Viele Rechtsabteilungen stehen vor einer ähnlichen Herausforderung: mit weniger Ressourcen mehr zu leisten und das in einem Umfeld, das mit der Zeit immer komplexer wird. Die externen Rechtsausgaben steigen weiter, während die Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Planbarkeit, Rechenschaftspflicht und Transparenz zunehmend wachsen. Entscheidungsfindung war schon immer Teil juristischer Arbeit, doch wie hat sie sich entwickelt, und wie sieht sie heute in der Praxis aus? Die Professionalisierung von Legal Operations ist eine direkte Antwort auf dieses Bedürfnis. Sie ist zu einer notwendigen Weiterentwicklung für Rechtsabteilungen geworden, die als glaubwürdige, strategische Partner des Unternehmens agieren wollen.
Anstatt zusätzliche Bürokratie oder Prozesse um ihrer selbst willen einzuführen, stellt die Professionalisierung strukturierte Entscheidungsfindung in den Mittelpunkt. Ziel ist es letztlich, wiederholbare und belastbare Arbeitsweisen zu etablieren, die es Rechtsabteilungen ermöglichen, zu skalieren, ohne Urteilsvermögen oder Kontrolle zu verlieren.
Der Wandel hin zur Professionalisierung in Legal Operations
Alles rund um bewusst gestaltete Modelle
Sich bei der Entscheidungsfindung auf informelle oder schlecht dokumentierte Prozesse zu verlassen, kann branchen-, rollen- und umgebungsübergreifend funktionieren, aber nur in kleinem Maßstab und in wenig regulierten Kontexten. Die Professionalisierung von Legal Operations beginnt dort, wo dieser Ansatz nicht mehr ausreicht, weil Skalierung ins Stocken gerät und Ergebnisse keinen echten Mehrwert mehr liefern. Die Professionalisierung der Rechtsfunktion bedeutet, zu bewusst gestalteten Operating Models überzugehen und das mit klar definierten Prozessen, Rollen und Erwartungen.
Dieser Wandel hat es Rechtsabteilungen ermöglicht, spürbare Verbesserungen zu erzielen, unter anderem durch die Fähigkeit:
Im Kern spiegelt die Professionalisierung die Notwendigkeit wider, einen effektiven Rahmen zu schaffen, der die Zusammenarbeit unterstützt, sowie klare Richtlinien, die eine einheitliche Entscheidungsfindung ermöglichen.
Wie jede andere Geschäftseinheit
Andere Geschäftsbereiche, wie das Finanzwesen oder der Einkauf, haben ähnliche Veränderungen durchlaufen. Auch Legal ist dieser Reifekurve gefolgt, und die Bemühungen zur Professionalisierung von Legal Operations spiegeln einen übergeordneten Trend wider: Rechtsabteilungen übernehmen betriebswirtschaftliche Disziplinen, ohne dabei ihre juristische Expertise zu verlieren.
Juristische Fachkräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Risikobewertung und der Beratung von Geschäftsleitung und Führungsteams. Ihr Einfluss ist direkt und erheblich, auch wenn er nicht immer vollständig anerkannt wird. Angesichts dieser Wirkung wird die Arbeit mit strukturierten Entscheidungsprozessen essenziell, wenn Legal Operations professionalisiert werden sollen.
Durch die Schaffung eines soliden Entscheidungsfindungsrahmens und die Kombination mit juristischem Fachwissen stellen die Rechtsabteilungen sicher, dass ihr Fachwissen konsistent und transparent angewendet wird.
Zentrale Säulen, die die Professionalisierung von Legal Operations geprägt haben
Die Rechtsabteilung legt von Natur aus Wert auf Struktur und Ordnung, doch die eigentliche Herausforderung besteht darin, dies unter äußerem Druck konsequent umzusetzen, sei es aufgrund hoher Arbeitsbelastung, begrenzter Ressourcen oder knapper Fristen. Vor diesem Hintergrund haben mehrere Schlüsselelemente die Art und Weise geprägt, wie Rechtsteams heute an die Entscheidungsfindung herangehen.
Struktur als Treiber von Geschwindigkeit und Qualität
Entgegen weit verbreiteter Annahmen verlangsamt Struktur Rechtsabteilungen nicht. Im Gegenteil: Sie beschleunigt Entscheidungen und führt schneller zu Ergebnissen. Struktur bedeutet, klare Regeln, Kriterien und Leitlinien für reale juristische Arbeitssituationen festzulegen, etwa bei der Auswahl einer externen Kanzlei oder bei der Positionierung zu einem sensiblen Thema.
Um Struktur aufzubauen, sollten Teams die richtigen Fragen stellen, zum Beispiel:
Insgesamt verringert die Strukturierung Verwirrung, unnötige Debatten und Nacharbeit.
Governance über Rechtsbeziehungen hinweg
Da viele Geschäftsentscheidungen von rechtlichen Empfehlungen abhängen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie der Energie- und Pharmaindustrie, sind klare Eigentumsverhältnisse und Verantwortlichkeiten unerlässlich.
Governance ist das Herzstück der Rechtsfunktion und ein wichtiger Pfeiler der Professionalisierung der Rechtsabteilung. Sie legt fest, wer unter welchen Umständen für Entscheidungen zuständig ist, ist aber ohne Struktur oft schwer zu erreichen.
