Von den Rechtsanwälten in der Private-Equity-Branche, egal ob intern oder extern, wird erwartet, dass sie auf Anfrage präzise, prüfungsreife Antworten geben. Die Herausforderung besteht darin, dass es sich um eine ständige Anforderung handelt, die mit zunehmender juristischer Arbeit einhergeht und bei der Fehler nicht verziehen werden.
Doch in vielen Unternehmen ist die rechtliche Architektur hinter den Kulissen eher reaktiv als proaktiv. Warum ist das so? Weil sich einige PE-Firmen immer noch zu sehr auf Excellisten verlassen, mit verstreuten Unterlagen hantieren und zwischen verschiedenen Vertragsversionen hin- und herpendeln usw. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Side Letter in Kisten leben, Fristen in verschiedenen Excel-Dateien protokolliert werden… Abgesehen von der administrativen Ermüdung führt dies auch zu einem höheren Risiko.
Die Aufsplitterung der rechtlichen Unterlagen verzögert nicht nur Prüfungen, sondern überrascht die Teams auch, wenn Aufsichtsbehörden oder LPs Informationen anfordern. Die Vernachlässigung einer einzigen Verpflichtung kann zu Rufschädigung, Spannungen mit Investoren oder, schlimmer noch, zu einer behördlichen Prüfung in mehreren Rechtsordnungen führen.
Niemand ist für das Thema Audit zuständig, bis es zu spät ist
Juristische Funktionen haben in der Vergangenheit im Hintergrund von Private Equity gearbeitet. Das ändert sich jedoch in dem Maße, wie sich das PE-Umfeld entwickelt. Die Fondsstrukturen werden immer komplexer, man denke nur an Continuation Funds oder konfliktträchtige Nebenabreden wie MFNs. Die Prüfung ist aggressiver denn je, und von den Rechtsberatern der Fonds und der Private-Equity-Gesellschaften wird erwartet, dass sie Prüfungsverzögerungen vorbeugen, den Status der Einhaltung von Vorschriften überprüfen und die Einreichungen für eine wachsende Zahl von Portfoliounternehmen und -einheiten koordinieren.
Herausforderungen bestehen nicht in der Fähigkeit, sondern in der Architektur des Systems. Die meisten Rechtsabteilungen können die richtigen Fragen beantworten. Das Problem ist, dass, wenn diese Antworten über lokale Anwälte, GPs, PDFs und Tabellenkalkulationen verteilt sind, die Zusammenstellung des vollständigen Bildes Stunden oder sogar Tage der Rekonstruktion erfordert. Unnötig zu erwähnen, dass sich diese Zeit nur wenige Führungskräfte in der Rechtsabteilung leisten können.
Die Rolle des externen Rechtsanwalts
Externe Rechtsanwälte sind häufig die erste Anlaufstelle für Private-Equity-Fonds. Das gilt besonders bei Fusionen und Übernahmen, der Einreichung regulatorischer Anträge oder komplexen Transaktionen über verschiedene Rechtssysteme hinweg. Doch ihre Rolle bei der Aufrechterhaltung der Prüfungsbereitschaft wird immer wichtiger.
Erstklassige Kanzleien unterstützen inzwischen aktiv die Zentralisierung von Rechtsangelegenheiten. Sie strukturieren Vorlagen, synchronisieren ihre Ergebnisse mit Kundenplattformen und verfolgen Verpflichtungen auch nach dem Abschluss weiter. Anstelle von Dokumentenbündeln liefern sie strukturierte Daten, Entity-Logs, Fristenregister und vorausgefüllte Compliance-Kalender. Und sie tun dies in einem Format, das mit der Arbeitsweise der internen Rechtsabteilungen im gesamten Portfolio übereinstimmt.
Ein solches Maß an Integration zwischen internen und externen Beratern ist nicht mehr erstrebenswert. Sie wird zunehmend zum Standard bei Fonds, die sich auf Börsengänge vorbereiten, Portfolios mit mehreren Rechtsordnungen verwalten oder sich mit rechtlichen Rahmenbedingungen wie DORA auseinandersetzen. Koordination, nicht Fragmentierung, ist der neue Maßstab für juristische Bereitschaft.
