Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, trotz der täglichen Dokumentenflut effizient und produktiv zu bleiben. Die Zahl der zu unterzeichnenden und zu validierenden Dokumente vervielfacht sich ebenso wie die Zahl der zu berücksichtigenden Kontakte. Diese Herausforderungen erfordern einen neuen Ansatz. Der Austausch von E-Mails oder die Verwendung eines Unterschriftenpads aus Papier sind nicht mehr ganz zeitgemäß. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Digitalisierung von Validierungsprozessen Ihre Vertragsgestaltung beschleunigen und erleichtern kann.
Die Vorteile einer digitalisierten Validierungsschaltung
Automatisierte Genehmigungsabläufe werden auch als „Validierungs-Workflow“ bezeichnet und entsprechen einem Prozess, der eine Abfolge von Aufgaben automatisiert, die den Umlauf eines Informationsflusses ermöglichen.
Diese automatisierten Genehmigungsverfahren bringen viele Vorteile mit sich.
Erfahren Sie unten mehr:
#1 Verbessern Sie Ihre Produktivität
Meistens sind Genehmigungsaufgaben sehr zeitaufwändig und erfordern das Versenden von E-Mails, das Erinnern von Mitarbeitern, das Hin- und Herschicken von Informationen per E-Mail…
Durch die Einrichtung eines Workflows können Sie Ihre Vertragsabschlüsse beschleunigen, indem Sie den Umgang mit Ihren Dokumenten formalisieren und standardisieren. Sobald Ihre Validierungsaktivitäten automatisiert sind, werden Sie an Effizienz und Leistung gewinnen. Der andere Vorteil für den Anwalt besteht darin, dass er mehr Zeit hat, um sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.
#2 Erleichterung der Zusammenarbeit
Durch die Einrichtung automatisierter Validierungskreisläufe können Sie auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer verschiedenen Teams optimieren. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr zu den operativen oder juristischen Mitarbeitern laufen, um deren Zustimmung einzuholen.
Mit automatisierten Genehmigungsabläufen zirkulieren die Daten effizient im gesamten Unternehmen und sind leicht zugänglich. Ihre Mitarbeiter haben zur richtigen Zeit am richtigen Ort Zugriff auf die richtigen Informationen.
Entlasten Sie Ihr Rechtsteam: Die Rechtsabteilung ist der Geschäftsbereich mit den meisten Interaktionen im Unternehmen. Mit Validierungsprozessen kann Ihr Rechtsteam schnell auf Vertragsinformationen von Mitarbeitern aus dem operativen Bereich zugreifen.
#3 Behalten Sie die Kontrolle
Wenn es um Verträge geht, ist die Rückverfolgbarkeit ein zentrales Thema. Mit Genehmigungs-Workflows müssen Sie nicht mehr den gesamten E-Mail-Verkehr durchsuchen, um die Meinung jedes einzelnen Mitarbeiters zu erfahren. Genehmigungs-Workflows zentralisieren die Informationen an einem Ort, so dass Sie alle Daten mit einem Mausklick abrufen können.
Indem Sie die Kontrolle über Ihre Vertragsgrundlage vor der Unterzeichnung behalten, gewinnen Sie mehr Sicherheit bei der Durchführung Ihres Projekts und verringern die Risiken in Bezug auf die Konformität Ihres Dokuments.
#4 Sichtbarkeit erlangen
Ohne ein Werkzeug zur Automatisierung von Validierungsprozessen ist es schwierig, leicht an Informationen heranzukommen: Wer sind die fehlenden Validierer? Welche Informationen müssen validiert werden? In welchem Vertrag? usw.
Mit einer Plattform für die Automatisierung von Vertragsvalidierungsprozessen können Sie Ihrem Unternehmen einen Gesamtüberblick verschaffen, indem Sie den Fortschritt Ihrer Projekte in Echtzeit verfolgen. Mit nur wenigen Klicks sehen Sie, welche Schritte noch zu erledigen sind und wer an dem Prozess beteiligt ist.
