Ein Vertragsmanagement Workflow ist ein strukturierter, technologiegestützter Prozess, der Unternehmen durch die Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Ausführung, Speicherung und Überwachung von Verträgen führt. Moderne Lösungen für das Vertragsmanagement automatisieren Routineaufgaben, verbessern die Zusammenarbeit und bieten Transparenz in Echtzeit, so dass sich die Vertragsabwicklung von einem manuellen Engpass in einen strategischen Geschäftsfaktor verwandelt.
Für Rechtsabteilungen und Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Verträgen arbeiten, ist ein effizienter Workflow unerlässlich, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Risiken zu verringern und die Wertschöpfung zu steigern. Dieser umfassende Leitfaden erläutert die Grundlagen des Vertragsmanagement Workflows und zeigt auf, wie moderne Lösungen zur Umgestaltung dieses wichtigen Geschäftsprozesses beitragen.
Was ist ein Vertragsmanagement Workflow?
Ein Vertragsmanagement Workflow besteht aus den aufeinanderfolgenden Schritten und Verfahren, die ein Unternehmen bei der Bearbeitung von Verträgen von der Erstellung bis zur Ausführung und darüber hinaus befolgt. Im Gegensatz zur Ad-hoc-Vertragsabwicklung legt ein definierter Workflow standardisierte Prozesse fest, die Konsistenz gewährleisten, Fehler reduzieren und die Effizienz über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg verbessern.
Effektive Vertragsmanagement Workflows umfassen klar definierte Phasen, zugewiesene Verantwortlichkeiten, Genehmigungswege und automatisierte Schritte, die zusammenwirken, um die Vertragsabwicklung zu optimieren. Diese strukturierten Workflows beseitigen Engpässe, verbessern die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und bieten jederzeit Einblick in den Status der einzelnen Verträge.
Die 6 wesentlichen Phasen des Vertragsmanagement Workflows
1. Vertragsanfrage und Vertragsanbahnung
Der Lebenszyklus eines Vertrags beginnt mit einem Antrag. Diese erste Phase bildet die Grundlage für den gesamten Prozess und ist daher von entscheidender Bedeutung für die Umsetzung.
Ein effizienter Vertragsanforderungsprozess umfasst standardisierte Formulare, in denen alle erforderlichen Informationen erfasst werden, einschließlich der Vertragsart, der beteiligten Parteien, der wichtigsten Bedingungen und der Geschäftsanforderungen. Diese Standardisierung stellt sicher, dass Rechtsabteilungen von Anfang an vollständige Informationen erhalten, wodurch Hin- und Her-Kommunikation vermieden wird, die den Prozess verzögert.
Unternehmen mit ausgereiften Vertragsmanagement Workflows implementieren ein Antragsrouting, das die verschiedenen Vertragsarten auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch an die entsprechenden Prüfer weiterleitet. Diese Weiterleitung stellt sicher, dass die Anfragen die richtigen Teammitglieder erreichen, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.
2. Vertragsgestaltung und -prüfung
Nach der Genehmigung beginnt die Phase der Vertragsgestaltung. Diese Phase profitiert in hohem Maße von der Standardisierung durch Vertragsvorlagen.
Vorgefertigte Vorlagen mit standardisierten Klauseln verkürzen die Entwurfszeit und sorgen für Konsistenz bei ähnlichen Verträgen. Die Rechtsabteilung behält die Kontrolle über die Sprache, während die Geschäftsbereiche die Möglichkeit erhalten, Routineverträge effizient zu erstellen.
An der Prüfung sind mehrere Beteiligte beteiligt, die den Vertrag aus verschiedenen Perspektiven untersuchen. Die rechtlichen Überprüfungen konzentrieren sich auf die Risiken und die Einhaltung der Vorschriften, während die Geschäftsbereiche die kommerziellen Bedingungen bewerten. Ein strukturierter Workflow koordiniert diese Überprüfungen, wobei Änderungen und Kommentare von allen Parteien verfolgt werden.
3. Verhandlung und Genehmigung
Die Verhandlung ist eine der dynamischsten Phasen im Lebenszyklus eines Vertrags. In dieser Phase tauschen die Parteien Überarbeitungen aus, bis sie zu für beide Seiten akzeptablen Bedingungen gelangen.
Effektive Workflows für das Vertragsmanagement beinhalten Versionskontrollmechanismen, die alle Änderungen nachverfolgen und klar festhalten, wer was wann geändert hat. Diese Nachverfolgung verhindert Verwirrung und gewährleistet, dass alle Beteiligten mit der aktuellsten Version arbeiten.
Der Genehmigungsprozess folgt einem vorgegebenen Pfad, der auf dem Vertragswert, der Risikostufe und den Unternehmensrichtlinien basiert. Automatisierte Genehmigungsroutinen leiten die Verträge an die zuständigen Entscheidungsträger weiter, die durch elektronische Benachrichtigungen darauf aufmerksam gemacht werden, wenn Maßnahmen erforderlich sind.
