Die Verbreitung von Homeoffice und des volldigitalen Austauschs hat die elektronische Signatur zur Bestätigung von Verträgen, Austausch und Transaktionen demokratisiert.
Wie erhalte ich eine elektronische Unterschrift für ein Dokument?
Das Verfahren der elektronischen Signatur ist sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene rechtlich und technisch geregelt.
Es ermöglicht :
Kurz gesagt, eine elektronische Signatur ist ein Verschlüsselungsmechanismus, der die Integrität eines Dokuments garantiert und seinen Aussteller authentifiziert.
Es gibt drei verschiedene Sicherheitsstufen, die im Folgenden erläutert werden:
Aus diesem Grund ist es nicht möglich, ein Bild Ihrer Unterschrift auf Ihren digitalen Dokumenten zu verwenden.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Ihre Dokumente mit einer Unterschrift zu versehen – notfalls auch handschriftlich – mit Bürosoftware wie Adobe, Word oder Excel sowie mit Online-Signaturlösungen.
Wie kann ich ein PDF-Dokument digital signieren?
PDF ist ein Standardformat, das auf Windows-, Mac OS- oder Linux-Betriebssystemen gelesen werden kann und die sichere Präsentation und den Austausch von Dokumenten ermöglicht. Ein PDF kann mit der kostenlosen Software Acrobat Reader oder online gelesen werden.
Formularfelder, Links, Schaltflächen und Felder für elektronische Unterschriften können zu PDFs hinzugefügt werden.
Wie funktionieren diese?
Digitales Signieren mit Adobe Acrobat Reader
Lokales Signieren mit Adobe Acrobat Reader
Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie unterschreiben möchten, mit Adobe Acrobat Reader. Klicken Sie dann auf das Symbol „Unterschreiben“ in der Symbolleiste oder wählen Sie „Ausfüllen und unterschreiben“ aus dem Dropdown-Menü „Werkzeuge“.
Sobald das Fenster geöffnet ist, klicken Sie auf das Werkzeug „Ausfüllen und unterschreiben“.
Formularfelder werden automatisch erkannt. Wählen Sie das Feld aus, in das Sie schreiben möchten.
Wählen Sie über das Symbol „Unterschreiben“ in der Symbolleiste aus, ob Sie Ihre Unterschrift oder Initialen hinzufügen möchten.
Wenn Sie diese Option bereits verwendet haben, werden Ihre alten Signaturen angezeigt.
Falls erforderlich, erscheint das Feld „Unterschrift“ oder „Initialen“.
Im ersten Feld haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:
Damit diese Signaturen gültig sind, müssen sie von einer Zertifikatsanforderung begleitet sein, die direkt in Adobe Acrobat Reader erstellt wurde.
Auf diese Weise wird Ihre elektronische Unterschrift authentifiziert und rechtlich geschützt.
Gehen Sie dazu auf „Bearbeiten“, dann auf „Einstellungen“ und anschließend auf „Signaturen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Andere“ unter „Identitäten und genehmigte Zertifikate“ und fügen Sie dann auf der Registerkarte „Digitale IDs“ eine ID hinzu.
Wählen Sie die Option „Neue digitale ID jetzt erstellen“, klicken Sie auf „Weiter“ und folgen Sie den Anweisungen.
Ohne diese Angabe hat Ihre Unterschrift keinen rechtlichen Wert.
Erstellung einer Online-Signatur mit Adobe Acrobat Reader
Es ist auch möglich, dies online direkt auf der Adobe-Website zu tun.
Die Methode ist dieselbe. Sie müssen lediglich das zu unterzeichnende Dokument auf die entsprechende Plattform herunterladen und sich dann anmelden, um das Unterschriftsformular rechtsgültig auszufüllen.
Sie können dann die signierte Version herunterladen oder einen Link erhalten, um Ihre PDF-Dateien online zu teilen.
Digitales Unterschreiben mit Microsoft 365
Wie erstelle ich eine elektronische Signatur in Word und Excel?
Word ist das Textverarbeitungsprogramm der Wahl für viele Unternehmen. Die Möglichkeit, ein Dokument aus der Software heraus zu unterschreiben, ist ein großer Fortschritt, der viel Zeit im Vertragsprozess sparen kann!
Word und Excel sind beide Teil der Office-Suite Microsoft 365 und funktionieren auf dieselbe Weise, wenn es um das Anbringen einer digitalen Signatur geht.
