Ein Legal Hold gehört heute zu den wichtigsten Maßnahmen, um Unternehmen im Fall drohender oder laufender Rechtsstreitigkeiten abzusichern. Der strukturierte Prozess stellt sicher, dass relevante Dokumente und Daten nicht gelöscht, verändert oder übersehen werden. So lassen sich gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen, Beweismittel sichern und rechtliche Risiken wirksam reduzieren.
Was ist ein Legal Hold (Litigation Hold)?
Ein Legal Hold ist eine interne Anweisung innerhalb eines Unternehmens, bestimmte Daten und Dokumente nicht zu löschen oder zu verändern, weil sie für ein laufendes oder erwartetes rechtliches Verfahren relevant sein könnten.
Legal Hold Definition
Normalerweise unterliegen Unternehmensdaten automatischen Löschfristen oder Archivierungsregeln. Wird jedoch ein Legal Hold aktiviert, werden diese Routinen temporär ausgesetzt. Alle relevanten Informationen müssen erhalten bleiben, damit sie später als Beweismittel genutzt werden können.
Typische Auslöser sind:
Ein Legal Hold stellt sicher, dass ein Unternehmen seiner Beweis- und Aufbewahrungspflicht nachkommt.
Obwohl der Begriff „Legal Hold“ ursprünglich aus dem US-amerikanischen Recht (Pre-Trial Discovery) stammt, ist das Konzept für deutsche Unternehmen ebenso kritisch. Hierzulande ist die Beweissicherung vor allem im Rahmen der Zivilprozessordnung (ZPO) sowie bei der Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) relevant. Die Maßnahme stellt sicher, dass Unternehmen ihren prozessualen Mitwirkungspflichten nachkommen und keine Sanktionen wegen Beweisvereitelung riskieren.
Unterschied zwischen Legal Hold und Litigation Hold
In der Praxis werden die Begriffe Legal Hold und Litigation Hold häufig synonym verwendet. Dennoch gibt es einen kleinen Unterschied im Fokus der beiden Begriffe.
| KRITERIUM | LEGAL HOLD | LITIGATION HOLD |
|---|---|---|
| Bedeutung | Oberbegriff für Maßnahmen zur Sicherung relevanter Daten bei rechtlichen Angelegenheiten | Spezifische Form des Legal Hold im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren |
| Anwendungsbereich | Breiter: auch bei Compliance-Prüfungen oder behördlichen Untersuchungen | Enger: hauptsächlich bei laufenden oder erwarteten Gerichtsverfahren |
| Ziel | Sicherstellung, dass relevante Daten nicht gelöscht oder verändert werden | Schutz von Beweismitteln für ein konkretes Verfahren |
Kurz gesagt: Ein Litigation Hold ist eine spezielle Form des Legal Hold, die direkt mit einem Gerichtsverfahren verbunden ist.
Was ist eine Legal Hold Notice?
Eine Legal Hold Notice ist die offizielle Mitteilung, mit der ein Legal Hold innerhalb eines Unternehmens gestartet wird.
Diese Nachricht informiert Mitarbeiter darüber, dass bestimmte Daten nicht gelöscht oder verändert werden dürfen, weil sie möglicherweise für ein rechtliches Verfahren relevant sind.
Es enthält in der Regel:
Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, welche Informationen geschützt werden müssen.
Wer stellt eine Legal Hold Notice aus?
In den meisten Unternehmen wird eine Legal Hold Notice von der Rechtsabteilung erstellt und versendet.
Typische Verantwortliche sind:
Oft arbeitet die Rechtsabteilung dabei eng mit der IT-Abteilung zusammen, da technische Maßnahmen erforderlich sind, um Daten sicher zu speichern.
Wer erhält eine Litigation Hold Notice?
Die Empfänger einer Litigation Hold Notice sind alle Personen innerhalb der Organisation, die möglicherweise über relevante Informationen verfügen. Führungskräfte, IT-Administratoren, Projektmanager und Mitarbeiter mit direktem Bezug zum Streitgegenstand erhalten ebenfalls eine Notice. Auch ehemalige Mitarbeiter oder externe Dienstleister können betroffen sein, wenn sie Zugang zu relevanten Daten hatten.
Wann ist ein Legal Hold notwendig?
