Die meisten Unternehmen arbeiten mit Hunderten, ja Tausenden von aktiven Verträgen. Von Lieferantenvereinbarungen und Beschäftigungsbedingungen bis hin zu Lizenzen für geistiges Eigentum und Partnerschaften bilden Verträge das rechtliche und kommerzielle Rückgrat der täglichen Arbeit.
Aber oft haben die Rechtsabteilungen keinen klaren Überblick darüber, was in diesen Verträgen tatsächlich enthalten ist. Veraltete Vorlagen, fehlende Klauseln, Überraschungen bei der automatischen Vertragsverlängerung – das sind nicht nur Ineffizienzen. Sie sind potenzielle Verbindlichkeiten. Eine strukturierte Vertragsprüfung ist der erste Schritt, um die Kontrolle wiederzuerlangen.
Was ist eine Vertragsprüfung?
Eine Vertragsprüfung ist eine Überprüfung bestehender Verträge, um die Rechtsgültigkeit, das Risikopotenzial und die Einhaltung interner Richtlinien oder gesetzlicher Vorschriften zu beurteilen. Sie umfasst die Überprüfung von Unterschriften, die Analyse von Klauseln und die Sicherstellung der Konsistenz von Vertragsbedingungen – um nur einige Bestandteile der Prüfung zu nennen.
Vertragsprüfungen sollten kontinuierlich Teil der Bemühungen um Rechtssicherheit und Governance sein. Wenn sie regelmäßig durchgeführt werden, verwandeln sich Verträge von statischen Akten in aktive Instrumente des Risikomanagements und der Rechtsklarheit.
Warum die Rechtsabteilung den Prüfungsprozess leiten sollte
Obwohl Beschaffungs- und Finanzteams beteiligt sein können, ist es die Rechtsabteilung, die bei einer Vertragsprüfung den nötigen Blick hat. Die Rechtsabteilung weiß, wie subtile Klauselabweichungen – wie z. B. Entschädigungsbedingungen oder die Wahl des Gerichtsstands – vor Gericht oder bei Streitigkeiten reale Konsequenzen haben können.
Darüber hinaus sind Rechtsexperten am besten in der Lage, sich entwickelnde Compliance-Anforderungen zu interpretieren, z. B. in Bezug auf den Datenschutz oder ESG. Durch die Leitung von Vertragsprüfungen minimieren die Rechtsabteilungen nicht nur das rechtliche Risiko, sondern stärken auch ihre Rolle als vertrauenswürdige Berater des Unternehmens.
Wann sollte eine Vertragsprüfung durchgeführt werden?
Obwohl die Prüfungen idealerweise fortlaufend sein sollten, können oder werden bestimmte Ereignisse eine weitere Überprüfung auslösen. Hier sind einige Beispiele:
Obwohl solche Ereignisse eine gründliche Vertragsprüfung erfordern, empfiehlt es sich, Vertragsprüfungen zu einer regelmäßigen Praxis zu machen. Es ist nicht nötig, auf ein Problem zu warten, um mit der Arbeit daran zu beginnen. Deshalb ist die Einbettung von Vertragsprüfungen in die Governance-Routine ein sicherer und nachhaltiger Ansatz.
Wie man eine strategische Vertragsprüfung durchführt
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Schritte zur Durchführung einer Vertragsprüfung:
Definieren Sie den Umfang: Die Rechtsteams sollten zunächst risikoreiche Verträge priorisieren, d.h. solche mit finanzieller Bedeutung, mit internationalem Bezug oder mit kritischen Abhängigkeiten von Dienstleistungen. Auch Verträge, die bald erneuert oder gekündigt werden, sollten markiert werden, da sie rechtzeitig Möglichkeiten zur Neuverhandlung oder Risikominderung bieten.
Zugriff und Organisation von Verträgen: Verträge müssen gesammelt, organisiert und zentralisiert werden. Wenn Ihr Unternehmen über kein CLM-Tool (Contract Lifecycle Management) verfügt, kann dieser Schritt aufzeigen, wie fragmentiert Ihre Verträge sind und wo Sie Verbesserungen vornehmen können.