4. Ausführung und Unterschriften
Nach der Genehmigung gehen die Verträge in die Ausführung. Moderne Vertragsmanagement Workflows beinhalten elektronische Unterschriften, um diesen Prozess zu beschleunigen.
Durch die Integration digitaler Unterschriften entfällt das Drucken, Scannen und Versenden physischer Dokumente. Dies beschleunigt nicht nur die Ausführung, sondern schafft auch Prüfpfade, die genau dokumentieren, wann jede Partei unterzeichnet hat.
Nachdem alle Unterschriften gesammelt wurden, verteilt der Workflow automatisch vollständig ausgeführte Kopien an alle Parteien und aktualisiert den Vertragsstatus im zentralen Repository.
5. Lagerung und Organisation
Eine ordnungsgemäße Speicherung ist entscheidend. Ein zentraler Vertragsspeicher (Repository) bietet einen sicheren Ort für alle Vereinbarungen und unterstützt sowohl die aktive Verwaltung als auch die historische Referenz.
Zu einer effektiven Speicherung gehört auch die Kennzeichnung von Metadaten, so dass Verträge nach Schlüsselattributen wie Vertragsart, Gültigkeitsdatum, Ablaufdatum, Gegenpartei und Wert durchsuchbar sind. Diese Durchsuchbarkeit verwandelt statische Dokumente in zugängliche, verwertbare Informationen.
Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal sensible Verträge einsehen kann, während gleichzeitig ein angemessener Überblick über alle Abteilungen gewährleistet ist, die Vertragsinformationen für betriebliche Zwecke benötigen.
6. Überwachung und Erneuerungsmanagement
Die letzte Phase umfasst die laufende Verwaltung während der Vertragslaufzeit. Dazu gehören die Verfolgung der Verpflichtungen, die Leistungsüberwachung und die Verlängerung.
Automatische Erinnerungen weisen Teams auf bevorstehende Fristen, erforderliche Leistungen und Erneuerungsdaten hin. Diese Benachrichtigungen verhindern, dass Verpflichtungen verpasst werden, die zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften oder zu verpassten Verlängerungsmöglichkeiten führen könnten.
Die Leistungsüberwachung misst die tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Bedingungen und liefert Daten für künftige Verhandlungen und das Beziehungsmanagement.
Gemeinsame Herausforderungen im Vertragsmanagement Workflow
Trotz ihrer Bedeutung kämpfen viele Unternehmen mit ineffizienten Workflows im Vertragsmanagement. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
Diese Herausforderungen sind oft darauf zurückzuführen, dass man sich auf manuelle Workflows mit E-Mails, gemeinsam genutzten Laufwerken und Tabellenkalkulationen verlässt, anstatt auf speziell entwickelte Vertragsmanagementlösungen.
Wie Technologie Vertragsmanagement Workflows verändert
Moderne Vertragsmanagementlösungen bewältigen diese Herausforderungen durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Zentralisierung von Vertragsinformationen. Zu den wichtigsten technologischen Verbesserungen gehören:
Die richtige Vertragsmanagementlösung lässt sich in bestehende Systeme integrieren, darunter CRM-Plattformen, ERP-Systeme und Finanzsoftware. Diese Integrationen schaffen einen nahtlosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.
Best Practices für die Optimierung Ihres Vertragsmanagement Workflows
Die Umsetzung dieser Best Practices hilft Unternehmen, den Wert ihrer Vertragsmanagement Workflows zu maximieren:
Die erfolgreichsten Unternehmen betrachten das Vertragsmanagement als strategische Funktion und nicht als Verwaltungsaufwand. Sie bewerten kontinuierlich die Leistung der Workflows, ermitteln verbesserungswürdige Bereiche und passen die Prozesse an die sich ändernden Geschäftsanforderungen an.
Umgestaltung des Vertragsmanagements für den Geschäftserfolg
Effiziente Vertragsmanagement Workflows bringen nicht nur erhebliche Vorteile, sondern reduzieren auch die Risiken. Unternehmen mit gestrafften Vertragsprozessen können Geschäfte schneller abschließen, die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden verbessern und bessere finanzielle Ergebnisse erzielen.
Durch die Implementierung strukturierter Workflows, die von geeigneter Technologie unterstützt werden, verwandeln sich Rechtsabteilungen von Engpässen in Business Enabler. Sie bieten die zum Schutz des Unternehmens erforderliche Governance und ermöglichen gleichzeitig die im heutigen Geschäftsumfeld erforderliche Geschwindigkeit.
Die Bewertung Ihrer derzeitigen Workflows im Vertragsmanagement ist der erste Schritt zur Verbesserung. Ermitteln Sie Pain Points, messen Sie die aktuelle Leistung und untersuchen Sie, wie moderne Lösungen Ihre spezifischen Herausforderungen angehen könnten. Die daraus resultierenden Verbesserungen werden nicht nur der Rechtsabteilung, sondern dem gesamten Unternehmen zugute kommen.
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