Legal Tech Projekte scheitern häufig an Widerstand gegenüber Veränderungen, unzureichender Planung und mangelnder Abstimmung mit juristischen Arbeitsabläufen. Für den Erfolg braucht es eine klare Strategie, die Einbindung relevanter Stakeholder und kontinuierliche Unterstützung.
KEY TAKEAWAYS
- Schlechte Akzeptanz ist häufig die Folge fehlender Planung und mangelnder Abstimmung
- Binden Sie Stakeholder frühzeitig und kontinuierlich ein
- Wählen Sie Technologien, die zu juristischen Arbeitsabläufen passen
- Stellen Sie Schulungen und Unterstützung bereit
- Setzen Sie realistische Ziele und Zeitpläne
Vielleicht haben Sie es schon einmal gehört – und vielleicht wollen es die Juristen in Ihrem Umfeld nicht wahrhaben: Was passiert, wenn eine Lösung bereitgestellt wird, aber nie live geht? Was ist, wenn die Implementierung mehr als sechs Monate dauert und wir zwischen verschiedenen Tools feststecken? Dass die Legal Tech Lösung nie live geht, ist ein echtes Risiko und eine gängige Befürchtung.
Aus Wochen werden Monate. Die Aufregung weicht der Müdigkeit. Und schon bald ist die innovative Plattform nur noch ein weiterer Kostenpunkt in der Budgettabelle.
Dieses Szenario ist häufiger anzutreffen, als es sein sollte… Während Technologieanbieter oft die Funktionen und Vorteile betonen, liefern sie nicht immer ein entscheidendes Ergebnis: die Geschwindigkeit der Wertschöpfung. Mit anderen Worten: Wie schnell wird diese Lösung einsatzbereit sein und Ergebnisse liefern?
Für General Counsel und Leiter von Rechtsabteilungen, die unter dem Druck stehen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ausgaben zu rechtfertigen, ist dies eine der wichtigsten Kennzahlen, die von Bedeutung sind.
Warum es wichtig ist, unter Ihren Bedingungen live zu gehen
Es ist schon schwer genug, alle Beteiligten für die Investition in neue Tools zu gewinnen. Hinzu kommt, dass die Rechtsabteilung in der Regel als letzte auf den Digitalisierungs- und Transformationszug aufspringt. Eine Umstellung braucht Zeit, und sie beginnt vor der Implementierung und setzt sich während dieses Prozesses fort. Daher ist das Change Management zwar wichtig für den Erfolg des Tools, aber auch der Implementierungsprozess und die Dauer der Umsetzung haben einen Einfluss.
Nehmen wir an, der Projektsponsor hat es geschafft, alle Beteiligten einzubeziehen und sie von der Idee einer neuen Vertragsmanagementlösung zu überzeugen. Was passiert, wenn die Implementierung 12 oder 18 Monate dauert? So robust ein Tool auch sein mag, es kann bei Ihren Teams an Schwung verlieren, und man muss auch die Zeit für die Einführung und Schulung berücksichtigen.
Wenn der Prozess zu lange dauert:
- laufen Rechtsabteilungen Gefahr, noch mehr an alten Arbeitsabläufen festzuhalten
- können Verfechter der Lösung in andere Rollen schlüpfen
- können sich Haushaltszyklen verschieben und Prioritäten ändern
Kurz gesagt: Je länger es dauert, bis das Projekt in Betrieb genommen wird, desto unwahrscheinlicher ist sein Erfolg.
Wer ist dafür verantwortlich, dass Legal Tech in Betrieb genommen wird?
Interne Teams tragen eine große Verantwortung im Einführungsprozess, aber sie können nicht allein dafür verantwortlich gemacht werden, wenn die Lösung nicht in Betrieb geht oder sich verzögert. Vielmehr spielt Ihr Dienstleister eine ebenso große Rolle. Genauso wie die Rechtsabteilungen interne Ressourcen bereitstellen und der Einführung Priorität einräumen müssen, muss auch der Dienstleister bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Ihr Experte muss einen geführten und gut unterstützten Implementierungsprozess haben. Was bedeutet das genau?
