras». Si su equipo no supervisa activamente el momento en que se concede la licencia, el plazo para cumplir con la obligación comienza a correr sin que nadie se dé cuenta.
Fecha de inicio según los distintos tipos de contrato
El concepto de «fecha de inicio» varía en función del tipo de contrato. A continuación, le explicamos lo que realmente debe saber en cada caso.
Contratos mercantiles
En un contrato estándar de servicios o suministro comercial, la fecha de inicio marca el comienzo de obligaciones de entrega. A partir de esa fecha, suelen entrar en vigor los acuerdos de nivel de servicio (SLA), los calendarios de pago y los hitos de cumplimiento.
Preste especial atención a los contratos que tengan una fecha de firma y una fecha de entrada en vigor distintas. El intervalo entre ambas puede dar lugar a obligaciones que no espera. Por ejemplo, cláusulas de confidencialidad, períodos de exclusividad o costes de puesta en marcha que se aplican desde la firma, y no desde la entrada en vigor.
Contratos de arrendamiento
En el arrendamiento inmobiliario y de maquinaria, suelen intervenir dos fechas distintas.
La fecha de inicio del contrato de arrendamiento es la fecha especificada en el contrato para el inicio del mismo. A efectos contables según la ASC 842, suele ser aquella en la que el arrendador pone el activo subyacente a disposición del arrendatario para su uso. La fecha de inicio del pago del alquiler es aquella en la que realmente comienzan los pagos del alquiler. En el caso de arrendamientos comerciales con períodos de acondicionamiento, estas dos fechas pueden estar separadas por semanas o meses.
Esta distinción reviste una gran importancia en el marco de la norma ASC 842. Es la norma contable de los PCGA de EE. UU. relativa a los arrendamientos. Y se aplica a las empresas que cotizan en bolsa a partir del ejercicio fiscal de 2019. Según la norma ASC 842, la fecha de inicio del arrendamiento —y no la fecha de firma— es el momento determinante para reconocer el activo por derecho de uso y el pasivo por arrendamiento en el balance. Un error en esta fecha puede dar lugar a una presentación errónea de los activos por arrendamiento. Y, por tanto, afectar a las cláusulas de deuda.
Contratos de trabajo
En los contratos de trabajo, la fecha de inicio (a menudo denominada «fecha de incorporación») es el día en que entra en vigor el contrato de trabajo de un empleado. A partir de esa fecha, se procesa la nómina, se activan las prestaciones, comienzan los períodos de prueba y empiezan a devengarse los derechos laborales establecidos por la ley.
Los equipos de RR. HH. y del departamento jurídico suelen utilizar esta fecha para calcular la antigüedad, los derechos en materia de plazo de preaviso y el acceso a los programas de la empresa. Si su proceso de incorporación utiliza una fecha distinta a la del contrato —un «primer día de trabajo» que difiere de la fecha de inicio que figura por escrito—, aclárelo por escrito.
Contratos de construcción y de proyectos
Es aquí donde la complejidad en torno a la fecha de inicio alcanza su punto álgido. Los modelos estándar de contratos de obra, incluidos los de la AIA, la JCT y la FIDIC, utilizan distintos mecanismos para establecer el inicio de las obras. Estos mecanismos pueden consistir en una fecha especificada en el contrato, una notificación de inicio de obras, la toma de posesión de la obra u otro factor desencadenante definido.
Según las Condiciones Generales AIA A201, por ejemplo, la fecha de inicio de la Obra se establece en el Contrato. En función de los documentos contractuales correspondientes, puede ser la fecha del Contrato, la fecha indicada en una Notificación de inicio de obras u otra fecha o método especificados. No se considera automáticamente la fecha del Contrato por el mero hecho de que no exista una Notificación de inicio de obras.
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DiliTrust CLM realiza un seguimiento de todos ellos en un solo lugar.
Por qué es importante la fecha de inicio
La fecha de inicio es el punto de referencia para casi todas las obligaciones sujetas a plazos que figuran en un contrato. Si se indica incorrectamente o se deja ambigua, se genera un riesgo que se extiende a lo largo de todo el contrato.
Qué implica la fecha de inicio
Plazos de cumplimiento
Los plazos de entrega, las fechas clave y los indicadores de rendimiento se calculan en relación con la fecha de inicio.
Condiciones de pago
Los ciclos de facturación, los pagos iniciales y los anticipos pueden comenzar en la fecha de inicio.
Períodos de responsabilidad
Las obligaciones de garantía, la cobertura de indemnización y los límites máximos de responsabilidad suelen contar a partir de la fecha de inicio.
Plazos normativos y de cumplimiento
La fecha de inicio puede dar lugar a obligaciones de presentación de informes, plazos de auditoría y presentaciones reglamentarias.
Errores habituales y cómo evitarlos
Dejar sin definir la fecha de inicio
Los contratos que establecen que «la fecha de inicio se acordará entre las partes» generan ambigüedad desde el primer día. Defínala de forma explícita, utilizando una fecha fija, un plazo de preaviso o una condición suspensiva. Y asegúrese de que ambas partes firmen por separado la fecha acordada si esta depende de un acontecimiento concreto.