Governance bei der Professionalisierung von Legal Operations zu priorisieren, schafft Klarheit selbst in komplexen Situationen, beispielsweise wenn ein Unternehmen mit einer behördlichen Untersuchung konfrontiert ist und gleichzeitig ein kritischer kommerzieller Vertrag verhandelt wird. In solchen Fällen müssen Entscheidungsbefugnisse und Eskalationswege eindeutig geregelt sein, um Verzögerungen oder Fehlabstimmungen zu vermeiden.
Transparenz als Grundlage für Vertrauen im gesamten Unternehmen
Transparenz ist entscheidend für die Professionalisierung von Legal Operations. Interne Stakeholder erwarten zunehmend, dass Rechtsabteilungen erklären, wie und warum Entscheidungen getroffen werden. Transparente Prozesse schaffen Vertrauen und Glaubwürdigkeit im Unternehmen und fördern eine bessere Zusammenarbeit mit externen Partnern.
Transparenz bei den Bemühungen um eine Professionalisierung von Legal Operations geht jedoch über die reine Kommunikation hinaus. Es bedeutet, dass jeder Beteiligte, auch Dritte, die Gründe für Entscheidungen und die Funktionsweise von Prozessen versteht.
Letztlich stärkt Transparenz die interne Abstimmung und schafft die richtigen Voraussetzungen, um externe Partner effektiv in Projekte einzubinden.
Objektive Bewertung statt beziehungsgetriebener Entscheidungen
Beziehungen sind in der juristischen Arbeit nach wie vor wichtig, aber um die rechtlichen Abläufe zu professionalisieren, müssen die Rechtsteams diese Beziehungen durch eine objektive Bewertung ausgleichen. Es ist verlockend, sich auf Vertrautheit und etablierte Gewohnheiten zu verlassen, aber dies kann zu Verzerrungen führen, die die Leistung und Verbesserung bei externen Partnern, internen Stakeholdern und der Einführung von Technologien einschränken.
Eine objektive Bewertung bedeutet, dass im Vorfeld klare Geschäftsziele und Entscheidungskriterien festgelegt werden. Dieser Ansatz unterstützt die umfassenderen Bemühungen um eine Professionalisierung der Rechtsabteilung, indem er die Rechtsteams ermutigt, strategisch zu denken und Entscheidungen an den Prioritäten des Unternehmens und nicht an persönlichen Vorlieben auszurichten.
Praktische Anwendung des rechtlichen Entscheidungsrahmens
Auswahl neuer Technologien
Die Prinzipien von Struktur, Governance, Transparenz und objektiver Bewertung sind direkt anwendbar, wenn es um die Auswahl einer Legal-Tech-Software geht. Ohne diese Leitprinzipien besteht die Gefahr, dass Technologieentscheidungen von Dringlichkeit, individuellen Präferenzen oder Anbieter-Versprechen getrieben werden, statt von tatsächlichen operativen Anforderungen.
Um Legal Operations zu professionalisieren, wird die Auswahl einer Legal-Tool-Suite zu einer Governance-Entscheidung, nicht nur zu einer reinen Tool-Entscheidung. Rechtsabteilungen müssen vor dem Austausch mit Anbietern klar definieren, wer die Entscheidungsverantwortung trägt, welche Bewertungskriterien gelten und welche Erfolgskennzahlen maßgeblich sind.
Zu den praktischen Fragen, die eine strukturierte Entscheidungsfindung unterstützen, gehören:
Die Verwendung klarer Bewertungskriterien reduziert interne Diskussionen, vermeidet Over-Engineering und gewährleistet die Abstimmung zwischen Rechtsabteilung, IT und Unternehmen. Transparenz über den gesamten Prozess hinweg hilft internen Stakeholdern zu verstehen, warum eine bestimmte Lösung ausgewählt wurde. Gleichzeitig wird klar, wie diese Lösung die langfristigen Ziele unterstützt.
Auslagerung juristischer Unterstützung
Die Auslagerung juristischer Arbeit ist ein weiterer Bereich, in dem strukturierte Entscheidungsfindung den Unterschied zwischen guten und schlechten Entscheidungen ausmacht. Wenn die Arbeitsbelastung steigt oder intern Fachwissen fehlt, sollte die Entscheidung, auf externe Dienstleister zurückzugreifen, klar definierten Regeln folgen und nicht Zeitdruck oder Gewohnheit.
Um Legal Operations zu professionalisieren, müssen Rechtsabteilungen klare Auslöser und Prozesse für die Auslagerung festlegen, zum Beispiel:
Beispielsweise kann ein Rechtsteam, das plötzlich mit einer stark steigenden Anzahl regulatorischer Prüfungen konfrontiert ist, im Vorfeld festlegen, dass jeder Fall, der ein definiertes Risikoniveau oder einen bestimmten Zeitrahmen überschreitet, automatisch zur externen Unterstützung eskaliert wird. Dadurch werden kurzfristige Ad-hoc-Entscheidungen, uneinheitliche Anbieterauswahl und unklare Verantwortlichkeiten vermieden.
Durch die Anwendung der bereits erwähnten Governance- und Evaluierungsprinzipien stellen die Rechtsteams sicher, dass die externe juristische Unterstützung die internen Prioritäten unterstützt, die Konsistenz aufrechterhält und einen messbaren Wert liefert, anstatt einfach nur überflüssige Arbeit zu absorbieren.
