Das Redlining von Verträgen, auch Contract Redlining ist eine der ersten und wichtigsten Phasen des Vertragsmanagements. Die Bewertung risikobehafteter Klauseln und Unstimmigkeiten wurde früher manuell vorgenommen, aber wie viele andere juristische Aufgaben ändert sich auch dies.
Wichtige Einblicke
- Ziel von Contract Redlining ist es, klare Ziele und Rollen festzulegen und Risiken aufzuzeigen.
- Contract Redlining Software hilft Rechtsabteilungen, schneller zu arbeiten, und ist oft in Tools für das Vertragsmanagement integriert.
Die Redlining-Phase des Vertragsmanagements, die Überprüfung von Klauseln, die Nachverfolgung von Änderungen und das Aufzeigen von Unstimmigkeiten, war lange Zeit eine zeitraubende Belastung für die Rechtsteams. Mit dem wachsenden Vertragsvolumen steigen auch die Risiken und Verzögerungen. Software für das Redlining von Verträgen bietet eine praktische Lösung, oft als Teil eines Contract Lifecycle Managements (auch CLM-Plattform), die die Überprüfungen rationalisiert und den manuellen Arbeitsaufwand in einem integrierten Tool reduziert.
Was ist Contract Redlining?
Das Contract Redlining ist ein wesentlicher Bestandteil der Vertragsanalyse. Dabei handelt es sich um den Prozess der Überprüfung und Bearbeitung eines Vertrags durch Markierung von Änderungen und Hervorhebung wichtiger Anliegen und Bedingungen. Dieser entscheidende Schritt setzt den richtigen Ton, um sicherzustellen, dass Verträge klar, konform, fair und durchsetzbar sind.
Hauptziele des Contract Redlining
Unter den vielen Zielen des Contract Redlinings können wir einige allgemeine herausgreifen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass die Ziele immer von der Unternehmensgröße, der Branche und den strategischen Zielen abhängen.
Als Ergebnis des Redlining-Prozesses haben Vertragsmanager, Rechtsteams und andere beteiligte Abteilungen ein klares Verständnis der Vereinbarungen. Die nächsten Schritte können eine Vertragsredaktion beinhalten, um die Änderungen durchzusetzen, die allen Parteien in fairer Weise zugute kommen.
Beschränkungen des traditionellen Contract Redlining
Das Contract Redlining ist eine akribische Aufgabe, deren manuelle Bearbeitung extrem zeitaufwändig ist. Bei einem so wichtigen Schritt des Vertragsmanagements kann man sich nicht auf statische Dokumente verlassen, um Änderungen und Versionen zu verfolgen. Dies kann nicht nur zu erheblichen Verzögerungen führen, sondern aufgrund des Faktors menschlicher Fehler auch rechtliche Probleme nach sich ziehen. Veraltete Prozesse setzen Unternehmen einer Reihe von operativen Risiken aus.
Zeitaufwendige Überprüfungszyklen
Der manuelle Vergleich von Klauseln, insbesondere bei langen oder komplexen Dokumenten, ist langsam. Wenn schon kleinste Änderungen ein vollständiges Neulesen auslösen können, können die betrieblichen Folgen zu Verzögerungen bei der Unterzeichnung in anderen Abteilungen und Geschäftsbereichen führen. Letztlich kann dies auch zu finanziellen Verlusten führen.
Höhere Compliance-Risiken
Das kann jedem passieren: Sie haben ein und dasselbe Dokument so oft gelesen, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, Fehler zu erkennen. Wenn die Vertragsverwaltung nicht automatisiert ist, wird es schwieriger, den Überblick zu behalten, vor allem, wenn die Arbeitsbelastung hoch ist. Das Ziel des Contract Redlinings ist es schließlich, das Fehlen kritischer Klauseln oder Versionsverwirrungen zu vermeiden, die das Unternehmen vertraglichen Risiken aussetzen.
Zersplitterte Zusammenarbeit
Falsche Kommunikation und fehlende Abstimmung sind eine der häufigsten und schwierigsten Herausforderungen für Rechtsteams. An Verträgen sind viele Abteilungen beteiligt, z. B. die Finanz-, Rechts- und Vertriebsabteilung… Da die meisten Teams in Silos arbeiten, haben sie in der Regel keinen Einblick in die Beiträge der anderen Abteilungen. Dies führt zu wiederholten Überarbeitungen, langwierigen Verhandlungen und insgesamt zu Unklarheiten.
