Einleitung
Change Management ist seit langem Teil des Unternehmenslebens. Jede Abteilung ist damit konfrontiert, ob in der Finanz-, Personal- oder Rechtsabteilung. Normalerweise kommt es ins Spiel, wenn ein neues Tool oder eine neuer Prozess eingeführt wird. KI Change Management ist jedoch anders.
Für Rechtsabteilungen hat die KI die tägliche Arbeit bereits verändert. Die Recherche ist schneller, die Erstellung von Entwürfen effizienter und die Vertragsprüfung schneller. Dennoch tun sich viele Teams immer noch schwer, diese Tools vollständig zu übernehmen. Dies wird oft auf einen Mangel an digitaler Bereitschaft zurückgeführt, aber in der Praxis ist das Problem häufiger das Fehlen einer strukturierten KI-Change Management-Strategie.
Hier zeigt sich eine entscheidende Lücke. Die Einführung von KI ist kein einmaliges Ereignis. Die heute verfügbaren Tools werden sich ständig weiterentwickeln. Rechtsabteilungen, die nicht in das KI Change Management investieren, laufen Gefahr, mit jeder neuen Welle der Technologie vor denselben Herausforderungen zu stehen.
KI entwickelt sich schnell. Die Menschen brauchen Unterstützung, um mitzukommen.
Warum herkömmliche Change Management Modelle bei KI versagen
Eine der gängigsten Methoden für das Change Management ist der „Wasserfall-Ansatz“. Dieser folgt einer linearen Struktur, bei der jede Phase eines Projekts im Voraus geplant wird und abgeschlossen sein muss, bevor man zur nächsten übergehen kann. Das Modell bietet zwar Klarheit und Vorhersehbarkeit für die Beteiligten, aber seine Starrheit verlangsamt oft die Ausführung und schränkt die Anpassungsfähigkeit ein.
Agiles Change Management entstand in den 2000er Jahren als Antwort auf diese Einschränkungen. Es basiert auf Iterationen und häufigen Feedbackschleifen, oft in Form von Sprints, und ermöglicht eine schnellere Umsetzung und kontinuierliche Anpassung. Trotz der höheren Flexibilität im Vergleich zum Wasserfallmodell kann das Tempo jedoch so hoch sein, dass Nutzer die Veränderungen nicht vollständig nachvollziehen und nachhaltig übernehmen.
Die KI-Technologie zeigt die Grenzen beider Modelle auf. Im Gegensatz zu herkömmlicher Software entwickelt sich KI kontinuierlich weiter. Neue Funktionen, neue Anwendungsfälle und neue Arbeitsabläufe erscheinen in rasantem Tempo. Infolgedessen entwickeln die Nutzer eine kontinuierliche, dynamische Beziehung zu KI-gestützten Tools, anstatt einen endlichen Adoptionszyklus zu durchlaufen.
Gartner stellt fest, dass Bemühungen rund um KI Change Management oft zu sehr prozessorientiert sind. Der Erfolg wird an der Erledigung von Aufgaben und nicht am Vertrauen der Benutzer gemessen, und das Training konzentriert sich auf die Funktionen und nicht auf das menschliche Urteilsvermögen. Dieser Ansatz kann kontraproduktiv sein, den Widerstand gegen Veränderungen erhöhen und die KI-Müdigkeit beschleunigen.
Wie also können Rechtsabteilungen KI wirklich übernehmen, wenn sie sich ständig weiterentwickelt? Wenn die Beherrschung einer Fähigkeit unmittelbar den Übergang zur nächsten erfordert, wird nicht mehr die einzelne Kompetenz, sondern der kontinuierliche Wandel selbst zur eigentlichen Herausforderung.
Humanorientiertes KI Change Management für Rechtsabteilungen
Effektives KI Change Management für Rechtsabteilungen beginnt mit einem Perspektivenwechsel. Der Erfolg kann nicht nur an Systemen, Ergebnissen oder Effizienzgewinnen gemessen werden. Der Mensch muss in den Mittelpunkt der Veränderung gestellt werden.