Ein strategischer Fall für die Zentralisierung
Einige Kanzleien haben begonnen, umzuschwenken. Rechtsabteilungen bauen jetzt zentrale Systeme auf, die als einzige Quelle der Wahrheit im Bereich Recht dienen. In einem solchen System werden wichtige Informationen wie Governance-Aufzeichnungen, Nebenabreden, Ablageprotokolle und sogar Genehmigungen des Vorstands in einer Umgebung gespeichert. Mit dem richtigen Legal Tech-Stack können diese Systeme nicht mit einfachen Datenräumen verglichen werden. Denn sie müssen als operative Systeme betrachtet werden, die darauf ausgelegt sind, Verpflichtungen aufzudecken, Unstimmigkeiten aufzudecken und bei Bedarf prüfungsreife Unterlagen zu erstellen.
Dadurch ändert sich die Haltung und Wahrnehmung der Rechtsabteilung in der Private-Equity-Branche völlig. Fondsberater und Private-Equity-Rechtsanwälte werden zu beratenden Partnern, die die Governance auf Fondsebene sicherstellen und Risiken minimieren, sie werden zu wichtigen Geschäftspartnern.
Wie diese Entwicklung unterstützt wird
Das ultimative Ziel sollte es sein, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das „Echtzeit-Audit-ready“ ist. Um dies zu erreichen, müssen die Rechtsberater der Fonds und der Private-Equity-Gesellschaften auf eine Verlagerung der Verantwortlichkeiten und Prozesse drängen. Schließlich geht es nicht nur um die Digitalisierung von Papierkram, sondern auch um den Aufbau von Arbeitsabläufen, Warnsystemen und eine klare Definition der Zuständigkeiten.
Interne Rechtsabteilungen sollten: frühzeitige Prüfungsparameter festlegen, einschließlich der Frage, was zu melden ist, von wem und in welchem Format.
Externe Anwälte sollten: sich an diesen Standards orientieren und in Übereinstimmung mit dem fondsinternen System der Aufzeichnungen arbeiten.
Zentralisierung ist nicht nur eine technische Frage, sondern auch eine Frage der Governance. Ohne eine Einigung darüber, wer Eigentümer der juristischen Daten ist, wie oft sie aktualisiert werden und wie die Prüfprotokolle geführt werden, bleibt das rechtliche Risiko bestehen. Unternehmen, die strukturierte Rechtssysteme einführen, berichten von messbaren Vorteilen:
Es versteht sich von selbst, dass die Rolle der KI in der Private-Equity-Branche auch die Art und Weise verändert, wie Fondsberater und externe Anwälte ihre Aufgaben erledigen. Integrierte KI-Plattformen bieten sichere und effiziente Lösungen, um Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Compliance im Mittelpunkt aller Aktivitäten zu halten.
Auf dem Weg zu einer intelligenteren Rechtsgrundlage für den Fonds
Wie in vielen anderen Fällen geht es auch für Rechtsanwälte in der PE-Branche beim Übergang vom operativen und informativen zum Geschäftspartner um die Kontrolle der Darstellung. Wenn Rechtsberater mit Gewissheit sprechen und nachweisen, dass die Governance-Verfahren eingehalten, die Verpflichtungen erfüllt und die Einreichungen aufgezeichnet werden, gewinnen sie innerhalb des Fonds an Autorität.
Dieser Wandel kommt dem Fonds auf allen Ebenen zugute. Die Managing Partner gewinnen Vertrauen in die Governance-Protokolle. Investitionsausschüsse gewinnen Klarheit über strukturelle Risiken. Investor Relations gewinnen an Glaubwürdigkeit bei LPs. Und die Rechtsabteilungen, sowohl die internen als auch die externen, gewinnen die Zeit und die Instrumente zurück, die sie benötigen, um sich auf wichtige rechtliche Angelegenheiten zu konzentrieren.
Prüfungsbereitschaft ist kein punktuelles Ziel, sondern eine Fähigkeit. Und für Rechtsanwälte in der Private-Equity-Branche wird sie zu einer der sichtbarsten Messgrößen für den Wert.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre juristischen Daten. Stärken Sie Ihr Team, stellen Sie die Aufsichtsbehörden zufrieden und gewinnen Sie das Vertrauen der Anleger.