Beginnen Sie mit der Überprüfung: Sobald sich die Verträge an einem Ort befinden, können die Rechtsteams mit der Extraktion und Überprüfung der wichtigsten Klauseln beginnen. Dazu gehören in der Regel das geltende Recht, Haftungsobergrenzen, Zahlungsbedingungen, Verlängerungsmechanismen, Vertraulichkeitsbestimmungen und Streitbeilegungsverfahren. Eine manuelle Überprüfung ist möglich, aber zeitaufwändig. Stattdessen verlassen sich viele Teams jetzt auf KI-Tools, um Klauseln automatisch zu extrahieren und zu kennzeichnen, was wertvolle Zeit spart und die Genauigkeit erhöht.
Identifizieren und klassifizieren Sie potenzielle Probleme: Das Endziel von besteht darin, rechtliche Lücken oder Unstimmigkeiten zu ermitteln. Verträge, die auf veraltete Rechtsvorschriften verweisen, wesentliche Klauseln auslassen oder widersprüchliche Bestimmungen enthalten, sollten korrigiert werden. Diese roten Fahnen können dann in einem zusammenfassenden Bericht dokumentiert werden, der jeden Vertrag nach Risikostufe kategorisiert und Folgemaßnahmen wie Neuverhandlung, Kündigung oder rechtliche Aktualisierung empfiehlt.
Audits als Teil der Legal Governance
Vertragsprüfungen sind von maximalem Wert, wenn sie in eine umfassendere Strategie der rechtlichen Governance integriert sind. Sie bieten eine Grundlage für eine intelligentere Entscheidungsfindung und eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
So können die Erkenntnisse aus den Audits beispielsweise zur Aktualisierung von Vorlagen, zur Verbesserung von Klauselbibliotheken und zur Erstellung von Verhandlungsleitfäden genutzt werden. Rechtsteams können auch wichtige Kennzahlen über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen, z. B. die Verringerung der Anzahl nicht konformer Verträge oder die durchschnittliche Zeit zur Behebung festgestellter Probleme. Diese Indikatoren verschaffen der Führungsebene Transparenz und zeigen den Beitrag der Rechtsabteilung zum Risikomanagement des Unternehmens.
Wie lässt sich Legal Tech für die Skalierung von Audits nutzen?
Ohne die richtigen Werkzeuge können Vertragsprüfungen selbst erfahrene Rechtsteams überfordern. Das Durchsuchen von Ordnern, der Abgleich von Vorlagen und die manuelle Nachverfolgung von Verpflichtungen ist nicht nachhaltig.
Aus diesem Grund wenden sich viele Rechtsabteilungen heute Plattformen wie der DiliTrust Governance Suite zu. Die Lösung bietet ein sicheres, zentralisiertes Vertragsarchiv in Kombination mit KI-gestützter Klauselerkennung. So können Teams Teile des Prüfungsprozesses automatisieren, Fehler reduzieren und ihr Fachwissen dort einsetzen, wo es am wichtigsten ist – bei der Auslegung und Strategie.
Prüfprotokolle, erweiterte Suchfilter und die plattformübergreifende Integration (z. B. in das Sach- oder Compliance-Management) beschleunigen die juristischen Arbeitsabläufe zusätzlich.
Nicht auf eine Krise warten, sondern jederzeit prüfungsbereit sein
Die Kosten der Nichtbeachtung Ihrer Verträge können höher sein, als Sie denken. Versteckte Risiken, nicht eingehaltene Fristen oder widersprüchliche Klauseln können zur Nichteinhaltung von Vorschriften, zu finanziellen Strafen oder sogar zu Rechtsstreitigkeiten führen.
Eine Vertragsprüfung ist nicht nur eine Aufgabe, die man abhaken kann. Sie ist eine Gelegenheit, Klarheit zu schaffen, rechtliche Risiken zu verringern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Für Rechtsabteilungen, die ihre Strategie zur Vertragsprüfung weiterentwickeln wollen, sind die richtigen Instrumente und die Vertragsplanung der Schlüssel zum Erfolg.
