In den letzten Jahren hat sich die digitale Transformation zu einem wichtigen strategischen Hebel für Unternehmen entwickelt. Viele Abteilungen (Marketing, Einkauf usw.) haben bereits den Schritt gewagt, und nun ist die Anwaltschaft an der Reihe, diesen Prozess einzuleiten. Die Vorteile, die den Juristen versprochen werden, sind zahlreich: Vereinfachung der Arbeitsabläufe, Zeit- und Produktivitätseinsparungen, verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen usw. Aber auch wenn die Vorteile sicher sind, gibt es noch Hindernisse zu überwinden. Wie können Sie Ihre Rechtsabteilung bei der Bewältigung des digitalen Wandels erfolgreich unterstützen? Finden Sie es in diesem Artikel heraus.
Der Wunsch nach Veränderung
Laut einer Studie des Cercle Montesquieu war 2019 das Jahr der Umstellung auf künstliche Intelligenz in den Rechtsabteilungen. Das Jahr 2020 wird diesem Beispiel folgen. Bis zum nächsten Jahr werden sich die Digitalisierungsabsichten im Vergleich zu 2019 verdoppelt haben. Die Bedeutung der digitalen Transformation ist erwiesen, auch für den Rechtssektor.
Mit dem Aufkommen von Legal Tech werden die Rechtsabteilungen in ihrem digitalen Wandel gefördert und unterstützt. Diese Umstellung darf nicht nur eine Frage der Unterwerfung sein. Die Juristen müssen die treibende Kraft dahinter sein, um ihn in ihren Abteilungen voranzutreiben und die Kontrolle darüber zu behalten.
Nehmen Sie die Dinge selbst in die Hand, anstatt sie sich aufzwingen zu lassen.
Individuelle Transformation, die erste Stufe der digitalen Transformation
Die digitale Transformation bedeutet, alles zu verändern. Wenn Sie dieses Projekt in Angriff nehmen, müssen Sie einen tiefgreifenden Wandel in Ihrer Organisation und Ihrer Arbeitsweise akzeptieren. Der Eckpfeiler dieses Prozesses sind Ihre Mitarbeiter, die sowohl Initiatoren als auch Akteure in diesem Projekt sind. Die Einbindung Ihrer internen Ressourcen von Anfang an ist daher einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg Ihres Digitalisierungsprojekts. Ihr Projekt muss sinnvoll sein und den Herausforderungen entsprechen, mit denen Ihre Unternehmensteams konfrontiert sind.
Bringen Sie ihre Wünsche in eine Umgestaltung ein, die auf konkrete Probleme mit einem präzisen Ziel eingeht. Um Ihre Initiative auf Kurs zu halten, ist es wichtig, die von Ihren internen Teams aufgestellten Ziele im Auge zu behalten. Und zwar während des gesamten Projekts.
Umgang mit internem Widerstand
Um erfolgreich zu sein, muss man die Hindernisse akzeptieren. Die digitale Transformation ist nicht für jeden selbstverständlich, und einige werden ihr gegenüber misstrauisch sein. Seien Sie sich schon jetzt bewusst, welche Anstrengungen Sie unternehmen müssen, um die Menschen für Ihr Projekt zu gewinnen.
Einige werden das damit verbundene Risiko scheuen. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen bereits Technologieprojekte durchgeführt, die gescheitert sind, und die Erinnerung an diese Misserfolge könnte gegen Sie verwendet werden. Versichern Sie Ihren Teams, dass organisatorische Veränderungen zwangsläufig mit Risiken verbunden sind, aber wenn sie beaufsichtigt werden, läuft alles reibungslos. Das ist der Vorteil von Fehlschlägen in der Vergangenheit: Sie verhindern, dass Sie dieselben Fehler wiederholen.
Technologisches Misstrauen ist auch einer der häufigsten Einwände gegen die Digitalisierung. Wer den digitalen Wandel akzeptiert, öffnet die Büchse der Pandora für Technikskeptiker: „Aber wie weit wird die Automatisierung meines Unternehmens gehen?“ Auch hier müssen Sie die Skeptiker beruhigen. Fragen Sie sie zunächst nach der Häufigkeit menschlicher Fehler in ihrem Unternehmen. Wenn dies ein wichtiges Thema ist, zeigen Sie ihnen, was bei der Digitalisierung wirklich auf dem Spiel steht.
Es liegt in der Natur der Sache, dass die manuelle Bearbeitung von Rechtsdokumenten aufgrund der schieren Menge an Dokumenten und der zeitaufwändigen Vertragsverwaltung ein Risiko darstellt. Mit der Einführung eines Tools können Sie die menschliche Entscheidung absichern und somit diese Fehler begrenzen.
Denken Sie schließlich daran, einen Konsens mit Ihren Teams zu finden. Abgesehen von den misstrauischsten Mitarbeitern wird jeder seine eigene digitale Erfahrung haben und die Dinge auf seine eigene Weise angehen wollen. Erstellen Sie einen Fahrplan mit Ihren Prioritäten und Zielen, um auf Kurs zu bleiben und sich nicht zu verzetteln. Dies wird Ihnen auch die Auswahl erleichtern. Wenn Sie sich an das halten, was Sie sich vorgenommen haben, müssen Sie nur noch die Lösung auswählen, die Ihren Kriterien am besten entspricht.
Zu überwindende Hindernisse bei der Umsetzung vom digitalen Wandel
Nach dem internen Misstrauen müssen auch die Hindernisse überwunden werden, die mit der Verwirklichung eines technologischen Projekts und dem digitalen Wandel verbunden sind.
