Validierungsworkflows, auch als Validierungskreisläufe bekannt, rationalisieren und digitalisieren interne und externe Genehmigungsprozesse in verschiedenen Bereichen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie diese Automatisierung funktioniert, wie man sie effektiv implementiert und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringt.
Funktionsweise und Definition des Validierungsworkflows
Validierungsprozesse können sowohl ausgehandelte und abgeschlossene Verträge betreffen, die intern validiert werden müssen, als auch die erneute Prüfung der Vertragsbedingungen durch Sachverständige, die ihre Zustimmung erteilen und/oder Gegenvorschläge unterbreiten.
Wenn Sie Ihre Genehmigungsanfragen digitalisieren, können Sie eine sequentielle oder parallele Validierung einrichten. Bei der sequentiellen Validierung bestimmt der Antragsteller die Reihenfolge der Validierung. Lehnt der erste Prüfer den Vertrag ab, kann der nächste ihn nicht validieren usw. Bei der parallelen Validierung spielt die Reihenfolge der Genehmigung keine Rolle. Wenn es mehrere Validierer gibt, können sie alle den Vertrag unabhängig von den Validierungen der anderen genehmigen.
Validierungsworkflows können auch zur Automatisierung von Anfragen verwendet werden. Schaltungen können im Voraus definiert werden, wenn der Auftrag einen bestimmten Betrag übersteigt oder z. B. spezifisch für Käufer ist. Der Experte des Unternehmens kann Bedingungen für das Betriebspersonal festlegen, um die Einhaltung der internen Regeln des Unternehmens zu gewährleisten. Mit einem Mausklick weiß das Betriebspersonal, wer für die Validierung des Vertrags zuständig ist.
Anwendungsfall für einen Validierungsworkflow
Elektronische Signaturen
In manchen Fällen kann die Validierung von Verträgen oder Angeboten viel Zeit in Anspruch nehmen, vor allem, wenn ein Unternehmen viele Managementebenen hat. In diesen Fällen kann die Integration elektronischer Signaturen in einen Validierungsworkflow den Prozess beschleunigen. Durch die Integration sehr präziser Regeln (wir werden später in diesem Artikel darauf eingehen) können Teams die mit Papierdokumenten verbundenen Beschränkungen aufheben. Auf diese Weise können Dokumente dank der elektronischen Signatur aus der Ferne validiert werden, wodurch die Bearbeitungszeit optimiert wird.
Validierung von Rechnungen
Die Validierung von Rechnungen über einen Validierungsworkflow optimiert das Zahlungsmanagement. Dies wird in Unternehmen immer üblicher, vor allem mit dem Aufkommen von Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungen. Automatisierte Validierungsabläufe stellen sicher, dass jede Rechnung die erforderlichen Schritte durchläuft, bevor sie genehmigt und bezahlt wird, wodurch Verzögerungen und Buchungsfehler vermieden werden.
Verwaltung von Urlaubsanträgen
Es ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Personalabteilungen geworden, und man kann mit Sicherheit sagen, dass jedes Unternehmen eine Lösung für die Einrichtung von Arbeitsabläufen zur Urlaubsvalidierung hat. Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag einreicht, wird dieser automatisch an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet, der ihn je nach den betrieblichen Anforderungen genehmigen oder ablehnen kann.
Einrichten eines effektiven Validierungsworkflows
1. Verstehen, was automatisiert werden soll
Bevor Sie mit der Definition von Regeln oder Interessengruppen und sogar quantifizierten Zielen beginnen, müssen Sie die Schritte verstehen, die automatisiert werden müssen. In dieser Phase ist es ratsam, eine Liste von Aufgaben zu erstellen und die Automatisierung entsprechend zu priorisieren. Zum Beispiel die Freigabe eines neuen Vertrags nach einem Verkauf.
Beispiele für zu automatisierende Aufgaben :
2. Analysieren Sie die aktuellen Prozesse
Durch die Analyse der aktuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen können Sie Blockaden aufdecken. Diese „Prozessabbildung“ ist für die Optimierung der flüssigen Antragsbearbeitung unerlässlich. Sie werden feststellen, dass die Implementierung eines Validierungsworkflows ohne sie unmöglich ist.
Hier sind einige wichtige Fragen, die in dieser Phase zu berücksichtigen sind:
Festlegung von Validierungsregeln
Sobald Sie alle oben genannten Punkte im Griff haben, ist es an der Zeit, die genauen Regeln für jeden Validierungsworkflow zu definieren. Wenn Sie die ersten Schritte richtig befolgt haben, werden Sie die Blockierungspunkte ermittelt haben, die die Validierung verlangsamen. Zu diesen Regeln gehören Höchstbeträge, Genehmigungszeiten und Berechtigungsstufen.
Beispiele für zu definierende Regeln:
Validierungsmanager definieren
Die Identifizierung der Beteiligten und ihrer Rolle im Validierungsworkflow gewährleistet eine effiziente und transparente Durchführung der Validierungsprozesse.
Beispiele für Validierungsmanager:
Vorteile eines Automatisierungswerkzeugs
Zeitersparnis
Durch die Automatisierung eines Validierungsworkflows wird die für die Validierung von Dokumenten benötigte Zeit erheblich verkürzt, was die Entscheidungsfindung und die Vertragsausführung beschleunigt.
Weniger Fehler
Menschliche Fehler sind unvermeidlich, aber ihre Folgen können unterschiedlich schwerwiegend sein. Die Eliminierung manueller Aufgaben in den Validierungsworkflows verringert das Fehlerrisiko und garantiert zuverlässige Daten und eine bessere Einhaltung der internen Richtlinien.
Beste Zusammenarbeit
Ein strukturierter Validierungsworkflow verbessert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten. Der Informationsfluss ist einfacher, und die Mitarbeiter können den Fortschritt in Echtzeit überwachen. Außerdem werden die Ressourcen optimiert, da die Arbeitsabläufe repetitive, manuelle Aufgaben reduzieren.
Zentralisierung und Rückverfolgbarkeit
Ein Validierungs-Workflow-Integrationstool, wie es z. B. für die Vertragsverwaltung verwendet wird, zentralisiert alle dokumentenbezogenen Informationen. Dies ermöglicht die Verfolgung des Validierungsfortschritts in Echtzeit (z. B. Benachrichtigungen über die Genehmigung von Angeboten) und gewährleistet die vollständige Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen.
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