Effizienz ist eines der obersten Ziele jeder Unternehmensabteilung – und das gilt auch für die Effizienz der Rechtsabteilung. In den letzten Jahren hat sich die Wahrnehmung der Rechtsabteilungen gewandelt: Sie werden nicht mehr nur als reine Macher, sondern auch als strategische Berater und Enabler wahrgenommen. Dieser Logik folgend ist es nur logisch, dass sie so viel Energie auf das Vertragsmanagement verwenden, da diese Funktion für verschiedene Geschäftsperspektiven strukturell geworden ist. Denken Sie einmal darüber nach: Wenn sich Vertragsverhandlungen hinziehen oder die Zahlungsbedingungen nicht eingehalten werden, kann dies den Cashflow beeinträchtigen, die Geschäftsabwicklung verzögern und strategische Ziele blockieren.
Deshalb wird von Führungskräften in der Rechtsabteilung heute mehr denn je erwartet, dass sie bei ihrer Vertragsarbeit nicht nur effizient sind, sondern auch den tatsächlichen Wert dieser Bemühungen nachweisen können.
In einer kürzlich von DiliTrust veröffentlichten Marktanalyse stießen wir auf aussagekräftige Daten, die den Bedarf und die Vorteile der Implementierung eines CLM-Tools für das Vertragsmanagement aufzeigen.
Ineffizientes Vertragsmanagement ist mit hohen Kosten verbunden
Bei der rechtlichen Effizienz geht es nicht nur um Zeit – sie geht weit darüber hinaus. Unsere jüngste Studie über ineffiziente juristische Abläufe in Zusammenarbeit mit Above the Law zeigt, wie langsame Vertragszyklen Ressourcen binden und die Moral der juristischen Teams beeinträchtigen. Darüber hinaus führen solche Ineffizienzen zu Engpässen bei anderen Teams, z. B. im Vertrieb und im Einkauf. Die von uns durchgeführte Marktstudie zeigt, dass ein robustes CLM die Zahlungsfristen um 30 % verkürzen kann.
Alles in allem gibt es mehr als nur betriebliche Verbesserungen, wenn man ein CLM zum Tool-Stack hinzufügt. Die Optimierung der finanziellen Leistung durch Rechtsteams kann drastisch sein. Rechtliche Ineffizienzen können sich auf unterschiedliche Weise zeigen, aber lassen Sie uns einen potenziellen Anwendungsfall untersuchen, um die kostspieligen Risiken eines schlechten Vertragsmanagements besser zu veranschaulichen.
Real-Life-Szenario: Der Fall der fehlenden Prüfpfade
Bei einer routinemäßigen Prüfung der Einhaltung von Vorschriften geriet ein führendes Fertigungsunternehmen in Bedrängnis. Das Unternehmen arbeitete nicht mit einem CLM-Tool und hatte Verträge über E-Mail-Threads, lokale Laufwerke und mehr verstreut. Als die Prüfer einen klaren Genehmigungspfad für bestimmte Lieferantenvereinbarungen verlangten, gelang es dem Unternehmen nicht, die Dokumentation rechtzeitig zu erstellen.
Am Ende musste das Unternehmen wegen der Verzögerung der Prüfung kostspielige Anwaltskosten zahlen. Diese Art von Vorfällen verdeutlicht den dringenden Bedarf an einem zentralisierten Vertragsmanagement. Mit den richtigen Instrumenten können die Rechtsteams die Effizienz ihrer Arbeit steigern und sind besser darauf vorbereitet, vertragsbezogene Risiken zu mindern.
Schnellerer Auftragseingang führt zu stärkerem Cashflow
Rechtsteams sehen jeden Tag neue Verträge eintreffen. Eine der häufigsten Beschwerden ist, dass die Genehmigung eines neuen Vertrags, sei es für die Aufnahme eines neuen Lieferanten oder den Abschluss eines Kundengeschäfts, zu lange dauert. Verträge haben einen erheblichen Einfluss auf die Wirtschaft eines Unternehmens. Jeder zusätzliche Tag, der benötigt wird, um ein Geschäft voranzubringen, kann eine Menge Geld bedeuten. Bei der manuellen Bearbeitung brauchen Dinge wie Unterschriften Zeit.
Unsere Marktanalyse hat gezeigt, dass ein CLM zu einer Verbesserung der Verhandlungs- und Unterzeichnungszyklen um 75% führen kann. Dies wiederum führt zu einer früheren Umsatzrealisierung, einem besseren Kunden- oder Lieferantenerlebnis und schließlich zu einem geringeren Verwaltungsaufwand.
