CASE STUDY – VERTRAGSMANAGEMENT
Aufstieg an die Spitze: Wie ein globaler Sportartikelhersteller und -händler das Vertragsmanagement zusammenführte
Was passiert, wenn sich ein dezentralisiertes, globales Unternehmen zu einer einzigen rechtlichen Vision bekennt? Eine CLM-Transformation, ein Vertrag nach dem anderen.
AUF EINEN BLICK
EINLEITUNG
Für diesen globalen Händler für Sport- und Outdoorartikel, der in über 50 Ländern aktiv ist, wurde das Fehlen eines einheitlichen Vertragsmanagementsystems zunehmend untragbar. Einige Tochtergesellschaften verfügten über eigene CLM-Tools, andere über gar keine, was zu einem fragmentierten Umfeld ohne eine verlässliche zentrale Datenquelle führte.
Im Jahr 2021 leitete der Legal Director des Unternehmens einen entscheidenden Wandel ein. Das ultimative Ziel war es, das Vertragsmanagement in allen Regionen und Niederlassungen zu vereinheitlichen. Unabhängig von den lokalen Ressourcen oder der Größe der Rechtsabteilung sollten alle Teams über strukturierte Regeln und zuverlässige Tools verfügen, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen.
DIE HERAUSFORDERUNG
Verloren in Verträgen, Zeitzonen, Standorten und Fristen
Was zunächst wie lokale Flexibilität wirkte, entwickelte sich mit dem Wachstum des Unternehmens schnell zu einem rechtlichen Labyrinth. Ohne eine zentrale Plattform hatte das Top-Management kaum Einblick in vertragliche Verpflichtungen, es sei denn, Informationen wurden manuell bei den lokalen Teams angefordert. Das führte zu Ineffizienz, Inkonsistenzen und steigenden Risiken. Jedes Land verfolgte seinen eigenen Ansatz, mit unterschiedlichen Tools und Prozessen. Für die Rechtsabteilung machte dies eine übergreifende Kontrolle nahezu unmöglich. Ländervernetztes Arbeiten war erschwert, und es gab keine keine einheitliche Vorgehensweise bei der Erstellung, Genehmigung oder Speicherung von Verträgen.
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:
Letztlich wollte das Unternehmen eine einheitliche Sicht auf sein Vertragsportfolio, um fragmentierte Tools und inkonsistente Prozesse zu eliminieren. Mit der Entscheidung, das Vertragsmanagement zu zentralisieren, begann eine neue Ära.
DIE LÖSUNG
Eine einheitliche Plattform für ihre Rechtsabteilungen
DiliTrust wurde nach einem Ausschreibungsverfahren als das zentrale und einzige Vertragsmanagement-Tool für alle 50 Länder ausgewählt. Aufgrund des Umfangs des Projekts erfolgte die Implementierung schrittweise, Region für Region und mit punktueller Unterstützung durch DiliTrust. Die Plattform überzeugte nicht nur durch ihre funktionalen Fähigkeiten, sondern auch durch ihre Eignung für eine globale, skalierbare Einführung, die dennoch flexibel an lokale Anforderungen angepasst werden konnte. Zudem schätzten die Projektverantwortlichen die lokale Unterstützung vor, während und nach dem Rollout.
Automatische Warnmeldungen, die auf Risiken bei der Vertragsverlängerung hinweisen und nicht autorisierte Unterschriften verhindern
Einen zentral definierten Satz an Vertragsfeldern durch die Hauptverwaltung, ergänzt durch bis zu 20% Flexibilität für regionale, spezifische Informationen
Eine zentrale Vertragsablage, die konsistente Datenerfassung in allen Regionen sicherstellt
Eine einheitliche Sicht auf das gesamte Vertragsportfolio
Fokus auf die Implementierung, ein einzigartiger Fall: Im Gegensatz zu vielen anderen Organisationen verfügte dieser Sport- und Outdoor-Einzelhändler über ausgeprägtes digitales Know-how. Dadurch war das Unternehmen in der Lage, einen großen Teil des Implementierungsplans eigenständig zu übernehmen. DiliTrust stellte einen initialen Setup-Workshop bereit, den das Unternehmen erfolgreich als Grundlage für die Einführung in weiteren Einheiten nutzte.
DIE ERGEBNISSE
Eine Plattform für durchgängige rechtliche Kontrolle
Mit dem fortschreitenden CLM-Rollout – beginnend in Frankreich, weitergeführt über Italien und anschließend schrittweise in ganz Europa – konnten die einzelnen Regionen zunehmend konkrete Ergebnisse feststellen. Teams, denen zuvor Tools oder Transparenz fehlten, arbeiteten nun mit klaren Regeln, gemeinsamen Vorlagen und zentralisierten Daten. Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:
Insgesamt hat sich nicht nur eine funktionale Veränderung ergeben, sondern die gesamte Vertragsmanagementkultur des Unternehmens ist neudefiniert. Nach und nach gewannen die Nutzer Vertrauen in das Tool und die Zufriedenheit wuchs, als die Plattform ihren Wert in einer Region nach der anderen unter Beweis stellte. Dank dieses fortschreitenden Erfolges bereitet sich das Unternehmen nun auf die letzte Implementierungswelle in den verbleibenden Ländern vor und eröffnet schließlich den Zugang für weitere fünftausend Nutzer in der ganzen Welt.
DiliTrust hat ein dringend benötigtes Maß an Kontrolle geschaffen, ohne dabei regionale Prioritäten oder Sicherheitsanforderungen zu beeinträchtigen.
– Legal Director
Sie haben gesehen, wie DiliTrust einem globalen Sportartikelhersteller und -händler geholfen hat, von dezentralisierten und verstreuten Verträgen zu einem organisierten System zu wechseln. Entdecken Sie, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, das Gleiche zu tun.