Viele Unternehmen verlassen sich bei der Bewertung der KI-Einführung auf prozessorientierte Messgrößen, wie z. B:
Diese Indikatoren sind nützlich, aber sie erfassen nicht, wie die Mitarbeiter den Wandel tatsächlich erleben.* Das auf den Menschen ausgerichtete KI Change Management geht über die Leistungskennzahlen hinaus, um das Vertrauen, die Zuversicht und das Urteilsvermögen bei der täglichen Arbeit zu verstehen.
Konzentration auf rechtliche Verantwortlichkeiten, nicht auf abstrakte Metriken
Wenn interne Rechtsabteilungen verstehen, wie eine KI-gestützte Lösung ihre tatsächlichen Aufgaben unterstützt, anstatt abstrakte Effizienzversprechen zu machen, wird die Akzeptanz wahrscheinlicher.
Dieser Ansatz erfordert auch, den wahren Wert der KI-Technologie hervorzuheben. Der wahre Wert liegt in den konkreten Auswirkungen, die KI auf die juristische Arbeit hat, und insbesondere in den strategischen und geschäftlichen Ergebnissen, die sie ermöglicht. Es ist ein bedeutender Unterschied, ob man sagt, dass KI die Bearbeitung von Verträgen in der Hälfte der Zeit ermöglicht, oder ob man erklärt, dass diese Zeitersparnis genutzt werden kann, um die Vertragsleistung zu verfolgen, potenzielle Einsparungen zu ermitteln, unerwünschte automatische Verlängerungen zu verhindern und letztlich bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen. Wenn man aufzeigt, wie die Einführung dieser Lösungen die Governance und die strategische Rolle der Rechtsabteilungen stärkt, ist es wahrscheinlicher, dass die Endnutzer dem Wandel gegenüber aufgeschlossener sind.
Konzentration auf realistische Ergebnisse, nicht auf überzogene Versprechungen
Veränderungen sind bereits eine Herausforderung. Die Einführung mehrerer Veränderungen auf einmal vergrößert diese Herausforderung nur noch. Eine zu schnelle Einführung von zu vielen Funktionen und Zielen ist kontraproduktiv und führt oft zu KI-Müdigkeit.
KI-Müdigkeit bezieht sich auf die negative Reaktion der Mitarbeiter auf Veränderungen. Laut Gartner² wird bis 2028 erwartet, dass mehr als die Hälfte der globalen Unternehmen KI-Müdigkeit als Haupthindernis für das Erreichen der erwarteten Rendite von KI-Initiativen ansehen. Die Fokussierung auf realistische Ergebnisse, sei es in Bezug auf Ziele, Fähigkeiten oder Funktionen, hilft Rechtsabteilungen, sich vertrauensvoller auf Veränderungen einzulassen. Realistische Ziele müssen Hand in Hand mit Transparenz gehen, einschließlich der offenen Anerkennung der Risiken und Unsicherheiten, die mit der Implementierung von KI-gestützten Lösungen verbunden sind.
3 Grundsätze im KI Change Management für Rechtsabteilungen
Aufbau interner rechtlicher Verantwortung
Die Einführung von KI kann nicht allein von IT- oder Innovationsteams gesteuert werden. Rechtsabteilungen brauchen eine klare interne Verantwortung für das KI Change Management, um die Anpassung an die rechtlichen Gegebenheiten und Prioritäten sicherzustellen.
Ein spezielles internes Rechtsteam oder ein ausgewiesener Jurist hilft dabei, die Strategie mit der täglichen juristischen Arbeit zu verbinden. Diese Rolle bewertet die Bereitschaft, priorisiert relevante Anwendungsfälle, unterstützt die Einführung und sammelt kontinuierlich Feedback. Vor allem aber schafft sie Kontinuität im Laufe der Zeit.