Durch die Anpassung der Verträge an die Finanzabteilung können die Kunden schneller in die Datenbank aufgenommen werden. Dadurch werden die Einnahmen gesteigert und alle Teams sind zufrieden.
Real-Life-Szenario: Kämpfen mit verzögerten Einnahmen
Stellen Sie sich vor, ein Energieversorger hat Probleme mit neuen Kundenverträgen. Das Unternehmen verfügt nicht über ein geeignetes digitales Vertragsverwaltungssystem, so dass die Vertragsgenehmigungen bis zu zwei Wochen dauern, bevor sie in Kraft treten. Jede Verzögerung verzögert nicht nur die Aktivierung des Dienstes, sondern wirkt sich auch auf den Umsatz aus.
Um das Problem in den Griff zu bekommen, implementierte das Unternehmen automatisierte Arbeitsabläufe über eine CLM-Lösung. Von diesem Zeitpunkt an wurden Genehmigungen sofort weitergeleitet und digitale Unterschriften ermöglicht, wodurch die durchschnittliche Unterzeichnungszeit erheblich verkürzt wurde. Infolgedessen gingen die Zahlungen schneller ein, und der Cashflow stabilisierte sich. Auf diese Weise wurde die Rechtsabteilung zu einem Umsatzbeschleuniger.
Die Rechtsabteilung ist ein Gewinnbringer, wenn die Verträge gut verwaltet werden
Vielen Abteilungen fällt es schwer, den tatsächlichen Wert neuer Tools für ihre Arbeit und die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen darzustellen. Lange Zeit wurde die Rechtsabteilung nicht mit der Verbesserung der Gewinnspanne in Verbindung gebracht – doch das hat sich geändert. Seitdem Rechtsexperten durch strukturierte Klauselbibliotheken oder die Möglichkeit, riskante Begriffe in Echtzeit zu kennzeichnen, zu Business Enablern geworden sind, sind immer mehr Führungsteams von der Bedeutung von LegalTech-Lösungen überzeugt. Unsere Marktstudie hat beispielsweise ergeben, dass ein CLM die Gewinnspannen durch bessere Neuverhandlungen und Positionen um bis zu 10 % erhöhen kann.
Durch eine bessere Transparenz der vertraglichen Verpflichtungen und die Standardisierung hochwertiger Bedingungen erhalten alle Beteiligten einen Überblick über die Position des Unternehmens gegenüber seinen Zulieferern und mehr. Wenn Rechtsteams über die Instrumente verfügen, um strategisch zu handeln, wirkt sich dies auf die gesamte Bilanz aus.
Real-Life-Szenario: Von überhöhten Ausgaben zu strategischen Gewinnen
Eine Regierungsbehörde hatte jahrelang mit denselben Anbietern Verträge abgeschlossen, deren Bedingungen nicht mit den Marktgegebenheiten Schritt gehalten hatten. Die Dienstleistungen waren zwar weiterhin angemessen, aber die Kosten waren gestiegen. Hinzu kommt, dass die Rechtsabteilung bereits an ein knappes Budget gebunden ist.
Als die Rechtsabteilung ein CLM einführte, erhielt sie einen vollständigen Überblick über Vertragsfristen, Auslöser für Vertragsverlängerungen und Benchmarking-Daten. Alle Informationen waren auf einen Blick und für alle interessierten Parteien verfügbar. Die Rechtsabteilung entdeckte veraltete Verträge und kennzeichnete sie. Nun wusste man besser, warum die Ausgaben überschritten wurden. Der Anbieter bot Preise an, die deutlich über den Branchenstandards lagen.
Anhand der Daten leitete das Rechtsteam eine Initiative zur Neuverhandlung. Es gelang nicht nur, die verlorene Gewinnspanne zurückzugewinnen, sondern auch die Ausgaben der Lieferanten mit den strategischen Zielen der Agentur in Einklang zu bringen.
Der Schlüssel zu juristischer Effizienz ist der richtige Partner
Wie wir gesehen haben, gehen die Vorteile einer Optimierung der juristischen Abläufe weit über die Rechtsabteilung hinaus. Verträge werden schneller abgewickelt. Zahlungen treffen früher ein. Die Gewinnspannen verbessern sich. Und das Geschäft läuft mit mehr Zuversicht.
Es ist an der Zeit, die Rechtsabteilung nicht länger als Kostenfaktor zu betrachten. Fangen Sie an, sie als Katalysator für Leistung zu nutzen. Entdecken Sie, wie das DiliTrust CLM Ihnen helfen kann, Verträge schneller abzuschließen. Es wird Ihre finanziellen Ergebnisse verbessern und die Rechtsabteilung in einen Wachstumsmotor verwandeln.
