CASE STUDY – MATTER MANAGEMENT
Von unsichtbaren Kosten zur totalen Kontrolle
Wie ein führender Chemiehersteller mit der maßgeschneiderten Matter Management Lösung von DiliTrust die Verwaltung seiner Rechtskosten umgestaltete.
AUF EINEN BLICK
DIE AUSGANGSLAGE
Stellen Sie sich einen führenden nordamerikanischen Chemiekonzern mit über 20.000 Mitarbeitenden vor, dem es an klarer Transparenz über seine Rechtsausgaben mangelte. Da Rechtsabteilungen häufig nur als Kostenstellen wahrgenommen werden, wusste das Legal-Leadership-Team, dass es Zeit für Veränderungen war. Was könnte für dieses Unternehmen besser sein, als fundierte Einblicke in Rechtsausgaben und ROI zu gewinnen?
Mit über 150 Jahren Präsenz in den USA verbindet das Unternehmen Wissenschaft und Innovation mit einem starken Bekenntnis zu Nachhaltigkeit und Transparenz. Diese Vision teilt auch die Rechtsabteilung: Sie sucht nach intelligenteren Tools, um operative Exzellenz zu unterstützen.
DIE HERAUSFORDERUNG
Mangel an Transparenz und Übersicht über Rechtsausgaben
Als die neue Deputy General Counsel für Litigation ihre Position antrat, deckte sie schnell eine gravierende operative Lücke auf: Es gab keinerlei klare Transparenz über die Rechtsausgaben. Die Rechtsabteilungen standen vor großen Herausforderungen – sowohl beim Nachverfolgen der Ausgaben und beim Erstellen von Reports als auch bei der weiterhin manuellen Prüfung und Eingabe von Rechnungen. Zu viel Zeit und Ressourcen wurden aufgewendet, ohne genau zu wissen, wie viel an externe Kanzleien gezahlt wurde und welche Mandate die höchsten Kosten verursachten. Hinzu kam ein akuter Mangel an Einblick in Rechnungsdetails. Häufig fehlten einzelne Positionen, was die Berichterstellung zusätzlich erschwerte.
Für ein Unternehmen in der Chemieindustrie war es unerlässlich, eine sichere Möglichkeit für Remote-Arbeit bereitzustellen, ohne dabei operative Abläufe wie Rechnungsfreigaben zu blockieren. Mit dem richtigen Tool sollte es möglich sein, die Ausgaben pro Vorgang und pro Kanzlei zu verfolgen sowie Honorarerhöhungen der Anwälte nachzuhalten, denn diese wurden bislang oft übersehen, da keine formalen Genehmigungsworkflows existierten.
DIE LÖSUNG
Ein robustes und flexibles Matter Management Tool
Das Unternehmen suchte nicht nur ein solides und sicheres Tool, sondern auch eines, das sich an die bestehenden Arbeitsabläufe anpassen ließ. Darüber hinaus hatte das Chemieunternehmen eine genaue Liste von Funktionen und Zielen für die Lösung. Nach einer Marktanalyse entschied sich das Unternehmen für DiliTrust’s Matter Management und wurde fündig:
Zentraler Überblick über die globalen Rechtsausgaben mit automatisierten, exportfähigen Berichten.
Nahtlose Integration in die bestehenden Prozesse, wodurch eine sofortige Einführung in allen Teams ermöglicht wird.
Ein zentralisiertes System, das verhindert, dass externe Parteien die Kosten erhöhen, ohne die Genehmigung des Systems einzuholen.
Durch den persönlichen 24/7-Support profitierte das Unternehmen von einer fachkundigen Beratung, die weit über die Implementierungsphase hinausging. Als das Unternehmen beispielsweise erwog, einige seiner internen Prozesse zu ändern, empfahl das Implementierungsteam von DiliTrust, die bereits in das System integrierten Best Practices der Branche zu nutzen – eine Empfehlung, die das Unternehmen gerne annahm und die sich als voller Erfolg erwies.
DIE ERGEBNISSE
Mehr Kontrolle, Geschwindigkeit und Transparenz zu einem vernünftigen Preis
Dieser führende Chemiehersteller ist ein großartiges Beispiel für effektives Legal Spend Management in der Praxis. Durch die Umstellung von manuellen Abrechnungen auf die DiliTrust E-Rechnungslösung erhielt die Rechtsabteilung volle Transparenz, verhinderte unberechtigte Gebührenerhöhungen und eliminierte systemfremde Zahlungen. Die Automatisierung ersetzte zeitaufwändige manuelle Aufgaben und ermöglichte so eine bessere Kontrolle und geringere Compliance-Risiken. Die Entscheidung für die Lösung schuf einen nachhaltigen Rahmen für kontinuierliche Innovationen in der Rechtsabteilung, der bis heute anhält.
Die Entscheidungsgrundlage war, dass DiliTrust eine flexible Plattform bot, die in der Lage war, sich anzupassen und bestehende Prozesse nahtlos einzubinden.
Deputy General Counsel
Erfahren Sie mehr darüber, was DiliTrust für Sie tun kann, ob es um die Beschleunigung von Prozessen, Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder all das oben Genannte geht.