In der Pharmaindustrie ist Procurement das Bindeglied zwischen Forschung, Herstellung und Patientensicherheit. Jede Einkaufsentscheidung hat reale Auswirkungen auf die Projektfristen, die Produktqualität und die Compliance. Darüber hinaus können alle Einkaufsentscheidungen auch Konsequenzen für die Endverbraucher haben.
Eines der Schlüsselelemente von diesen Prozessen ist das Vertragsmanagement. Ob es sich um Lieferantenbeziehungen, Vereinbarungen oder anderes handelt, es stellt sicher, dass die Beschaffung von Anfang bis Ende effizient, ethisch korrekt und transparent abläuft.
Was bedeutet Procurement in der Pharmaindustrie?
Procurement in der Pharmaindustrie umfasst den Prozess der Beschaffung von Arzneimitteln, Rohstoffen und wichtigen Geräten, die in der Forschung, Entwicklung und Produktion verwendet werden. Procurement- und Supply-Chain-Manager beschränken sich nicht nur auf die Bestellung von Lieferungen. Ihre Rolle erstreckt sich auch auf die Bewertung von Lieferanten, die Leistungsüberwachung und natürlich die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards.
Anders als der typische Einkauf in Unternehmen funktioniert die Beschaffung in der Pharmabranche in einem Umfeld, das durch die Compliance bestimmt wird. Vorschriften wie die Gute Herstellungspraxis (GMP) und die Gute Vertriebspraxis (GDP) (alle Teil der allgemeinen GxP-Richtlinien) regeln, wie Produkte gehandhabt und gelagert werden. Behörden wie die U.S. Food and Drug Administration (FDA), die European Medicines Agency (EMA) und die Weltgesundheitsorganisation (WHO) legen strenge Regeln fest, die die Einkaufsteams befolgen müssen, um die Produktintegrität zu gewährleisten.
Auf den globalen Märkten passt sich der Einkauf von Arzneimitteln an die regionalen Vorschriften an, dient aber einem einzigen Zweck: der Aufrechterhaltung einer transparenten, rückverfolgbaren und ethischen Supply Chain. Ganz gleich, ob es um die Verwaltung von Rohstoffen in Europa oder die Koordination von Lieferanten in Schwellenländern geht, Einkaufsexperten in der Pharmaindustrie müssen ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Patientensicherheit herstellen.
Wenn Verträge eintreffen
Wie bereits erwähnt, sind Verträge einer der wichtigsten Punkte für Einkaufs- und Supply Chain Manager im Pharmasektor. Sie kommen in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Produkts oder Projekts zum Tragen, darunter auch in den unten aufgeführten:
Auswahl der Lieferanten: Die Grundlagen für Vertrauen
Die Auswahl von Lieferanten ist eine der strategischsten Phasen im Einkauf bzw. Procurement in Pharma. Die Wahl des richtigen Partners geht über den Vergleich von Angeboten hinaus. Es geht um die Bewertung der Zuverlässigkeit, der Einhaltung von Vorschriften, der Nachhaltigkeitspraktiken und der Fähigkeit, auch unter Druck eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Starke Lieferantenpartnerschaften fördern die Stabilität und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens, und um dies zu erreichen, ist ein gut dokumentierter und kommentierter Vertrag unerlässlich. Verträge bilden die Grundlage für Vertrauen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick darüber zu behalten, was festgelegt oder geändert wurde, und dafür zu sorgen, dass die Lieferanten voll in den Prozess einbezogen werden. Um diesen Schritt zu unterstützen, tragen Vertragsmanagement-Tools zu einer reibungslosen Zusammenarbeit bei, auch mit externen Parteien.
Vertragsverhandlungen: Von den Erwartungen zum Handeln
Sobald die Lieferanten gefunden sind, wird die Planung durch Vertragsverhandlungen in die Realität umgesetzt. Beim Einkauf von Arzneimitteln legen diese Vereinbarungen die Erwartungen genau fest: Liefertermine, Leistungsindikatoren, Vertraulichkeitsklauseln und Qualitätsstandards. Sie legen auch Verfahren für den Umgang mit Rückrufen, Engpässen oder Qualitätsproblemen fest. Klare Verträge schützen beide Parteien und stärken die Verantwortlichkeit in der gesamten Supply Chain.
Kontinuierliche Überwachung: Die Rechenschaftspflicht lebendig halten
Wie Sie vielleicht wissen, ist der Vertrag selbst nicht das Ende der Reise. Vielmehr ist dies erst der Anfang, an dem die kontinuierliche Überwachung beginnt. Einkaufsteams in der Pharmaindustrie müssen regelmäßig die Leistung der Lieferanten überprüfen, Aufzeichnungen auditieren und sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Eine kontinuierliche Überwachung hält die Beziehungen aufrecht, vermeidet Lieferunterbrechungen und bewahrt die Produktqualität. All dies kann durch digitale Lösungen erleichtert werden, die manuelle Überprüfungen vermeiden und sogar Risiken erkennen können, bevor sie tatsächlich zu einem Problem werden.
Warum Vertragsmanagement Procurement in der Pharmaindustrie erleichtert
Mehr Transparenz in der Supply Chain
Vertragsmanagement schafft Transparenz in allen Phasen des Einkaufs. Durch eine klare Dokumentation erhalten Unternehmen Einblick in die Leistung der Lieferanten, die Preisgestaltung und die Einhaltung von Vorschriften. Transparenz reduziert Missverständnisse, stärkt das Vertrauen und verhindert kostspielige Compliance-Verstöße.
Ein sauberer Prüfpfad
Unternehmen in diesem Bereich werden regelmäßig geprüft, und jeder Schritt der Arzneimittelbeschaffung muss nachvollziehbar sein. In einem strukturierten Vertragsmanagementprozess werden detaillierte Aufzeichnungen über Entscheidungen, Genehmigungen und Mitteilungen geführt. Dieser organisierte Prüfpfad unterstützt sowohl die interne Verwaltung als auch externe Inspektionen mit Vertrauen und Klarheit.
Compliance
Die Einhaltung von Vorschriften ist beim Einkauf von Arzneimitteln nicht verhandelbar. Das Vertragsmanagement vereinfacht dies, indem es die Dokumentation organisiert, Erinnerungen für die Erneuerung der Zertifizierung automatisiert und sicherstellt, dass jeder Lieferant die lokalen und internationalen Standards erfüllt. Das Ergebnis sind reibungslosere Audits, weniger Verzögerungen und eine höhere Gesamtintegrität in der Supply Chain.
Mit einem CLM einen Schritt voraus sein
Ein effizientes Procurement und Vertragsmanagement in der Pharmabranche ist mehr als nur eine Rationalisierung der Abläufe. Sie schützen Patienten, stärken die Verantwortlichkeit des Unternehmens und sichern das Vertrauen der Öffentlichkeit.
Procurement- und Supply Chain Spezialisten in der Branche nutzen zunehmend digitale Tools zur Unterstützung von Vertragsmanagementaufgaben. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern stellt auch sicher, dass alles, was dokumentiert, nachverfolgt und geprüft werden muss, genau und in Echtzeit erledigt wird.
