Verträge beherrschen die Geschäftswelt: Sie wirken sich direkt auf die Einnahmen aus, schaffen Verpflichtungen, beeinflussen die rechtliche Situation eines Unternehmens und vieles mehr. Doch trotz dieser Auswirkungen haben viele Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, die tatsächlichen Kosten von Verträgen zu verstehen. Die Kosten erscheinen oft als Wertverlust oder entgangene Einnahmen. In diesem Zusammenhang liegt der Schlüssel im Verständnis des ROI (Return on Investment) Ihres Vertrags.
In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum der CLM-ROI für eine effektive Vertragsverwaltung unerlässlich ist, denn ohne ihn tappen Sie im Grunde genommen im Dunkeln.
Wenn Verträge eine Blackbox sind
Stellen wir uns ein klassisches Szenario vor. Sie sind Teil einer internen Rechtsabteilung, die jeden Monat Hunderte von Verträgen bearbeitet und eng mit anderen Geschäftsbereichen zusammenarbeitet. Sie haben einen klaren Überblick über Anträge und bearbeitete Verträge, aber etwas fehlt.
Die finanziellen Auswirkungen von vertraglichen Engpässen sind schwerer zu erfassen. Folglich ist es schwierig, die Vertragskosten aufzuschlüsseln (und zu verstehen, wie sie sich direkt auf die Unternehmensziele auswirken). Es ist wie eine Blackbox: Ressourcen gehen rein, Geschäfte kommen raus, aber was passiert dazwischen?
Im Jahr 2019 ergab eine IACCM-Studie, dass nur 22 % der Unternehmen Vertrauen in ihre Fähigkeit haben, Verträge zu verwalten und zu verfolgen. Auch wenn sich diese Zahl inzwischen geändert hat, bleiben die Kosten eine der größten Herausforderungen. Das liegt zum Teil daran, dass Rechtsteams die „Nachverfolgung“ oft als eine Frage der Zeit betrachten, obwohl sie in Wirklichkeit viel mehr Auswirkungen hat.
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Wo Kosten das Geschäft beeinflussen
Die tatsächlichen Kosten der Vertragsverwaltung lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, die sich letztlich alle auf die Unternehmensziele auswirken:
Zeit
Zeit ist ein Klassiker, und die meisten Teams haben ihn vor, während und nach der Einführung einer CLM-Lösung im Kopf. Sie kann für Überprüfungen, für Hin- und Herbewegungen, für Genehmigungen und vieles mehr aufgewendet werden. Sie verstehen wahrscheinlich, worauf wir hinauswollen, und kennen das Sprichwort Zeit ist Geld?
Wie wirkt sich dies auf die Einnahmen und die Unternehmensziele aus? Verzögerungen jeglicher Art können zu Einnahmeverlusten führen, z. B. auch zu einer verzögerten Umsatzrealisierung bei einer Vertragsunterzeichnung.
Arbeitskräfte
An jedem Vertrag sind Menschen beteiligt. Aus der Rechtsabteilung, der Beschaffung, dem Finanzwesen, dem Vertrieb und manchmal auch von externen Beratern. Allzu oft wird wertvolle Zeit durch Aufgaben mit geringem Wert vergeudet, weil der Überblick fehlt und die Verträge kaum automatisiert sind. Selbst wenn externe Anwälte hinzugezogen werden, um Kapazitäten freizusetzen, ist das Ergebnis dasselbe: Es wird Geld ausgegeben, das man hätte vermeiden können.
Wie wirkt sich dies auf die Einnahmen und die Unternehmensziele aus? Jeder Cent, der für externe Anwälte ausgegeben wird, die für geringfügige Aufgaben einspringen, oder die Zeit, die die leitenden Mitarbeiter für Verwaltungsaufgaben aufwenden, stellt einen Kostenfaktor dar.
Rechtliche Sanktionen
Versäumte Verpflichtungen, übersehene Verlängerungsklauseln oder Lücken in der Einhaltung von Vorschriften haben finanzielle Konsequenzen. Diese reichen von automatischen Gebührenstrafen bis hin zu Prozesskosten oder Bußgeldern.
Wie wirkt sich dies auf die Einnahmen und Geschäftsziele aus? Sanktionen schmälern direkt den Gewinn und setzen in einigen Fällen das Unternehmen einem Imageschaden aus, der künftige Geschäftsmöglichkeiten einschränkt.
Mehr als Einsparungen, ein Wettbewerbsvorteil
Den ROI zu kennen bedeutet mehr, als nur die interne Effizienz zu verstehen. Es bestimmt auch, wie Sie im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern abschneiden.
Unternehmen können ihre Kosten erheblich optimieren, indem sie die Zeit für die Vertragsabwicklung oder das Management externer Berater verbessern, aber woher wissen sie überhaupt, wo die Kosten hinfließen? Weil sie ihren ROI kennen und wissen, wo der Wert entweicht.
Da die Rechtsabteilung immer noch als Kostenstelle betrachtet wird, kann eine klare Vorstellung von der potenziellen Rendite der Verträge auch die Anerkennung der Rechtsabteilung verbessern und Ihnen sogar helfen, sich für eine CLM-Lösung zu entscheiden.
Im Gegensatz dazu haben Unternehmen, die den ROI nicht quantifizieren können, oft Schwierigkeiten, den Wert ihrer Rechtsabteilung nachzuweisen und fallen in Bezug auf Geschwindigkeit und Flexibilität zurück.
Wahrnehmung in einen Beweis verwandeln
Viele Rechtsberater und Leiter von Rechtsabteilungen vermuten, dass Verträge zu lange laufen und zu viel kosten. Aber mit Vermutungen gewinnt man nicht die Zustimmung der Chefetage. Mit Beweisen schon.
Wenn Sie den ROI Ihres Vertrags mit realistischen ROI-Tools kennen, werden aus anekdotischen Informationen quantifizierbare Datenpunkte:
Wenn man den ROI in Zahlen ausdrücken kann, verlagert sich das Gespräch von Beschwerden auf Geschäftsinformationen. Es geht nicht mehr darum, ob Verträge als ineffizient empfunden werden. Es geht darum, genau aufzuzeigen, wie viel verloren geht und wie viel eingespart werden kann.
Lassen Sie Ihre Verträge in den Mittelpunkt rücken
Die Verwaltung von Verträgen ohne ROI-Einblick lässt Sie ohne Orientierung handeln. Sie können zwar die Dinge am Laufen halten, aber Sie wissen nicht, ob Sie auf Kurs sind, zu viel Geld ausgeben oder das Unternehmen einem Risiko aussetzen.
Der erste Schritt zur Kontrolle ist Klarheit: Sie müssen genau wissen, wo Geld, Zeit und Risiko in Ihren Verträgen versteckt sind. Um dies zu erreichen, können Sie Ihren potenziellen ROI mit fortschrittlichen kostenlosen Tools berechnen, wie z. B. mit dem brandneuen DiliTrust ROI-Rechner.