Das KI Change Management für Rechtsabteilungen ist kein Projekt mit einem festen Enddatum. Die Technologie entwickelt sich ständig weiter, so dass es sich um eine fortlaufende Fähigkeit und nicht um eine einmalige Initiative handelt. Wenn Juristen sehen, dass ihre Kollegen die Einführung aktiv mitgestalten, wächst das Vertrauen und der Widerstand nimmt ab.
Mit Klarheit kommunizieren
Das KI Change Management für Rechtsabteilungen erfordert daher mehr als isolierte Ankündigungen oder einmalige Aktualisierungen. Zu einer klaren Kommunikation gehört auch Transparenz, wie bereits in diesem Artikel dargelegt.
Eine klare und transparente Kommunikation erklärt, was sich ändert, warum es wichtig ist und wie es sich auf die tägliche juristische Arbeit auswirkt. Außerdem werden Erwartungen geweckt, indem klargestellt wird, was sich noch nicht ändern wird. Diese Grenzen tragen dazu bei, Unsicherheiten zu verringern und Vertrauen zu schaffen.
Konsistente Kommunikation macht Veränderungen vorhersehbar, und diese Vorhersehbarkeit stärkt das KI Change Management. Für Rechtsabteilungen bedeutet dies eine nachhaltige, langfristige Einführung von KI-gestützten Tools und Funktionen.
Anpassung an unterschiedliche Profile
Rechtsabteilungen sind nicht homogen. Die Zuständigkeiten unterscheiden sich von einer Rolle zur anderen, aber es gibt einen umfassenderen Faktor, der die Profile wirklich unterscheidet: der Grad der digitalen Bereitschaft, der sehr unterschiedlich sein kann.
Ein effektives KI Change Management für Rechtsabteilungen trägt dieser Vielfalt Rechnung. Roadmaps für die Einführung sollten unterschiedliche Ausgangspunkte und Bedürfnisse widerspiegeln. Einige Fachleute benötigen ein grundlegendes Verständnis, während andere von fortgeschritteneren oder spezialisierten Anwendungsfällen profitieren.
Der adaptive Ansatz hilft den Endnutzern, sich gesehen und gehört zu fühlen. Der Wandel wird auf die Erfahrungen der Menschen ausgerichtet und nicht nur darauf, wie gut sie ein Tool nutzen können. Das KI Change Management wird effektiver, wenn Lernpfade, Erwartungen und Unterstützung auf unterschiedliche Benutzerprofile zugeschnitten sind.
Change Management ist der Schlüssel
Die Einführung von KI in Rechtsabteilungen ist nicht in erster Linie eine technologische Herausforderung. Sie ist eine menschliche Herausforderung.
Rechtsabteilungen, die sich nur auf Tools konzentrieren, laufen Gefahr, die Diskussion über die Einführung von KI mit jedem Innovationszyklus neu zu beginnen. Diejenigen, die in KI Change Management für Rechtsabteilungen investieren, schaffen etwas viel Wertvolleres: Anpassungsfähigkeit.
KI wird sich weiter entwickeln. Die Rechtsabteilungen, die erfolgreich sind, werden nicht die mit den meisten Funktionen sein, sondern die mit dem stärksten KI Change Management für Rechtsabteilungen.
Quellen
1. Gartner, Mitigate AI Fatigue With Human-Centric Change Management (ID G00836125 ), nur auf Anfrage
2. Gartner, Essential KPIs for AI change management(ID G00799581), nur auf Anfrage
Meet Legal AI – Lini
Lini ist die KI, die Sie in allen Bereichen juristischer Arbeit unterstützt. Sie wurde darauf trainiert, wie ein Rechtsexperte zu denken und versteht die Nuancen von Governance, Compliance und Risikomanagement und argumentiert mit Kontext, nicht mit Annahmen.
