La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM ) abarca todo el ciclo de vida de un contrato. De principio a fin. El volumen de contratos por el que tiene que pasar el departamento jurídico de una empresa es elevado. Por ello, contar con un sistema fiable es crucial. Además de contar con las herramientas adecuadas para ayudarle a gestionar sus contratos, también es importante mantener un cumplimiento adecuado.
1. ¿Por qué es importante asegurarse de que su empresa cumple la normativa?
El cumplimiento de los contratos implica varias etapas que ayudan a su empresa a optimizar determinados procesos y aumentar la eficacia del departamento jurídico. Ayuda a identificar las áreas clave que se pueden estandarizar, los contratos que se pueden modelizar y agilizar el flujo de trabajo de la gestión de contratos.
Además, ayuda a garantizar que la empresa alcanza los objetivos fijados y que se cumplen los contratos con otros proveedores/clientes. Esto permite a la empresa mantener el rumbo y dedicar tiempo a otras tareas estratégicas.
2. ¿Cuáles son las ventajas de contar con un programa de cumplimiento de contratos?
Mantener el cumplimiento de los contratos mediante un programa de cumplimiento es muy recomendable para cualquier empresa. Ayuda a reducir los procesos redundantes, liberando tiempo para actividades más relacionadas con la estrategia. Además, lo más importante: ayuda a identificar y mitigar complicaciones legales o financieras por incumplimiento. Por último, favorece la confianza y transparencia entre todas las partes implicadas, junto con una excelente garantía de calidad.
3. ¿A quién hay que involucrar?
El cumplimiento de los contratos implica tanto a las partes interesadas internas como a las externas. Internamente, participan todos los responsables del proceso de aprobación de contratos, así como el departamento jurídico y cualquier otro miembro del equipo que vaya a comunicarse con los proveedores/clientes. Externamente, las partes implicadas son los proveedores y clientes junto con sus equipos jurídicos, si procede. En cualquier contrato nuevo, es aconsejable celebrar una reunión de cumplimiento de contrato. En dicha reunión se explican los procesos de cumplimiento y se destacan los riesgos que impliquen a las partes implicadas. Se trata de una práctica recomendada para evitar posibles consecuencias financieras o jurídicas.
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4. ¿Cuáles son los primeros pasos que hay que dar?
Aunque implantar un programa de cumplimiento parezca abrumador, estos pasos le ayudarán a empezar por el camino correcto:
1. Cree plantillas para sus contratos
Identifique los tipos de contratos que tu empresa crea con regularidad y elabore plantillas para ellos. Esto no solo le ayudará a cumplir la normativa, también le permitirá ahorrar tiempo en la redacción de nuevos contratos. También se recomienda mantener estas plantillas en una carpeta específica y tenerlas actualizadas para que los miembros del equipo puedan acceder a ellas fácilmente. La creación de plantillas estandarizadas ayuda a mantener la coherencia y la conformidad de toda la información. Además, permite ahorrar tiempo a los miembros del equipo para que puedan centrarse en actividades más estratégicas.
2. Establezca un flujo de trabajo estándar para las aprobaciones
El proceso de aprobación de contratos puede llevar tiempo y muchas idas y venidas. Por lo tanto, crear un flujo de trabajo estándar con plazos establecidos puede ayudar a agilizar el proceso. Asegúrese de que todas las partes implicadas en la aprobación reciban el contrato en el plazo establecido. También es útil enviarlos digitalmente para ahorrar tiempo y acelerar el proceso de aprobación.
3. Audite la ejecución y el cumplimiento del contrato
Una vez que el contrato esté firmado y en marcha, haga un seguimiento y revise su rendimiento con todas las partes implicadas. Obtenga opiniones periódicas de clientes, proveedores y miembros del equipo para ayudar a identificar lo que funciona y lo que puede mejorarse. Además, auditar el cumplimiento del contrato ayuda a garantizar que se cumplen los plazos y mejora el control de calidad.
4. Implemente un programa de cumplimiento en su empresa
Hable sobre la importancia del cumplimiento con las partes interesadas internas y externas. Como empresa, organice programas o sesiones de cumplimiento identificando e invitando a personas con conocimientos del tema para que hablen de él a empleados, clientes y proveedores. Estas sesiones pueden ayudar a poner de relieve los riesgos de no cumplir la normativa y a compartir algunas de las mejores prácticas de cumplimiento de contratos.
En resumen
El cumplimiento de los contratos va de la mano de una excelente gestión de los mismos. Como empresa, es importante comunicar la importancia del cumplimiento de los contratos a las partes interesadas internas y externas.
Asegúrese de que se siguen las mejores prácticas, como plantillas de contratos, flujos de trabajo de aprobación y revisión constante del cumplimiento de los contratos de su empresa. Poner en práctica estos pasos junto con un programa de cumplimiento en la empresa puede ayudar a mantener el correcto cumplimiento del CLM.
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