Der Begriff „UX-freundlich“ tauchte Ende der neunziger Jahre auf und ist seitdem in der Welt der Technik nicht mehr wegzudenken. Er steht für „User Experience“ (Benutzerfreundlichkeit) und ist heute das Herzstück der meisten Tools, die wir verwenden, und der Websites, auf denen wir navigieren. Aber was genau bedeutet es für ein Tool, UX-freundlich zu sein? Trotz einiger grundlegender Begriffe, die für fast alle Bereiche gelten, gibt es Unterschiede zwischen Branchen und Tools. Wenn es um Recht und Governance geht, können wir an Lösungen für das Vertragsmanagement oder Tools für das Matter Management denken, aber es gibt ein Tool, das einige spezifische Besonderheiten aufweist. Das Board Management-Tool. Ein UX-freundliches Board-Tool kann durch eine Reihe von Anforderungen definiert werden, bei denen sich die Benutzer oft fragen, ob sie uns wirklich helfen. Lassen Sie uns untersuchen, was eine Board-Lösung wirklich UX-freundlich macht.
Wesentliche Säulen des UX-Produktdesigns
UX-Design ist mehr als nur ein schönes Aussehen, es ist eine der wichtigsten Säulen des modernen Produktdesigns, ob digital oder nicht. Um besser zu verstehen, wie UX-Prinzipien auf Board Management-Tools angewendet werden können, ist es wichtig, einige Elemente im Hinterkopf zu behalten, wie zum Beispiel:
Klarheit
Was ist schlimmer als eine langsam ladende Website oder Tool-Interface? Nicht in der Lage zu sein, die benötigten Informationen zu finden, verwirrende Menüs mit unklaren Titeln oder irreführende Titel, die den Nutzer in die falsche Richtung schicken. Dies sind nur einige der Dinge, die jeden Benutzer dazu bringen können, eine Website sofort zu verlassen. Klarheit ist die erste wichtige Säule, die wir hier erwähnen, denn alles beginnt damit, dass die Elemente in einer logischen Reihenfolge stehen, strukturiert sind und einen Sinn ergeben. Das Design und die Struktur einer Website oder eines Produkts sollten Nutzer intuitiv durch die Anwendung führen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, sich die Nutzung des Tools oder der Website an verschiedenen Stellen erst anzueignen.
Hierarchie
Man arbeitet besser, wenn alles in Ordnung ist. Hierarchie ist mit der Idee verbunden, dass die Struktur einer Seite oder eines Produkts für den Endnutzer sinnvoll ist. Im Falle eines Tools bedeutet dies, dass die Benutzeroberfläche logisch durchdacht wurde, damit die Benutzer ihre Ziele erreichen können. Bestimmte Informationen erscheinen oben, weil sie relevanter sind. Entweder weil die Benutzer sie häufig benötigen oder weil sie eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Säule der Benutzerfreundlichkeit ist am einfachsten zu erklären, aber vielleicht auch am schwierigsten zu erreichen. Sie steht einfach dafür, wie einfach eine Lösung, eine Website oder ein Produkt zu benutzen ist. Schließlich möchte niemand bei jeder Aktualisierung unzählige Stunden mit dem Erlernen und Wiedererlernen verbringen. Wenn Lösungen mit Bedacht entwickelt werden, müssen sie auf die folgenden Fragen positiv reagieren:
Benutzerkontrolle
Dieses Element ist in einer Zeit, in der KI in fast alles, was wir benutzen, Einzug gehalten hat, wichtiger denn je. Bei der Entwicklung eines Produkts achten nutzerorientierte Entwickler auf das richtige Gleichgewicht zwischen dem, was der Endnutzer kontrollieren kann, und dem, was nicht. Ein klassisches Beispiel für fehlende Benutzerkontrolle sind aus dem Kontext gerissene, automatisch korrigierte Meldungen. Wenn das Produkt wirklich gut ist, kann man seine Entscheidungen überdenken und nur das behalten, was wichtig ist.
Nun, da wir einige Grundpfeiler der Benutzerfreundlichkeit vor Augen haben, können wir uns fragen, wie sich diese auf ein Board Management-Tool übertragen lassen. Wie bereits erwähnt, kann UX-Freundlichkeit je nach Produkt oder Dienstleistung und vor allem je nachdem, was die Endnutzer als Ergebnis erreichen wollen, unterschiedlich aussehen und etwas anderes bedeuten.