Alle Informationen zu Ihrer Vertragsvalidierung sind an einem Ort zusammengefasst, so dass Sie Ihre Dokumentenflüsse leicht überwachen und steuern können.
Bewährte Verfahren für die Digitalisierung von Validierungsprozessen
Validierungs-Workflows sollen es Ihnen ermöglichen, Ihren vertraglichen Arbeitsablauf zu organisieren und die Arbeit der einzelnen Abteilungen zu optimieren. Damit dies gelingt, müssen jedoch bestimmte Best Practices beachtet werden:
→ Wissen, was existiert
Wie immer ist es wichtig, vor der Einführung eines neuen Prozesses herauszufinden, was in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden ist. So vermeiden Sie Konflikte zwischen Ihren verschiedenen Prozessen oder sogar zwischen Ihren verschiedenen Softwareprogrammen. Denken Sie breit gefächert: beschränken Sie sich nicht auf die Rechtsabteilung.
Es geht nicht darum, Validierungsprozesse für alle Anwendungsfälle zu entwickeln, sondern darum, effiziente und relevante Arbeitsabläufe einzurichten.
→ Definition des Ziels des Validierungsprozesses
Jedes Unternehmen wird seine Validierungsabläufe anders gestalten, je nach seiner Organisation und seinen täglichen Praktiken. Um einen effizienten Prozess zu haben, müssen Sie immer den Grund für seine Umsetzung definieren:
→ Festlegung der Schritte in Validierungsprozessen
Das Dokument folgt einem vom Antragsteller vordefinierten Pfad.
Bei der sequentiellen Validierung legt der Antragsteller die zu befolgenden Schritte und Validierungsreihenfolgen fest. Solange der erste Prüfer den Vertrag nicht akzeptiert, kann der zweite den Vertrag nicht akzeptieren, usw.
Bei der parallelen Validierung ist die Reihenfolge der Validierung nicht vorgeschrieben. Es werden so viele Prüfer wie nötig hinzugefügt, die das Dokument in beliebiger Reihenfolge akzeptieren können.
→ Auswahl der Akteure im Validierungsprozess
Abgesehen von den Validierungsphasen müssen Sie die Validierer entsprechend ihrer Rolle im Projekt (Rechtsdirektor, Rechtsanwalt, Finanzvorstand usw.) festlegen. Jede Person kann einen Kommentar zu dem Dokument abgeben, um ihre Meinung zu äußern.
Die Validierung kann von einer einzelnen Person oder einem ganzen Team (z. B. dem Rechtsteam) angefordert werden.
Ein konkretes Beispiel für einen Validierungsworkflow mit DiliTrust
Die CLM-Lösung von DiliTrust unterstützt Juristen in jeder Phase des Vertragslebenszyklus.
Der erste Schritt besteht darin, einen Vertrag in die Plattform zu importieren (im Word- oder PDF-Format). Dann starten Sie Ihren Validierungsprozess, indem Sie die verschiedenen Phasen einrichten.
Sie können zwischen sequentieller und paralleler Validierung wählen, je nach den Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens.
Die Prüfer werden automatisch per E-Mail über die Anfrage benachrichtigt und können mit nur einem Klick auf den Vertrag und alle Informationen zugreifen, die sie für ihre Entscheidung benötigen. Sie können entscheiden, ob sie das Dokument validieren wollen oder nicht. Im Falle einer Ablehnung können sie einen Kommentar hinterlassen, in dem sie die Gründe für ihre Ablehnung erläutern.
Gleichzeitig wird der Antragsteller in Echtzeit über seine Antworten informiert und kann entsprechend reagieren. Außerdem kann er jederzeit auf seine Validierungshistorie zugreifen.
Dank der Integration von Docusign kann er dann direkt auf der Plattform eine elektronische Unterschrift anfordern.