Höhere Betriebskosten
Verzögerungen beim Abschluss von Verträgen können sich auf den Zeitplan von Geschäften, die Umsatzrealisierung und die Zufriedenheit der Partner auswirken. Dies führt letztlich zu verzögerten Einnahmen für das Unternehmen und damit zu schlechteren Finanzergebnissen. Wenn das Arbeitsaufkommen hoch ist oder die Verträge eine spezielle Prüfung erfordern, muss unter Umständen ein externer Berater hinzugezogen werden, was sowohl Zeit als auch Kosten verursacht.
Contract Redlining Software als Lösung für diese Herausforderung
Als Reaktion auf diese Herausforderungen integrieren viele Unternehmen eine spezielle Software für das Contract Redlining in ihre CLM-Umgebung (Contract Lifecycle Management). Diese Tools dienen nicht nur der Nachverfolgung von Änderungen, sondern leiten den Überarbeitungsprozess aktiv.
Wichtige Merkmale für die richtige Wahl
Der Markt entwickelt sich zwar weiter, aber es gibt eine Reihe von Funktionen, die die führenden Tools in diesem Bereich auszeichnen:
Auf Vertragstypen zugeschnittene regelbasierte Playbooks
Das von Ihnen gewählte Tool muss die Erstellung von Vertragsablaufplänen ermöglichen. Das bedeutet einfach, dass interne Teams spezifische Vertragstypen und Regeln für jeden Typ einrichten können, damit die automatische Analyse Fehler und Unstimmigkeiten aufzeigt. Jedes Dokument, ob NDA, MSA oder Beschaffungsvertrag, kann anhand eines bestimmten Regelsatzes überprüft werden.
Automatisierte Risikoerkennung und -klassifizierung
Eine gute Software für das Contract Redlining hebt automatisch potenzielle Verbindlichkeiten mit visuellen Indikatoren hervor. Diese Indikatoren können z. B. Klauseln mit mittlerem Risiko gelb, Klauseln mit hohem Risiko rot usw. markieren. Dank dieser automatischen Funktion erhalten Rechtsteams und Vertragsmanager sofortige Einblicke in die vorzunehmenden Änderungen.
In-document-Empfehlungen
Anstatt einen separaten Bericht zu erstellen, können die vorgeschlagenen Änderungen direkt im Vertrag erscheinen, und zwar unter Verwendung nachverfolgter Änderungen oder eingebetteter Kommentare. Diese Funktion ist ein Muss für Rechtsteams, die ein hohes Arbeitsaufkommen zu bewältigen haben. Sie trägt dazu bei, den Kontextwechsel zu reduzieren und kann die Akzeptanz bei allen beteiligten Teams erleichtern.
Nahtlose Integrationen
Dies gilt für jede Implementierung eines LegalTech-Tools. Bei der Evaluierung potenzieller Anbieter ist es wichtig, alle verfügbaren Integrationen zu überprüfen. Microsoft Word und PDFs sind vielleicht die gängigsten, wenn es um die Vertragsverwaltung geht.
Diese Werkzeuge sind nicht auf die Rechtsabteilung beschränkt. Der Vertrieb, die Personalabteilung und die Beschaffungsabteilung können sie nutzen, um erste Überprüfungen auf der Grundlage von rechtlich anerkannten Standards durchzuführen. Die Vorteile einer Contract Redlining Software gelten für alle, denn sie beschleunigt die Fristen und bewahrt gleichzeitig die Qualität.
Die richtige Lösung führt zu den richtigen Ergebnissen
Wenn sie gut durchdacht implementiert wird, bietet die Contract Redlining Software mehr als nur Effizienz. Sie verändert die Art und Weise, wie andere Abteilungen die juristische Arbeit wahrnehmen, und positioniert die Rechtsabteilung als Enabler und nicht als Blockierer, ohne die Kontrolle zu beeinträchtigen.
Wichtigste Vorteile
Da Unternehmen mit immer komplexeren Verträgen konfrontiert werden, sollte die Vertragsprüfung kein Hindernis mehr sein. Das Hinzufügen einer Contract Redlining Software oder einer ähnlichen Funktion, wie z. B. Risikodetektoren, die in Ihr CLM eingebettet sind, ist ein strategischer Wendepunkt.
Jetzt die automatisierte KI Vertragsprüfung und Risikoanalyse in Aktion sehen