Was der Anbieter anbieten sollte, um zu vermeiden, dass die Lösung nie eingeführt wird:
- Klare Rahmenvorgaben für die Umsetzung, die die einzigartigen Arbeitsabläufe der Rechtsabteilung widerspiegeln
- Dedizierte Onboarding-Unterstützung mit rechtsspezifischem Fachwissen
- Praktische Schulung und Dokumentation zum Aufbau interner Fähigkeiten
- Proaktive Unterstützung bei der Bewältigung von Veränderungen, einschließlich Strategien zur Einbindung von Interessengruppen
- Transparente Zeitpläne und Verfolgung von Meilensteinen, um die Dynamik aufrechtzuerhalten
Wenn beide Seiten die Einführung als strategisches Projekt betrachten, werden die Ergebnisse schneller und mit größerer Wirkung erzielt.
Hohe Kosten von Legal Tech Lösungen, die nicht in Betrieb gehen
Eine rechtliche Lösung, die ins Stocken gerät oder nicht in Betrieb genommen werden kann, ist teuer. Sie geht weit über die Lizenzgebühren hinaus, die Ihr Unternehmen während der Implementierung zu tragen hat. Es handelt sich um einen Zeit- und Produktivitätsverlust, denn jeder zusätzliche Tag, der die offizielle Einführung verzögert, bedeutet, dass die Vertragsmanager mehr als eine Woche für die Einholung von Unterschriften verschwenden und dem Betrieb Einnahmen entgehen, die er früher hätte erzielen können. Im schlimmsten Fall kann der Projektsponsor gezwungen sein, das Projekt intern neu zu vermarkten, nur um wieder an Fahrt zu gewinnen.
Allzu oft sind Rechtsabteilungen in langen, starren Implementierungszyklen gefangen, die nicht von Anfang an angemessen geplant wurden. Die gute Nachricht ist, dass dies absolut vermeidbar ist.
Wie man eine übermäßig lange Markteinführung vermeidet
Eine gute Möglichkeit, eine langwierige und schmerzhafte Implementierung zu vermeiden, die am Ende nie in Betrieb geht, besteht darin, bestimmte Fragen zu stellen. Der ausgewählte Legal Tech Anbieter muss in der Lage sein, einige grundlegende Fragen klar zu beantworten, z. B.:
- Wie lange dauert die Implementierung für Organisationen wie die unsere durchschnittlich?
- Welche Unterstützung und Schulung bieten Sie bei der Einarbeitung an?
- Wie werden Datenmigration und -integration gehandhabt?
- Können Sie Referenzen von Kunden mit einem ähnlichen Profil vorweisen?
- Was passiert, wenn der Zeitplan nicht eingehalten werden kann?
Diese Fragen sind nicht nur eine Frage der Sorgfaltspflicht, sie sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Investition auch wirklich Wirkung zeigt.
Entscheiden Sie sich für ein Ergebnis und nicht für eine Lösung
Rechtsabteilungen stehen zunehmend unter dem Druck, schnell Ergebnisse zu liefern. In diesem Zusammenhang hängt der Erfolg einer Legal Tech Investition manchmal weniger davon ab, was die Plattform leisten kann, sondern vielmehr davon, wie schnell sie es tatsächlich tut.
Die Umsetzung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Sie muss als gemeinsames Unterfangen betrachtet werden, bei dem der Anbieter die Richtung vorgibt und die Rechtsabteilung gemeinsam mit ihm steuert.
Sind Sie bereit, dafür zu sorgen, dass Ihre nächste Legal Tech Investition auch tatsächlich umgesetzt wird? Beginnen Sie mit den richtigen Erwartungen und wählen Sie nicht nur eine Lösung, sondern einen Partner, der echte Ergebnisse bietet.
