Der Legal Operations Officer, auch Legal Ops genannt, ist in vielen Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien zu einer Schlüsselposition geworden.
In den USA gibt es diese Berufsgruppe seit etwa 20 Jahren. Sie vereinfacht und organisiert rechtliche Prozesse, um u. a. mit den veränderten Arbeitsmethoden und den Erwartungen der internen Kunden eines Unternehmens Schritt zu halten.
Dieser Artikel ist Teil einer Reihe von Entschlüsselungsartikeln über die verschiedenen Berufe, die Legaltech ausmachen.
Der Legal Operations Officer, wer ist das?
Da er in der Rechtsabteilung arbeitet, mit der er zu zweit zusammenarbeitet, ist er auch im Herzen der Operationen in allen Abteilungen präsent, um die Compliance zu gewährleisten. Dies geschieht mithilfe der richtigen Prozesse und Tools. Auf diese Weise hilft er den Mitarbeitern, sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, indem er das Recht verständlich und in ihren täglichen Aufgaben anwendbar macht.
Dieser Beruf hat sich in Frankreich nach und nach durchgesetzt, vor allem in großen Konzernen, aber nicht nur dort. In den letzten zehn Jahren hat sich die Rolle der Rechtsabteilung erweitert und sie hat nicht mehr genug Zeit, um alle ihre Aufgaben zu erfüllen. Neue Vorschriften wie das Sapin-2-Gesetz, die DSGVO oder auch CSR-Verpflichtungen haben ihren Aktionsradius erweitert. Der Legal Operation Officer kommt, wenn schon nicht zu ihrer Rettung, so doch zumindest dazu, sie bei diesen Fragen zu unterstützen und mit den verschiedenen Abteilungen in Kontakt zu treten.
Der Legal Ops ist somit derjenige, sich darum kümmert:
- Die Software auszuwählen, die am ehesten geeignet ist, die Rechtsgeschäfte zu erleichtern.
- Den gesamten Teil der Veränderungssteuerung bei der digitalen Transformation der Rechtsabteilung.
- Der Kontrolle der Betriebsausgaben.
- Die Evangelisierung der Rechtskultur.
So sehr, dass die Aufgaben des Legal Operations Officer sowohl die rechtliche als auch die finanzielle und digitale Seite umfassen.
Welche Ausbildung muss man absolvieren, um Legal Operations Officer zu werden?
Wie bei vielen Stellen, die in den letzten Jahren aus den USA gekommen sind, gibt es nicht unbedingt einen Abschluss, der alle Merkmale des CLOO-Berufs umfasst.
So dass zu den Profilen, die eine Karriere in diesem Bereich beginnen können, insbesondere Wirtschaftsingenieure, hochrangige Berater oder auch eher finanzorientierte Profile sowie Juristen mit einem technisch und operativ orientierten Profil gehören.
Wie lautet die Stellenbeschreibung für Legal Ops?
Je nach Unternehmen können die Erwartungen unterschiedlich sein, da es sich um einen Querschnittsberuf handelt, aber hier sind die wichtigsten Merkmale, um eine Stellenbeschreibung zu entwerfen:
- Jobtitel: Legal Operations Officer
- Position in der Organisation: der Rechtsabteilung zugeordnet
- Hauptaufgaben: Unterstützung des Leiters der Rechtsabteilung bei den in den Abteilungen einzuführenden Maßnahmen durch die Durchführung von Veränderungen in den rechtlichen Prozessen; Auswahl und praktische Anwendung von Software; Kontrolle der Betriebsausgaben…
- Interne und externe Beziehungen: Verbindung zu allen internen Abteilungen/Kunden und zu den Anwaltskanzleien, die das Unternehmen vertreten.
- Arbeitsbedingungen und -ort: Der Legal Operations Officer ist in die Rechtsabteilung integriert und muss zur Umsetzung der Prozesse auch in anderen Abteilungen arbeiten.
- Fach-, Verhaltens-, Management- und bereichsübergreifende Kompetenzen: Teamgeist und Führungsqualitäten, Genauigkeit, Vielseitigkeit, Proaktivität, Spezialist für digitale Tools, Kommunikationsfähigkeit, Zuhören und Einfühlungsvermögen, um das Recht verständlich zu machen. Fließendes Englisch.
- Erforderliche Berufserfahrung: Im Bereich Business Engineering, Finanzen, Wirtschaftsrecht
- Ausbildungen / Diplome: Master – Jurist Legal Operations & Transformation, Universitätsdiplom Digitale Transformation des Rechts & Legaltech
Das Gehalt des Legal Operations Officer
Das Gehalt eines Legal Operations Officer hängt von der Größe des Unternehmens und dem Spektrum der Aufgaben ab, die ihm anvertraut werden. Da es sich um eine begehrte Position handelt, die jedoch nur mit Erfahrung in bereichsübergreifenden Bereichen besetzt werden kann, kann ein CLOO in einem großen Konzern mit etwa 80 T€ pro Jahr rechnen. Ein kleineres Unternehmen bietet ihm eher 50 bis 55 T€ pro Jahr.
Juniorprofile können mit diesem Schwerpunkt in die Rechtsabteilung einsteigen, für ein Gehalt von annähernd 35K€/Jahr und sich schrittweise zum Legal Ops entwickeln.
Software für Legal Ops
Legal Operations Officer stehen bei Innovationen im Bereich digitaler Tools, die mit ihrem Kerngeschäft zu tun haben, in der ersten Reihe. Dabei vertrauen sie auf die Legal Tech-Akteure, die meist SaaS-Software anbieten, bei der neben der Automatisierung zeitraubender Aufgaben auch Sicherheit und Datenschutz unumgänglich sind. Dazu gehören unter anderem:
- Software zur Verwaltung von juristischen Personen, die darauf abzielt, rechtliche und finanzielle Verfahren zu vereinfachen und die Einhaltung von Vorschriften aufrechtzuerhalten
- Digitalisierung von Hauptversammlungen, um die Erstellung von Dokumenten und den Online-Versand von Einladungen zu automatisieren
- Die Überwachung von Tochtergesellschaften und Einheiten
- Virtuelle Räume zur Zentralisierung vertraulicher Dokumente und des Austauschs zwischen den Beteiligten
- Die elektronische Signatur zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen und zur Zertifizierung von Dokumenten in Rekordzeit, ohne Sicherheitsrisiken. Dadurch wird das Geschäft beschleunigt, während gleichzeitig die nationalen und internationalen Gesetze eingehalten werden, also eine der Grundlagen der Legal Ops in ihrer Rolle als Verfahrensvereinfacher. Dies macht Hyperlex und seinen Partner HelloSign zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Legal Ops.
Als Hüter des reibungslosen Ablaufs der Rechtsgeschäfte in einem Unternehmen muss das Legal Office Operations buchstäblich alle Mitarbeiter mit ins Boot holen. Seine Rolle betrifft also sowohl die Unternehmensstrategie als auch die Steuerung von Veränderungen.
In dieser Hinsicht stellen Lösungen wie die elektronische Signatur eine Entwicklung dar, deren Ergebnisse in Bezug auf Zeitersparnis und Produktivität sofort greifbar sind.
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