CASE STUDY – MATTER MANAGEMENT
Transformation der Rechtsabteilung eines Finanzdienstleisters für Altersvorsorge
Wie eine Rechtsabteilung ihre Abläufe in einer stark regulierten Branche digitalisiert und rationalisiert hat, was zu Kostensenkungen von 50 % führte.
AUF EINEN BLICK
DIE AUSGANGSLAGE
Neuanfänge bieten großartige Möglichkeiten für alles, was neu ist: Tools, Prozesse, Strategien… Als dieses in den USA ansässige Finanzdienstleistungsunternehmen für die Altersvorsorge nach einer Reihe von Übernahmen unabhängig wurde, hat es genau das getan. Da sich die Aufgabe des Unternehmens auf die Unterstützung amerikanischer Privatpersonen bei der Altersvorsorge konzentrierte, machte sich das neu gebildete Rechtsteam daran, sinnvolle Verbesserungen vorzunehmen. Der General Counsel und der Assistant Vice President of Legal Operations brachten ihre bewährten Verfahren und ihr Fachwissen ein, um die Prozesse zu verbessern, die Geschwindigkeit zu erhöhen und die Kosten zu senken, wo immer dies möglich war.
DIE HERAUSFORDERUNG
Veraltete Prozesse behindern rechtliche Effizienz und Einsparungsmöglichkeiten
Sobald die Assistant Vice President of Legal Operations vom General Counsel hinzugezogen wurde, analysierte sie, warum das aktuelle System nicht gut funktionierte. Aus dieser Analyse leitete sie einige zentrale Probleme ab:
Das Finanzunternehmen musste sichere Wege finden, um die Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Endnutzer anzusprechen, um die Akzeptanz zu erhöhen. Der Rechtabteilung fehlten die Werkzeuge und die Transparenz, die zur Unterstützung einer leistungsstarken Abteilung erforderlich sind. Es war klar: eine bessere, flexiblere Lösung musste her. Der AVP trieb das Projekt voran, was zu einer zufriedenstellenden Lösung führte.
DIE LÖSUNG
Eine benutzerfreundliche und datengesteuerte Matter Management Plattform
Nach einer gründlichen Suche nach der besten Lösung der Branche schlug die AVP ihrem Team DiliTrust Matter Management vor. Das Unternehmen war nicht nur auf der Suche nach einem soliden und sicheren Tool, sondern auch nach einem, das sich an die bestehenden Arbeitsabläufe anpassen ließ. Darüber hinaus hatte der Leiter der chemischen Abteilung eine genaue Liste von Fähigkeiten und Zielen, die mit der Lösung erreicht werden sollten. Nach der Evaluierung verschiedener Marktoptionen entschied man sich für DiliTrust Matter Management und bekam:
Individuelle Workflows und Konfigurationen, einfach umzusetzen und auszurollen.
Kollaboratives Tool, das abteilungsübergreifende Rechnungsprüfungen ermöglicht und die Rechtsabteilung als Genehmigungs-Engpass überflüssig macht.
Verbesserte Transparenz bei der Anwendbarkeit von Versicherungen, Kennzahlen zur Lieferantenvielfalt (z. B. LCLD, Mansfield Rule) sowie bei Datenqualitätsproblemen.
Dies ermöglichte es der Rechtsabteilung, über die Erwartungen hinaus innovative Ansätze zu verfolgen, indem zuvor isolierte Aufgaben wie die Versicherungsnachverfolgung in das System integriert und DEI-Tracking-Felder in die Vorgangsakten aufgenommen wurden. Darüber hinaus verlief die Implementierung reibungslos und umfasste die Migration historischer Daten sowie detaillierter Rechnungspositionen – anstelle lediglich zusammengefasster Daten. Dies war ein echter Wendepunkt, da die meisten Anbieter ihre Migrationen auf zusammengefasste Daten beschränkt hatten.
DIE ERGEBNISSE
Reduzierte Bearbeitungszeit, geringere Kosten und verbesserte Zusammenarbeit
Insgesamt hat die Einführung von DiliTrust Matter Management zu besseren Prozessen geführt. Die Rechtsabteilungen des Finanzdienstleisters sehen nun keinen Grund mehr, Systeme zu umgehen oder manuelle Aufgaben zu erledigen. Probleme können bereits im Vorfeld abgefangen werden, da das System Echtzeiteinblicke liefert. Die enge Zusammenarbeit zwischen DiliTrust und der Finanzdienstleistungsorganisation hat die tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Und das Beste daran? Die Litigation-Abteilung ist ein echter Fan des Tools – was zu hohen Nutzungsraten geführt hat.
Da Rechnungen nun automatisch an die Prüfer weitergeleitet werden, benötigt der Prüfprozess externer Kanzleien nur noch halb so viel Zeit. Aus zuvor Monaten und tausenden von E-Mails wurden nur wenige Tage, was unseren Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
Assistant Vice President of Legal Operations
Erfahren Sie mehr darüber, was DiliTrust für Sie tun kann, ob es um die Beschleunigung von Prozessen, Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder all das oben Genannte geht.