CASE STUDY – MATTER MANAGEMENT
So digitalisierte ein internationaler Bildungsverlag sein Vertragsmanagement
Von eingeschränkter Transparenz, externen Abhängigkeiten und veralteten Prozessen hin zu einer zentralisierten und effizienten Vertragsmanagement-Strategie.
AUF EINEN BLICK
AUSGANGSLAGE
Wie kann ein multinationales Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, seine Vertragsaktivitäten effektiv steuern, insbesondere dann, wenn jede lokale Einheit ihrer eigenen Rechtsprechung unterliegt und die betreffende Branche, wie etwa ein renommiertes Verlagshaus, strengen Regulierungen und einer Vielzahl geltender Gesetze unterworfen ist?
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Ein internationaler Verlag mit wenig Transparenz und komplexen lokalen Strukturen
Viele internationale Organisationen stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Lokale Abteilungen arbeiten mit ihren eigenen Tools – sofern überhaupt vorhanden –, ihren eigenen E-Signature-Anbietern und isolierten internen CRMs. In manchen Regionen fehlt es sogar an einer internen Rechtsabteilung, was zu einer starken Abhängigkeit von externen Kanzleien oder zur Rückgriffspflicht auf die Zentrale führt. Insgesamt fehlt es an Organisation: Das Vertragsmanagement ist sowohl lokal als auch international fragmentiert, was höhere Compliance- und Regulierungsrisiken mit sich bringt.
DIE LÖSUNG
Ein maßgeschneiderter CLM-Rollout mit regionalem Fokus
Die Einführung einer robusten, anpassbaren und umfassenden Contract Lifecycle-Management Lösung wurde zur Priorität. Der globale Verlag entschied sich für die CLM-Lösung von DiliTrust in der Erwartung, Folgendes zu erreichen:
Volle Kontrolle über den gesamten Vertragsprozess (von der Erstellung bis zur Verlängerung) für alle erforderlichen Nutzer in den verschiedenen Regionen.
Eine zentralisierte, zugleich regionsspezifische Lösung zum Austausch von Vertragsdokumenten.
Vorab genehmigte Vertragsvorlagen und Workflows, angepasst an die Anforderungen jeder einzelnen Rechtsordnung.
Gemeinsam genutzter E-Signatur-Anbieter, der externe Anbieter-Kosten reduziert und die Abhängigkeit von der zentralen Rechtsabteilung verringert.
Integrationen wie Microsoft Dynamics CRM ermöglichten einen nahtlosen Datenfluss und reduzierten manuelle Doppelarbeiten. Dadurch konnten die Geschäftseinheiten mit ihren vertrauten Tools arbeiten und zugleich besser mit den Rechtsabteilungen oder den für Verträge Verantwortlichen zusammenarbeiten.
Lokaler und kontinuierlicher Support
DiliTrust stellte – und stellt auch bis heute – einen maßgeschneiderten Support sowie ein angepasstes Rollout für Nutzer in allen Regionen bereit. In einigen Regionen war DiliTrust beispielsweise stark in die Beratung zu Workflows und deren Einrichtung eingebunden. In anderen wiederum, in denen die digitale Reife gering oder kaum vorhanden war, profitierte man von grundlegender Unterstützung. Bis heute bietet DiliTrust wöchentliche, teilweise sogar tägliche Touchpoints für Regionen mit begrenzten Ressourcen.
DIE ERGEBNISSE
Effizienz, Standardisierung, Automatisierung und bemerkenswerte Fortschritte auf allen Ebenen
Ein klares Beispiel für Effizienzgewinne: Die Vertriebsteams standen nicht immer im Austausch mit den Rechtsabteilungen – insbesondere in Ländern ohne lokale Rechtsressourcen. Sie nutzten ihr eigenes CRM, um Verträge zu erstellen. Nach dem Rollout des CLM von DiliTrust und dank einer robusten Integration zwischen dem bestehenden CRM und dem neuen CLM konnten die Vertriebsteams ihre kommerziellen Angebote direkt in ihrem Tool erstellen und gleichzeitig mit dem CLM verknüpfen. Dadurch wurden die Rechtsabteilungen automatisch über den Vertrag informiert, konnten ihn prüfen und freigeben.
Vor DiliTrust gab es in unseren Tochtergesellschaften kaum Transparenz über die Vertragsaktivitäten. Wir benötigten ein robustes Tool, das sich an unsere Organisation anpasst, gleichzeitig die lokalen Anforderungen berücksichtigt und veraltete Prozesse wie Vertragsunterschriften beschleunigt. Mit der Unterstützung dedizierter Teams haben wir unsere Ziele erreicht und das Rollout läuft in einigen Regionen weiterhin.
Global Legal Director
Erfahren Sie mehr darüber, was DiliTrust für Sie tun kann – sei es Prozesse zu beschleunigen, Effizienzgewinne zu erzielen, Kosten zu senken oder all das zusammen.