Im Allgemeinen ist das erste Hindernis das Budget. Der interne Einsatz einer Lösung setzt einen bestimmten Budgetrahmen voraus, und nur wenige Unternehmen stellen ihren Rechtsteams ein eigenes Budget für die Digitalisierung zur Verfügung.
Um ein Budget auszuhandeln, müssen Sie die Gesamtwirtschaftlichkeit des Projekts und seinen Nutzen für das Unternehmen als Ganzes untersuchen. Achten Sie darauf, dass alle Beteiligten einbezogen werden. Die Rechtsabteilung ist eine Abteilung, die im Dienste der anderen Abteilungen des Unternehmens steht (Einkauf, Finanzen, Vertrieb usw.), weshalb sie in das Projekt einbezogen werden muss. Das Betriebspersonal muss die Vorteile erkennen und sich zu eigen machen, damit es zum Träger des Projekts wird. Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto einfacher ist es, es der Geschäftsleitung zu verkaufen.
Die zweite Hürde, mit der die Projektträger konfrontiert werden können, ist die der Nutzung. Es ist ein Unterschied zwischen der Idee und der Umsetzung zu machen. Bei allen Projekten gibt es einen natürlichen Widerstand gegen den Einsatz von Technologien… Selbst wenn sie angenommen und implementiert sind, gibt es manchmal Schwierigkeiten, die Organisation mit ins Boot zu holen. Und was bringt es, eine Software zu kaufen, sie einzuführen und nicht zu nutzen? Überhaupt keinen.
Erfolgreiche Einrichtung Ihres Projekts: unsere Ratschläge
Wie können Sie diese Hindernisse überwinden und Ihr Digitalisierungsprojekt zum Erfolg führen?
→ Kartieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Teams
Es geht nicht darum, die Rechtsabteilung zu digitalisieren, um sie mit den anderen Abteilungen des Unternehmens in Einklang zu bringen, sondern darum, auf konkrete Schwierigkeiten zu reagieren. Ermitteln Sie die Probleme Ihrer Mitarbeiter in der Rechtsabteilung und im operativen Bereich, bevor Sie Ihre Lösung auswählen.
→ Strategie der „kleinen Schritte“
Das Schlüsselwort bei Ihrem Digitalisierungsprojekt ist Geduld. Es ist ein langfristiges Projekt, und Sie müssen akzeptieren, dass Sie die Ergebnisse nicht sofort sehen werden.
Laut BengS sind die Vorteile im Durchschnitt erst 24 Monate nach der Installation des Tools sichtbar.
→ Ermittlung von Projektbotschaftern
Der Erfolg Ihres Projekts hängt von Ihren Teams ab. Um Ihr Projekt durchzuführen, brauchen Sie Sponsoren und „Frühaufsteher“. Das sind die Menschen, die das Projekt unterstützen, als Botschafter fungieren und es intern fördern. Laut BengS machen sie zwischen 10 und 15 % der Bevölkerung aus.
Identifizieren Sie sie schnell, damit sie den Rest Ihrer Mitarbeiter mit ins Boot holen können. Wenn Sie so viele Personen wie möglich einbinden, können Sie den langfristigen Erfolg Ihres Projekts sicherstellen.
Die Ernennung eines digitalen Projektmanagers trägt ebenfalls zum Erfolg bei. Diese Aufgabe, die vielleicht schon in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, erfordert Zeit und Investitionen. Diese Person ist für die Einrichtung des Projekts, die Durchführung von Workshops, die den Mitarbeitern helfen, sich mit dem Instrument vertraut zu machen, und die Sicherstellung seiner ordnungsgemäßen Nutzung zuständig.
→ Interaktion mit Legal Tech
Legal Tech hilft Ihnen bei den ersten Schritten. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, herauszufinden, wo Sie anfangen sollen, zögern Sie nicht, sich an Legal Tech zu wenden, denn sie verfügen über das Fachwissen, um ein Projekt einzurichten, und können Ihnen die richtige Richtung weisen.
→ Interne Kommunikation von Erfolgen
Machen Sie das Beste aus Ihrem Team! Das Rechtsteam ist nicht nur eine Kostenstelle. Stellen Sie Ihre geschäftlichen Erfolge und digitalen Herausforderungen heraus. Beweisen Sie dem gesamten Unternehmen, dass Sie in der Lage sind, sich zu erneuern und sich an neue Marktanforderungen anzupassen.
Die digitale Transformation: eine Chance für Juristen, zu Architekten und Konstrukteuren ihrer Funktion zu werden
Juristen haben das Glück, dass sie nicht die Ersten sind, die den digitalen Wandel in Angriff nehmen. Andere Abteilungen, wie z. B. die Marketingabteilung, haben dies schon vor ihnen getan, und zwar schon seit etwa zehn Jahren. Sie können daher auf bewährte Verfahren zurückgreifen und diejenigen ausschließen, die gescheitert sind, um den Erfolg ihrer Digitalisierung sicherzustellen.
Die Rechtsabteilungen sind die Architekten ihrer Funktion, die für künftige Projekte und deren Synergie mit dem Rest des Unternehmens verantwortlich sind. Wenn Sie dieses Projekt anführen, das die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und Ihnen Zeit und Produktivität spart, machen Sie sich für Ihre Vorgesetzten unentbehrlich.
Die Digitalisierung der Rechtsabteilung sollte als Chance und echter Wettbewerbsvorteil gesehen werden. Sie ermöglicht es dem Anwalt, seine strategische Position als Geschäftspartner zu etablieren.
Werden Sie zu einem Akteur der digitalen Transformation mit unserem herunterladbaren Leitfaden zur Überwindung von Widerständen gegen Veränderungen:
