Jeder einzelne im Unternehmen unterzeichnete Vertrag stellt einen wertvollen Rechtsakt dar: Verpflichtungen, Verantwortlichkeiten, Fristen, Strafen… Dennoch haben die meisten Rechtsabteilungen nur bruchstückhaftes Wissen über ihr Vertragsportfolio. Und das aus gutem Grund: Diese Informationen sind oft in unstrukturierten Dateien gespeichert, die über verschiedene Abteilungen verstreut sind… Die gute Nachricht ist, dass es eine Möglichkeit gibt, diesen Schwierigkeiten entgegenzuwirken, und zwar mit einer gut strukturierten Vertragsdatenbank. Wir sagen Ihnen, wie das geht.
Definition
Verträge sind nicht nur juristische Dokumente, sondern sie enthalten auch Informationen, die für die Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung sind. Vertragsdaten beziehen sich auf alle Elemente, die in strukturierter Form aus einem Vertrag extrahiert werden: wichtige Daten, rechtliche Klauseln, gegenseitige Verpflichtungen, beteiligte Parteien, Beträge, Laufzeiten, anwendbare Gerichtsbarkeiten und so weiter.
Wenn diese Daten extrahiert, zentralisiert und in einer Vertragsdatenbank strukturiert werden, können sie genutzt werden. Sie ermöglicht es Ihnen unter anderem die:
Warum ist eine digitale Vertragsdatenbank so wichtig?
Kurz gesagt, eine digitale Vertragsdatenbank verwandelt Verträge in lebendige Vermögenswerte. Sie ist ein strategischer Hebel zur Sicherung der Abläufe, zur Verbesserung der Governance und zur Stärkung der Position der Rechtsabteilung als Leistungspartner.
Die sichere Ablage von Verträgen und Automatisierung von Prozessen, das Nutzen von Vertragsinformationen unabhängig von Ort und Zeit und alles auf Aufruf auf einen Blick zu haben, stellen wertvolle Punkte für eine Vertragsdatenbank dar. Aber das sind nur einige der vielen Gründe, warum in vielen Unternehmen eine Vertragsdatenbank im Einsatz ist.
Von der Archivierung zur Vertragsstrategie
Allzu oft wird das Vertragsmanagement auf eine Verwaltungsfunktion reduziert: einen Vertrag finden, eine Klausel prüfen, auf einen Notfall reagieren. Dieser reaktive Ansatz hindert uns daran, das große Ganze zu sehen.
Die Einrichtung einer Vertragsdatenbank bedeutet eine Umstellung dieses Ansatzes.
Durch die Strukturierung von Verträgen in Form von verwertbaren Daten (Klauseln, Daten, Verpflichtungen, Parteien, Gerichtsbarkeiten usw.) erhält die Rechtsabteilung einen sofortigen, aktuellen und globalen Überblick über ihr Vertragsumfeld. Sie kann dann:
Die Vorteile einer Vertragsdatenbank
Die Nutzung einer digitalen Vertragsdatenbank bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Einige davon liegen auf der Hand, wie z. B. die Tatsache, dass die Nutzer zentral auf die Dokumente zugreifen und die Daten sicher verwalten können, wodurch ein hohes Maß an Datenschutz und Sicherheit gewährleistet wird. Eine Vertragsdatenbank ermöglicht unter anderem auch:
Rechtliche Risiken zu minimieren
Die Einrichtung einer Vertragsdatenbank ist in erster Linie ein Mittel zur Gewährleistung der Rechtssicherheit.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel: die automatische Kündigungsklausel. Ohne ein zentrales Warnsystem kann ein Unternehmen für mehrere Jahre an einen nachteiligen Vertrag gebunden sein, wenn es nicht rechtzeitig kündigt.
Dank einer Vertragsdatenbank können diese Klauseln identifiziert, kategorisiert und überwacht werden. Die Rechtsabteilung kann Warnmeldungen einrichten, Schwellenwerte für die Kritikalität festlegen und die Kontrolle über ihre Verpflichtungen wiedererlangen.
Ein weiterer häufiger Fall sind Klauseln über das anwendbare Recht oder den Gerichtsstand. Bei grenzüberschreitenden Rechtsstreitigkeiten kann ihre rasche Identifizierung über die Vertragsdatenbank die Verteidigungsstrategie unmittelbar beeinflussen.
Stärkere Einhaltung der Rechtsvorschriften
Angesichts wachsender Compliance-Anforderungen (RGPD, Anti-Korruption, ESG…) müssen Unternehmen in der Lage sein, einen guten Überblick über ihre Verträge zu behalten. Mit einer Vertragsdatenbank ist dies möglich, da sie es ermöglicht, folgendes zu erfassen:
- Datenschutzklauseln
- Ethische Verpflichtungen der Lieferanten
- Vertragliche Berichterstattungs- und Prüfungsverpflichtungen
Damit wird es zu einem unverzichtbaren Instrument für Compliance-, CSR- oder Rechtsteams bei der Durchführung von Audits, ESG-Bewertungen oder internen Untersuchungen.
Mehr noch: Einige Lösungen verknüpfen die Vertragsdatenbank mit der Verwaltung der juristischen Personen, um die Kohärenz zwischen Vertragsstruktur und Governance zu gewährleisten.
Besseres Management von Streitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten
Rechtsstreitigkeiten beruhen oft auf einem Vertrag. Deshalb sollten Sie sich für eine schöne, saubere und aufgeräumte Vertragsdatenbank entscheiden, die es Ihnen ermöglicht, schnell in den Unterlagen zu navigieren und die relevanten Klauseln zu finden, die den Unterschied ausmachen.
Rechtsteams können unter anderem:
Durch den Querverweis von Vertragsdaten mit Daten aus der juristischen Aktenverwaltung stärkt die Rechtsabteilung ihre Fähigkeit zur Analyse und Antizipation.
Wie eine Vertragsdatenbank aufgebaut wird
Dank der Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz müssen Sie Informationen, Klauseln usw. nicht mehr manuell eingeben, um Ihre Datenbank aufzubauen. Die künstliche Intelligenz ist in der Lage, den Vertrag zu lesen, Schlüsselinformationen (Daten, Laufzeiten, Beträge usw.) zu erkennen und sie in verwertbare Daten umzuwandeln.
Übersichtsblätter, statistische Dashboards, Excel-Audits… all diese Instrumente stehen Ihnen zur Verfügung, damit Sie auf der Grundlage Ihrer Daten Entscheidungen treffen können.
Vertragsmanagement Software
Eine moderne Vertragsmanagement Software, auch Contract Lifecycle Management (CLM) genannt, führt in der Regel eine gut strukturierte Vertragsdatenbank mit. Ein CLM umfasst alle Schritte des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags sowie die sichere Verwaltung von Verträgen und Vertragsinformationen. Darüber hinaus ermöglicht es einen ortsunabhängigen Zugriff auf Verträge. Typische Funktionen eines CLMs sind außerdem:
Sie sind noch nicht sicher? Sie können entsprechende Software-Lösungen oft direkt und kostenlos testen und Ihre eigenen Use Cases testen.
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Vertragsdatenbank
Heutzutage ermöglichen durch künstliche Intelligenz unterstützte digitale Vertragsmanagement-Tools, wie die in der DiliTrust Governance Suite integrierten unter anderem:
Mit der richtigen Auswahl und Integration von Software können Ihre Teams Zeit sparen und besser zusammenarbeiten. Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie noch heute einen DiliTrust-Experten.