Wie ein UX-freundliches Board-Tool aussehen sollte
Boardmitglieder und Boardmanager arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld, und die Digitalisierung des Board Managements bringt viele Vorteile mit sich, wie z. B. Zeiteffizienz und die Abschaffung lästiger Arbeiten. Dies gilt im Idealfall, denn um die Vorteile tatsächlich nutzen zu können, müssen die Benutzer die Board Management-Lösung erst einmal richtig einsetzen. Dies ist der Punkt, an dem die Verwendung von UX-freundlichen Board Management-Tools den Unterschied ausmacht. Die Benutzer werden sich schneller daran gewöhnen, das neue System besser annehmen und weniger Widerstand gegen Veränderungen leisten als bei einer komplexen Lösung. Ihr Board Management-Tool ist UX-freundlich, wenn folgende Punkte zutreffen:
1. Leichtes Auffinden von Informationen durch Boardmitglieder
Alles beginnt damit, wie schnell die Nutzer finden, was sie brauchen. Wenn Dokumente, Protokolle, Tagesordnungen oder Abstimmungsunterlagen übersichtlich organisiert sind, verschwenden die Benutzer keine Zeit damit, sich durch endlose Seiten zu klicken oder zu raten, wo sich Informationen verstecken könnten. Auch die Suche nach Dokumenten in E-Mail-Ketten oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken ist kein Zeitverlust. Eine gut strukturierte Benutzeroberfläche gruppiert den Inhalt logisch, präsentiert die wichtigsten Materialien im Voraus und sorgt für eine vorhersehbare Navigation. Selbst in Momenten hohen Drucks oder bei Änderungen in letzter Minute bleibt die Übersichtlichkeit gewahrt.
2. Vorbereitungen von Besprechungen sind schnell und präzise
Sobald die Informationen leicht zugänglich sind, besteht der nächste Schritt darin, die Vorbereitung mühelos zu gestalten.
Zur Vorbereitung einer Besprechung gehört es oft, Dokumente zu sammeln, Materialien zu validieren, aktualisierte Fassungen auszutauschen und die Teilnehmer zu benachrichtigen. Ohne Struktur wird dieser Prozess zu einem Marathon von Nachfassaktionen und Korrekturen in letzter Minute. UX-freundliche Lösungen ändern diese Dynamik. Workflows führen die Benutzer Schritt für Schritt, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Sie stellen sicher, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erscheinen. Außerdem ist jeder Schritt klar, und Aktualisierungen werden zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gesendet. Das Ergebnis ist eine reibungslosere Vorbereitung und weniger Überraschungen durch einfache Workflows, die jeden Schritt anleiten.
3. Boardmitglieder und Board Manager können sich jederzeit verbinden
Von der Vorbereitung bis zur Entscheidungsfindung muss die Kommunikation fließend und jederzeit verfügbar sein. Ein UX-freundliches Board Tool macht es den Boardmitgliedern und Managern leicht, während des gesamten Prozesses einer Sitzung und eines Beschlusses im Einklang zu bleiben. Ob über sichere Nachrichtenübermittlung, im Ausland oder nicht, online oder offline, die Nutzer sollten sich von der Plattform unterstützt fühlen. Wenn sich die Nutzer blockiert fühlen oder gezwungen sind, zwischen mehreren Kanälen zu wechseln, könnte es ein Problem mit Ihrer Lösung geben.
Schließlich ist ein Tool nur so stark wie seine Fähigkeit, neue Nutzer mit Leichtigkeit aufzunehmen. Nicht jedes Boardmitglied ist digital affin, und nicht jeder neue Nutzer möchte lange Zeit damit verbringen, ein weiteres komplexes System zu erlernen. Eine UX-orientierte Plattform trägt diesem Umstand Rechnung, indem sie die Benutzeroberfläche intuitiv gestaltet, einfache Anleitungen anbietet und Aktionen deutlich macht. Neue Nutzer sollten wissen, wo sie klicken müssen, wie sie eine von der KI generierte Protokollübersicht erhalten und dennoch Änderungen vornehmen können und wie sie Dokumente kommentieren können, um nur einige grundlegende Aufgaben des Boards zu nennen. Tutorien und Schulungen können nach wie vor notwendig sein, aber die Nutzer sollten sich sicher fühlen, wenn sie das Tool benutzen, auch wenn es sich im Laufe der Zeit verändert und weiterentwickelt.
UX-freundliche Tools sind für alle Nutzer
UX-Freundlichkeit ist kein Luxusmerkmal beim Board Management, sondern das, was die Arbeit in digitalen Boards tatsächlich funktionieren lässt. Wenn eine Plattform klar, strukturiert und wirklich einfach zu navigieren ist, verbringen Boardmitglieder und Sekretäre weniger Zeit mit dem Suchen, Korrigieren und Verfolgen von Aktualisierungen und haben mehr Zeit für Entscheidungen. Die effektivsten Board-Tools:
Kurz gesagt, eine UX-freundliche Board-Lösung ist nicht nur angenehm zu bedienen. Sie ist der Schlüssel zu Akzeptanz, Effizienz und besseren Governance-Ergebnissen.
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