Wie bei PDF-Dateien müssen Sie die Unterschriften, die Sie in die mit diesen Werkzeugen erstellten Dokumente einfügen, mit einer digitalen Zertifizierung versehen, damit sie dem rechtlichen Rahmen entsprechen.
Beziehen Sie ein digitales Zertifikat von Microsoft
Um ein digitales Zertifikat für Microsoft zu erhalten, müssen Sie sich an eine Zertifizierungsstelle wenden, die ein Drittanbieter der Software ist. Es gibt mehrere von ihnen, und sie können eine Gebühr verlangen. Erkundigen Sie sich, bevor Sie eine nutzen, ob Ihnen Kosten entstehen.
Dieses digitale Zertifikat wird benötigt, um Ihre Dokumente mit einer rechtsgültigen elektronischen Signatur zu versehen.
Sie können Ihr eigenes digitales Zertifikat erstellen, indem Sie die Anweisungen auf der Website von Microsoft befolgen.
Andere Nutzer können die Echtheit jedoch nicht überprüfen, und wir halten es nicht für eine zuverlässige Option, die wir empfehlen können.
Signieren Sie Word und Excel elektronisch, nachdem Sie das Zertifikat erhalten haben
Sobald Sie Ihr Zertifikat erhalten haben, müssen Sie Ihrem Dokument eine von Microsoft so genannte „Signaturzeile“ hinzufügen.
Dies ist einreserviertes Feld, in dem der Redakteur auch angeben oder dem Empfänger mitteilen kann, ob Informationen erforderlich sind.
Hier sehen Sie, wie Sie diese Unterschriftszeile in Word oder Excel erstellen können:
Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Unterschrift in Worten oder Bildern hinzuzufügen.
Wie kann man eine elektronische Signatur einfach erstellen?
Beide Lösungen erfordern ein hohes Maß an Vorarbeit und ein gewisses Maß an Strenge, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente den Vorschriften entsprechen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente ordnungsgemäß unterzeichnet sind, gibt es elektronische Signaturtools, die mit Ihrer Software wie Word und Excel interoperabel sind.
Dazu gehören (in zufälliger Reihenfolge): Adobe Sign, Signaturit, DropBox Sign, Box Sign, Universign, Connective, Yousign und Nitro Sign.
Mit dieser abonnementbasierten Software können alle Ihre Teams die elektronische Unterschrift für alle wichtigen Dokumente automatisieren.
Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit sie Ihnen im Gegenzug für ein Abonnement ersparen können!
Warum sollte man Software für elektronische Signaturen mit einer Vertragsmanagementlösung kombinieren?
Mit einer Vertragsverwaltungslösung in Verbindung mit einer Software für elektronische Signaturen erhalten Sie ein All-in-One-Tool.
Dank ihrer Interoperabilität können Sie Verträge für Ihr gesamtes Unternehmen erstellen, validieren, unterzeichnen, verfolgen und analysieren– alles an einem Ort! Wo auch immer Sie sind.
Unser CLM-Modul in der DiliTrust Governance Suite ist mit 7 Anbietern elektronischer Signaturen kompatibel, in zufälliger Reihenfolge: Adobe Sign, Signaturit, DropBox Sign, Box Sign, Universign, Connective, Yousign und Nitro Sign.
Ein CLM in Verbindung mit einer Lösung für elektronische Signaturen bietet 4 wesentliche Vorteile:
Völlige Sicherheit für die Vertragsparteien
Die Unterzeichner werden identifiziert, so dass die Integrität des Dokuments vollständig gewahrt bleibt. Die Unverfälschbarkeit der Unterschrift wird von den Anbietern elektronischer Signaturdienste garantiert.
Jede auf dem Dokument angebrachte Unterschrift ist absolut fälschungssicher.
Beschleunigen Sie die Vertragsgestaltung
Mit Ihrem CLM können Sie Validierungsanfragen intern automatisieren. Durch die Integration eines Tools für elektronische Signaturen geht alles viel schneller!
Erleichterung der Zusammenarbeit und Rückverfolgbarkeit
Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich eine Internetverbindung, um auf Verträge zuzugreifen.
Optimierte Verfolgung
Überwachen Sie ganz einfach den Fortschritt Ihrer Verträge, während sie validiert und unterzeichnet werden.