Considerar la fecha de firma como fecha predeterminada
Si su contrato no establece una fecha de inicio y su equipo da por hecho que coincide con la fecha de firma, es posible que se equivoquen y que la otra parte tenga una interpretación diferente. Los tribunales pueden examinar la redacción del contrato y las circunstancias del caso para determinar cuándo las partes tenían la intención de que comenzaran las obligaciones. El resultado depende de la jurisdicción, de la redacción del contrato y de los hechos del caso.
Faltan los desencadenantes condicionales
Las fechas de inicio basadas en eventos requieren un seguimiento activo. Si el inicio tiene lugar «una vez recibida la autorización por escrito», alguien debe hacer un seguimiento de dicha autorización y documentar cuándo se recibió.
Confusión entre la «fecha de inicio» y la «fecha de entrada en vigor» en la revisión de contratos
En las negociaciones contractuales, estos términos se utilizan a veces indistintamente en las correcciones. Si está redactando o revisando un contrato, sea explícito. Defina cada término por separado en la sección de definiciones y resuelva cualquier referencia cruzada.
No documentar las fechas de inicio con carácter retroactivo
Cuando las partes acuerdan antedatar el inicio de un contrato, esto debe indicarse claramente en el cuerpo del contrato, y no solo en un correo electrónico adicional. Las fechas retroactivas no documentadas pueden suponer un riesgo en caso de una futura controversia o auditoría.
Cómo gestionar las fechas de inicio en una cartera de contratos
Hacer un seguimiento de una sola fecha de inicio es sencillo. Sin embargo, hacer un seguimiento de 300 fechas de inicio repartidas entre contratos de prestación de servicios, contratos de arrendamiento, contratos de trabajo y documentos de proyectos —cada uno con un mecanismo de inicio diferente— es donde la mayoría de los equipos jurídicos se encuentran con dificultades.
Si gestiona un gran volumen de contratos, el principal reto no es entender qué es una fecha de inicio, sino saber qué contratos tienen fechas de inicio ambiguas, cuáles tienen condiciones de activación basadas en eventos que nadie supervisa activamente y cuáles se acercan a hitos críticos en relación con su fecha de inicio.
La gestión con un CLM
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de DiliTrust aborda esta cuestión de forma directa. Cada contrato de la plataforma cuenta con una hoja de resumen que recoge las fechas clave. Esta son: la fecha de entrada en vigor, la fecha de firma, la fecha de vencimiento y la duración del contrato. Estos campos determinan automáticamente el estado del contrato. Una vez que ha pasado la fecha de entrada en vigor y la fecha de vencimiento se encuentra en el futuro, el contrato pasa al estado «En curso». No es necesaria ninguna actualización manual.
Para los equipos que gestionan grandes volúmenes, el verdadero valor reside en las reglas de alarma automatizadas. Puede configurar recordatorios basados en criterios para toda tu cartera; por ejemplo: «Notificar al equipo de compras 90 días y 30 días antes de la fecha de vencimiento de todos los contratos de servicios con renovación tácita en Francia». Las reglas se aplican con carácter retroactivo a los contratos existentes en el momento en que las guarda.
La gestión con IA
Lini, el motor de inteligencia artificial de DiliTrust, rellena automáticamente los campos clave del contrato, incluidas las fechas, mediante la lectura del documento cargado y el resaltado de los valores sugeridos para su validación con un solo clic. Esto reduce la introducción manual de datos, que, de otro modo, podría dar lugar a que algunos campos quedaran en blanco o se introdujeran de forma incorrecta.
Para los equipos jurídicos que deseen conocer el retorno de la inversión (ROI) en gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), el análisis del ROI de CLM de DiliTrust ofrece un desglose detallado del ahorro de tiempo y costes. Y si está evaluando si su estructura actual está preparada para afrontar el reto, esta guía sobre los principales retos de la gestión de contratos es un punto de partida muy útil.
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Preguntas frecuentes
¿Puede una fecha de inicio ser anterior a la firma?
Es posible establecer una fecha de inicio anterior a la firma. Pero sus efectos legales y contables dependen de la jurisdicción, el tipo de contrato y la normativa aplicable. Si las partes desean utilizar una fecha retroactiva, deben indicarlo claramente en el acuerdo. Y someterlo a la revisión legal y contable pertinente.
¿Quién determina la fecha de inicio?
Una fecha vinculada a un evento no siempre es determinada por la parte que controla dicho evento desencadenante. El contrato puede definir un evento objetivo. Y la responsabilidad de documentarlo puede recaer en una parte distinta de la responsable de provocarlo.
¿Qué sucede si el contrato no especifica la fecha de inicio?
Los tribunales analizarán las circunstancias del caso para deducir cuándo pretendían las partes que comenzaran las obligaciones. Esto genera incertidumbre y riesgo de litigio. Si descubre un contrato firmado sin una fecha de inicio definida, considere formalizar una confirmación por escrito de la fecha acordada, firmada por ambas partes.
La gestión de las fechas de los contratos a gran escala requiere algo más que un calendario.
DiliTrust CLM centraliza todas las etapas clave de los contratos, desde su inicio hasta su renovación, con alertas automatizadas, extracción de datos asistida por IA y una visión en tiempo real de todas las obligaciones vigentes.
