SUCCESS STORY
Digitales Vertragsmanagement: Ein globaler Bildungsverlag zeigt, wie es geht
Von begrenzter Sichtbarkeit, externen Abhängigkeiten und veralteten Prozessen zu einer zentralisierten und effektiven Vertragsmanagementstrategie.
Wie kann ein multinationales Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, seine Vertragsaktivitäten effektiv verwalten, insbesondere wenn jede lokale Einheit ihrer eigenen Rechtsprechung unterliegt und die betreffende Branche, wie z. B. ein renommiertes Verlagshaus, einer strengen Regulierung und einer Vielzahl von Gesetzen unterliegt?
DIE HERAUSFORDERUNG
Ein globaler Verlag mit geringer Sichtbarkeit und lokaler Komplexität
Viele internationale Organisationen stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Lokale Abteilungen arbeiten mit ihren eigenen Tools, den eigenen Anbietern von elektronischen Signaturen und isolierten internen CRMs. In manchen Regionen gibt es nicht einmal eine interne Rechtsabteilung, was zu einer übermäßigen Abhängigkeit von externen Anwälten führt oder dazu, dass sich Mitarbeitende bei Anliegen an die Zentrale wenden müssen. Insgesamt mangelt es an Organisation. Das Vertragsmanagement ist auf lokaler und internationaler Ebene fragmentiert, was Raum für höhere Compliance- und Regulierungsrisiken lässt…
Denken Sie speziell an die Komplexität im Verlagswesen: NDAs, Urheberrechtsvereinbarungen, Vertriebsverträge…. Sie alle müssen sowohl branchenspezifische als auch geografische rechtliche Anforderungen erfüllen. Und diese Komplexität nimmt mit der digitalen Transformation noch zu. Wir haben es nicht mehr nur mit Printmedien zu tun. Neue Akteure, Tools, Vertriebskanäle und Vertragsarten treten auf den Plan, für die jeweils eigene Regeln und Interessengruppen gelten.
DIE LÖSUNG
Eine maßgeschneiderte CLM-Einführung mit regionalem Schwerpunkt
Die Anschaffung einer robusten, anpassbaren und umfassenden Contract Lifecycle Management Lösung wurde zur Priorität. Der weltweit tätige Verlag entschied sich für die Vertragsmanagement-Lösung von DiliTrust in der Erwartung, die folgenden Vorteile zu erzielen:
Vollständige Kontrolle über den Vertragsprozess (von der Erstellung bis zur Erneuerung) für alle erforderlichen Nutzer in verschiedenen Regionen
Eine zentralisierte und dennoch regionalspezifische Lösung zur gemeinsamen Nutzung von Vertragsdokumenten
Vorgefertigte Vertragsvorlagen und Arbeitsabläufe, die an die Bedürfnisse der einzelnen Gerichtsbarkeiten angepasst sind
Gemeinsamer Anbieter von elektronischen Signaturen, wodurch die Kosten für externe Anbieter und die Notwendigkeit, auf Rechtsabteilungen am Hauptsitz zurückzugreifen, reduziert werden
Integrationen wie Microsoft Dynamics CRM ermöglichten einen nahtlosen Datenfluss und reduzierten manuelle Doppelarbeiten. Infolgedessen konnten die Geschäftsbereiche mit ihren vertrauten Tools arbeiten und besser mit den Rechtsabteilungen oder den für den Vertrag zuständigen Parteien zusammenarbeiten.
Lokale und kontinuierliche Unterstützung
DiliTrust bot und bietet auch heute noch eine maßgeschneiderte Unterstützung und Einführung für Benutzer aus allen Regionen. In einigen Regionen war DiliTrust beispielsweise sehr stark daran beteiligt, Einblicke in die Arbeitsabläufe und deren Einrichtung zu geben. Andererseits profitierten Regionen mit wenig bis gar keiner digitalen Bereitschaft von einer grundlegenden Unterstützung. Bis heute bietet DiliTrust wöchentliche, manchmal sogar tägliche Kontaktpunkte für Regionen mit geringen Ressourcen.
DIE ERGEBNISSE
Effizienz, Standardisierung, Automatisierung und bemerkenswerte Zugewinne in allen Abteilungen
Ein klares Beispiel für Effizienzsteigerung: Die Vertriebsteams standen nicht immer in Kontakt mit den Rechtsabteilungen, insbesondere in Ländern, in denen es kein lokales Rechtsteam gab. Sie arbeiteten mit ihrem eigenen CRM, um Verträge auszufüllen. Nach der CLM-Einführung von DiliTrust und durch eine robuste Integration zwischen dem bestehenden CRM und dem neuen CLM waren die Vertriebsteams in der Lage, das kommerzielle Angebot über ihr Tool auszufüllen und es mit dem CLM zu verknüpfen. Auf diese Weise wird die Rechtsabteilung über den Vertrag informiert, so dass sie ihn prüfen und abzeichnen kann.
„Bevor wir DiliTrust einsetzten, hatten wir wenig bis gar keinen Überblick über die vertraglichen Aktivitäten in unseren Tochtergesellschaften. Wir brauchten ein robustes Tool, das sich an unsere Organisation anpasst, ohne die lokalen Anforderungen aus den Augen zu verlieren, und das veraltete Prozesse wie Vertragsunterschriften beschleunigen kann. Mit Hilfe engagierter Teams haben wir unsere Ziele erreicht.„
Global Legal Director
Erfahren Sie mehr darüber, was DiliTrust für Sie tun kann – sei es die Beschleunigung von Prozessen, Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder die umfassende Digitalisierung Ihrer Rechtsabteilung.