Jede Rechtsabteilung hat eine Vertrags-Checkliste. Ein Richtliniendokument, eine Prüfvorlage und eine Reihe von Standards, die jemand anwenden soll, bevor ein Vertrag freigegeben wird. Das Problem ist, dass selbst die ultimative Checkliste nur funktioniert, wenn sich jemand daran hält, und in einem Vertragsumfeld, in dem es auf Schnelligkeit ankommt und die Rechtsabteilung nicht überall sein kann, ist das keine zuverlässige Garantie.
Die Checkliste war immer nur eine Notlösung. Was Organisationen wirklich brauchen, ist ein System.
Was bedeutet eigentlich „ohne Juristen im Raum“?
Verstehen Sie das nicht falsch, Juristen werden immer gebraucht. Das Ziel ist es, festzustellen, welche Verträge wirklich eine rechtliche Entscheidung erfordern und welche nicht. Die meisten Routinetransaktionen wie Kaufverträge unter einem bestimmten Schwellenwert fallen in die zweite Kategorie, was bedeutet, dass die Rechtsabteilung die Aufgabe hat, den Standard festzulegen und die Durchsetzung jedes Mal dem System zu überlassen, wenn eine Routine-NDA im Posteingang eines Mitarbeiters landet.
Ein gut durchdachtes Vertragssystem:
Der Unterschied zwischen der Anwesenheit bei jeder Transaktion und der Einbindung in jede Transaktion ist das, worum es bei der modernen Vertragsgestaltung geht.
Drei Ebenen, die jedes Vertragssystem braucht
Um dies zu erreichen, müssen drei Dinge zusammenwirken: Verhaltensweisen, Artefakte und Rituale. Jedes dieser Elemente setzt an einem anderen Punkt an, an dem die traditionelle Vertragsverwaltung versagt.
1. Verhaltensweisen: Kodierung rechtlicher Urteile als Entscheidungsregeln
Standards, die nur in den Köpfen der Menschen leben, sind nicht skalierbar. Risikoschwellen, Genehmigungshierarchien und Eskalationskriterien müssen in explizite, vom System durchgesetzte Regeln umgesetzt werden, die Bestand haben. Und sie müssen unabhängig davon gelten, wer verfügbar ist oder wie stark der Druck auf jemanden ist.
Bei Routinevertragskategorien gibt es keine Grauzone. Das ist Absicht. Wenn das System weiß, was zu genehmigen, was zu kennzeichnen und was zu eskalieren ist, wird die juristische Kapazität für Entscheidungen genutzt, die sie tatsächlich erfordern. Die Fachabteilungen arbeiten schneller, und Ausnahmen bleiben überschaubar.
2. Artefakte: Standards, die für sich allein funktionieren
Eine Vorlage und ein selbstausführendes Artefakt sind zwei verschiedene Dinge. Fügen Sie gesperrte Parameter, automatische Klauselanleitungen und Abweichungswarnungen hinzu, und ein Dokument wird zu einem Governance-Tool.
Self-Service-Portale für NDAs, Leistungsbeschreibungen für bestehende Verträge und Verlängerungen geben den Fachabteilungen volle Autonomie innerhalb definierter Grenzen, ohne dass eine einzige E-Mail an die Rechtsabteilung geschickt werden muss. Automatisierte Playbooks kennzeichnen nicht standardkonforme Formulierungen in Echtzeit und leiten die Benutzer zu konformen Alternativen. Das Ergebnis ist eine schnellere Geschäftsabwicklung und weniger Eskalationen, die direkt in den Workflow integriert sind und nicht nachträglich hinzugefügt werden müssen. Eine gut gestaltete Vorlage eliminiert eine ganze Kategorie rechtlicher Risiken, und zwar in großem Umfang, ohne dass es jemand merkt.
3. Rituale: Governance, die lernt
Ein System ohne Aufsicht ist nur eine vorgetäuschte Governance. Regelmäßige Überprüfungen und die Überwachung von Ausnahmen sorgen dafür, dass das System ehrlich und aktuell bleibt.
Dashboards für Ausnahmen zeigen, wo Standards gelten und wo sie auf die Probe gestellt werden. Eine hohe Ausnahmequote in einer bestimmten Vertragskategorie deutet auf eines hin: Der zugrunde liegende Standard muss neu kalibriert werden. Die Anpassung dessen, was eine rechtliche Prüfung auslöst, auf der Grundlage der beobachteten Muster ist einer der am wenigsten genutzten Hebel im Rechtswesen. Unternehmen, die ihn konsequent anwenden, reduzieren die Beteiligung der Rechtsabteilung, ohne das Risiko zu erhöhen. Es handelt sich dabei um eine strategische Entscheidung, die auch eine technische ist.
Die Strategie liegt im System
Wenn Vertragsmanagement über ein gut konzipiertes System erfolgt, können die Fachabteilungen schneller arbeiten, und die Rechtsabteilungen konzentrieren sich auf die Arbeit, die sie tatsächlich benötigen.
Der General Counsel, der dieses System aufbaut, gewinnt an Einfluss. Sein Urteilsvermögen ist bei jeder Transaktion präsent, auch bei denen, bei denen er nie anwesend ist. Das ist eine mächtigere Position, als der Engpass zu sein, um den sich alle unter Zeitdruck herumdrücken.
Ein CLM, das kodierte Entscheidungsregeln, Self-Service-Tools für das Vertragsmanagement und Dashboards für die Governance in einer integrierten Umgebung miteinander verbindet, ist die Grundlage für ein System, das mit der Zeit wächst.
Die Vertrags-Checkliste sagt den Leuten, was sie zu tun haben. Das System sorgt dafür, dass sie es tatsächlich tun.
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