CASE STUDY – VERTRAGSMANAGEMENT – CLM
Ottakringer Getränke AG
Wie ein österreichischer Familienkonzern mit rund 800 Mitarbeitern vom traditionellen „Full-Service“-Modell der Rechtsabteilung zum „Legal Self-Service“ übergeht
Auf einen Blick
Einleitung
Die Ottakringer Getränke AG mit Sitz in Wien ist eine familiengeführte Getränkegruppe, die Tradition und Zukunftsorientierung vereint. Mit Tochtergesellschaften wie der Ottakringer Brauerei, Vöslauer Mineralwasser und Del Fabro Kolarik vereint die Gruppe Spitzenleistungen in den Bereichen Bierproduktion, nachhaltige Mineralwasserabfüllung und Getränkevertrieb. Eine solche Vielfalt erfordert jedoch mehr als nur operative Effizienz, sie verlangt auch rechtliche Flexibilität.
In einem Unternehmen, in dem operative Spitzenleistungen auf jahrzehntelange Handwerkskunst treffen, spielt die Abteilung Recht und Compliance eine entscheidende Rolle. An der Spitze dieser Entwicklung steht der Legal Counsel, der sich für Legal Tech und Digitalisierung einsetzt, um agilere, zukunftssichere Prozesse zu schaffen.
Unser Ziel war es, uns durch modernes Vertragsmanagement von der juristischen Unterstützung zu einem strategischen Partner und Business Enabler im Unternehmen zu entwickeln
Lukas Gronold, General Counsel, Ottakringer Getränke AG
Der Use Case
Innovation durch rechtliche Umgestaltung
Ottakringer nutzte zwar bereits eine Software für das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM), doch die zunehmende Komplexität und das hohe Arbeitstempo zwangen die Rechtsabteilung, die Effizienz zu überdenken. Der Legal Counsel betrachtete die wachsende Zahl der zu verwaltenden Verträge nicht als Herausforderung, sondern als eine Realität, mit der man sich auseinandersetzen musste und die so schnell nicht aufhören würde.
Die vorhandenen Tools stießen an ihre Grenzen, insbesondere im Hinblick auf zeitaufwändige Arbeitsabläufe (einschließlich physischer Unterschriften) und mangelhafte Compliance-Prozesse.
Im Fall von Ottakringer ist vielleicht anzumerken, dass dieser Effizienzwandel nicht durch eine Krise ausgelöst wurde, sondern durch eine Chance, die die Rechtsabteilung sah. Indem sie den Status quo in Frage stellten, erkannte das Team die Chance, die CLMs so zu verändern, dass echte Effizienzgewinne erzielt werden konnten. Ein weiterer wichtiger Punkt für das Getränkeunternehmen war die Suche nach einer skalierbaren Lösung, die mit dem Tempo des Unternehmens Schritt halten konnte.
Überarbeitung der juristischen Arbeitsabläufe zur Steigerung von Effizienz und Handlungsfähigkeit
Nach einer gründlichen Suche fiel die Wahl auf DiliTrust, da es sämtliche Anforderungen erfüllte, die CLM-Anforderungen des Teams abdeckte und erweiterbare Module wie das Board Management bot, das Ottakringer auch heute im Einsatz hat. Neben zahlreichen Vorteilen, ermöglicht das CLM-System eine standortunabhängige, zeitgleiche Zusammenarbeit sowie eine schnellere Vertragsunterzeichnung durch automatisierte Workflows. Davon profitierte nicht nur die Rechtsabteilung, die nun deutlich effizienter arbeiten konnte, auch alle weiteren Beteiligten erhielten volle Transparenz über ihre Verträge. Zudem können Fachbereiche nun innerhalb weniger Minuten eigenständig Verträge aus der CLM-Vorlagenbibliothek generieren, indem sie lediglich einen kurzen, leicht verständlichen Fragekatalog beantworten. Dadurch entfällt der Umweg über die Rechtsabteilung bei allen Anfragen, was Prozesse beschleunigt und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigert.
Ottakringer’s Legal Counsel betonte, dass es sich bei der Implementierung um mehr als nur eine technische Implementierung handelt. „Um das CLM zum Leben zu erwecken“, mussten Daten strukturiert, echte Anwendungsfälle entwickelt und natürlich auch Change Management stattfinden. Der Legal Counsel war sich bewusst, dass nur gute Schulungen, Kommunikation und funktionsübergreifende Bemühungen zu einem Mentalitätswandel innerhalbdes Unternehmens führen würden.
Die Implementierung umfasste auch die Integration einiger bereits verwendeter Werkzeuge wie Adobe Sign und Word. Das Ergebnis all dieser Bemühungen war und ist, dass DiliTrust von allen Teams angenommen wurde und immer noch wird, was dazu beiträgt, das ursprüngliche Ziel zu erreichen: den Übergang von einem juristischen Full-Service zu einem befähigten juristischen Self-Service.
Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit und Selbstbedienung
Nach einem sorgfältigen Auswahlverfahren entschied sich Ottakringer für DiliTrust, weil es die hohen Anforderungen an ein CLM-System erfüllt und über eine skalierbare modulare Architektur verfügt. Die Einführung war zwar anspruchsvoll, wurde aber strategisch als Chance gesehen, interne Arbeitsabläufe neu auszurichten und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.
Diese Implementierung ist für Ottakringer mehr als eine technische Umstellung. In der Tat geht es darum, „Daten zu strukturieren, realistische Anwendungsfälle zu schaffen und durch fortlaufendes Change Management das Engagement der Benutzer sicherzustellen.“
Heute werden die Vertrags- und Board Management-Module unternehmensweit eingesetzt und mit Microsoft Word und Adobe Sign integriert, wobei eine CRM-Integration in Erwägung gezogen wird. Diese Tools haben die Zusammenarbeit bereits verändert. Standardisierte Aufgaben, die früher ausschließlich von der Rechtsabteilung erledigt wurden, können nun im Rahmen eines „Legal Self-Service“-Modells von den Unternehmen selbständig erledigt werden. Dadurch haben die Rechtsexperten mehr Zeit, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Die Rückmeldungen sind durchweg positiv. „Sehr, sehr cool. Das Tool hat uns bereits vier Stunden Arbeit erspart“, berichtete ein Mitglied des operativen Teams nur wenige Wochen nach dem Go-Live.
Langfristige Wirkung ist das oberste Ziel
Ottakringers Reise mit DiliTrust ist noch im Gange, aber die ersten Ergebnisse unterstreichen eine tiefgreifende Veränderung. Das Unternehmen hat sich von einer isolierten Rechtsabteilung zu einem integrierten, strategischen Partner für die Wertschöpfung des Unternehmens entwickelt. Wie der Legal Counsel treffend formulierte:
„Das Ziel der Digitalisierung sollte sein, dass sie nicht mehr rational in Frage gestellt wird.“
Ottakringer hat vor, sowohl in der Getränkeindustrie als auch bei der Frage, wie Rechtsabteilungen das Geschäft vorantreiben, führend zu bleiben.
Vor DiliTrust vs mit DiliTrust