Ein Legal Hold wird erforderlich, sobald ein Unternehmen vernünftigerweise mit einem Rechtsstreit rechnen muss oder von behördlichen Ermittlungen Kenntnis erhält. Die Auslöser können vielfältig sein: Kündigungsschutzklagen, Patentstreitigkeiten, kartellrechtliche Untersuchungen oder Compliance-Verstöße. Bereits die glaubhafte Androhung rechtlicher Schritte oder der Erhalt einer behördlichen Anfrage können einen Legal Hold auslösen.
Analysen von ComplexDiscovery belegen, dass die rasant wachsenden digitalen Datenmengen Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen im eDiscovery- und Datenaufbewahrungsprozess stellen. Ein professionelles Legal-Hold-Verfahren ist daher kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine geschäftskritische Notwendigkeit.
Die wichtigsten Schritte im Legal-Hold-Prozess
Ein strukturierter Legal-Hold-Prozess besteht aus mehreren klar definierten Phasen. Diese helfen Unternehmen, Daten systematisch zu sichern und ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Identifikation relevanter Daten und Dokumente
Der erste Schritt besteht darin, potenziell relevante Informationen zu identifizieren. Dies erfordert eine systematische Analyse aller potenziell relevanten Datenquellen, einschließlich E-Mails, Verträge, Geschäftskorrespondenz, elektronische Dateien und physische Dokumente.
Benachrichtigung der betroffenen Mitarbeiter
Nachdem relevante Datenquellen identifiziert wurden, müssen die entsprechenden Mitarbeiter informiert werden.
Die Legal Hold Notice enthält klare Anweisungen, etwa:
Viele Unternehmen verlangen außerdem eine Bestätigung der Kenntnisnahme, um den Prozess nachvollziehbar zu dokumentieren.
Sicherung und Aufbewahrung der Daten
Die identifizierten Daten müssen umgehend gesichert und vor Veränderung oder Löschung geschützt werden. Dies umfasst die Deaktivierung automatischer Löschroutinen, die Erstellung von Backup-Kopien und die Implementierung von Zugriffskontrollen. Elektronische Daten sollten in ihrer ursprünglichen Form mit allen Metadaten erhalten bleiben.
Überwachung und Dokumentation des Legal Hold
Ein Legal Hold ist kein einmaliger Prozess, sondern muss kontinuierlich überwacht werden.
Dabei wird dokumentiert:
Eine lückenlose Dokumentation ist entscheidend, falls der Prozess später vor Gericht überprüft wird.
Aufhebung des Legal Holds
Sobald das Verfahren abgeschlossen ist oder keine rechtliche Verpflichtung mehr besteht, kann der Legal Hold aufgehoben werden. Dieser Schritt wird als Legal Hold Release (Aufhebung der Sperre) bezeichnet. Damit endet der Sonderstatus der Daten, und die regulären Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien treten wieder in Kraft.
Herausforderungen beim Legal Hold Management
Viele Unternehmen unterschätzen die organisatorischen und technischen Herausforderungen eines Legal Hold.
Legal Hold Software
Moderne Legal Hold Plattformen automatisieren und vereinfachen den gesamten Aufbewahrungsprozess erheblich.
Diese spezialisierten Software-Lösungen bieten zentrale Verwaltungsfunktionen für die Erstellung und Verteilung von Legal Hold Notices, das Tracking von Empfangsbestätigungen und die Überwachung der Compliance. Automatische Erinnerungen, Eskalationsmechanismen und umfassende Reporting-Funktionen reduzieren manuelle Aufwände und minimieren Fehlerquellen.
Legal Hold effizient verwalten mit DiliTrust Matter Management
Ein strukturierter Legal-Hold-Prozess wird deutlich einfacher, wenn Unternehmen eine zentrale Plattform für ihre juristischen Vorgänge nutzen. Genau hier setzt DiliTrust Matter Management an.
Die Lösung ist Teil der DiliTrust Suite und unterstützt Rechtsabteilungen dabei, rechtliche Vorgänge, Dokumente und Aufgaben an einem zentralen Ort zu verwalten.
Für das Legal Hold Management bietet die Plattform unter anderem:
Durch diese strukturierte Verwaltung können Rechtsabteilungen Legal Holds effizient organisieren, Prozesse besser dokumentieren und Compliance-Risiken reduzieren.
