Die Leiter der Geschäftsbereiche erwarten schnelle Antworten zu geschäftlichen Fragen, Verträgen und Compliance-Themen. Diese Anfragen werden häufig an die Unternehmensleitung weitergegeben, wo die Erwartungen noch höher sind. Die Führungsebene verlangt nach Klarheit, selbst dann, wenn der Kontext unsicher ist. In einem solchen Umfeld ist die Fähigkeit, tragfähige Entscheidungen zu treffen, das, was vorausschauende Rechtsabteilungen von rein reaktiven unterscheidet.
Dieser Druck ist selten auf eine schlechte Organisation zurückzuführen. Er wird von externen Kräften angetrieben. Wirtschaftliche Veränderungen, geopolitische Spannungen, regulatorische Änderungen und technologische Störungen haben Volatilität zur neuen Normalität werden lassen. Dieses Umfeld – Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA) – macht es schwierig, die volle Kontrolle zu behalten.
Es gibt jedoch eine Sache, die Rechtsabteilungen kontrollieren können: die Qualität und Vertretbarkeit jeder Entscheidung, die sie treffen.
Wie können Teams, die unter Druck Entscheidungen treffen müssen, sicherstellen, dass diese Entscheidungen auch später noch verständlich, gerechtfertigt und vertretbar sind? Die Antwort liegt in zwei Elementen: die richtige Infrastruktur und die richtige Vorgehensweise.
Aufbau der Infrastruktur: Was Rechtsabteilungen brauchen
Bevor Rechtsabteilungen Entscheidungen verteidigen können, müssen bestimmte Grundlagen vorhanden sein. Information Governance ist der Schlüssel zu einer vertretbaren Entscheidungsfindung. Rechtsabteilungen brauchen das richtige System, eines, das dies ermöglicht:
Aufbau
Die Informationen müssen ordnungsgemäß gespeichert werden und dürfen nicht über gemeinsame Arbeitsbereiche und E-Mails verstreut sein. Wenn jeder Schritt im Prozess dokumentiert wird, geht der Kontext nicht mit der Zeit verloren. Die Informationen sollten im System und nicht in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert werden.
Sichtbarkeit
Entscheidungen beruhen selten auf einer einzigen Informationsquelle. Rechtsabteilungen benötigen einen klaren, kontrollierten Überblick über die Elemente, die in Entscheidungen einfließen: rechtliche Dokumente, Interpretationen, Finanzprognosen und interne Gespräche. Wenn alles an einem Ort sichtbar ist, lässt sich der Entscheidungsprozess leichter nachvollziehen und rechtfertigen.
Genauigkeit
Kein Team möchte ständig überprüfen, ob die Informationen zuverlässig sind. Mit Echtzeit-Verfolgungsinstrumenten – sei es zur Überwachung von Angelegenheiten oder zur Verfolgung von Aktualisierungen bei Unternehmen – lassen sich Entscheidungen leichter treffen und viel leichter verteidigen. Wenn Systeme miteinander verbunden sind und Informationen in Echtzeit sammeln, wird Genauigkeit automatisch.
Rupali Patel, Head of Legal Solutions bei DiliTrust, erklärt in ihrem jüngsten Artikel über Information Governance und Widerstandsfähigkeit: Information Governance macht Dokumentation zu einem operativen Schutz und nicht zu Verwaltungsarbeit. Wenn Rechtsabteilungen klare Aufzeichnungen und strukturierte Informationen führen, schaffen sie einen nachvollziehbaren Pfad, der zeigt, wie und warum Entscheidungen getroffen wurden.
In der Praxis: drei Möglichkeiten zur Verteidigung von Entscheidungen
Die Infrastruktur allein ist nicht genug. Rechtsabteilungen müssen diese Grundlage nutzen, um ihre Entscheidungen zu dokumentieren, zu rechtfertigen und zu schützen. Hier sind drei Grundprinzipien für eine vertretbare Entscheidungsfindung:
1. Annahmen klar artikulieren
In einem unsicheren Umfeld müssen Unternehmen oft handeln, bevor alle Fakten bestätigt sind. Was Entscheidungen vertretbar macht, ist nicht Gewissheit, sondern Transparenz.
Alle Annahmen, die einer Entscheidung, einem Standpunkt oder einer Veränderung zugrunde liegen, sollten klar dokumentiert werden. Dazu gehören:
- Zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbare Informationen
- Konkret aufgetretene Probleme
- die Annahmen und Bewertungen der beteiligten Teams
Unabhängig davon, ob die Entscheidung von einer behördlichen Auslegung, einer Markterwartung oder von internen Geschäftsprognosen abhängt, müssen diese Annahmen sichtbar und verständlich sein.
2. Hervorheben, warum es die beste verfügbare Option war
Die klare Darlegung der Gründe für eine Entscheidung zeigt, dass die Rechtsabteilung die Situation sorgfältig geprüft hat. In einem instabilen Umfeld erwartet die Führung Entscheidungen, die sich rechtfertigen lassen, und nicht unbedingt die perfekten Entscheidungen.
Erfassen Sie diese Elemente:
- Die Liste der identifizierten Risiken
- Geprüfte Alternativen
- Faktoren, die die Wahl einer bestimmten Route beeinflusst haben
Unabhängig vom Kontext, ob es sich um betriebliche Veränderungen oder eine globale Krise handelt, zeigt eine Erklärung, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde, dass das Unternehmen verantwortungsbewusst und auf der Grundlage der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen gehandelt hat.
3. Nachvollziehbarkeit des Entscheidungsprozesses sicherstellen
Wenn eine Entscheidung von Anfang an rekonstruiert werden kann, bedeutet dies, dass sie nachvollziehbar ist. Dies erleichtert den Regulierungsbehörden, Aktionären oder Wirtschaftsprüfern den Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, um die Gültigkeit der getroffenen Entscheidungen zu beurteilen.
Das bedeutet:
- Der zeitliche Ablauf der Entscheidung ist klar dokumentiert
- Relevante Dokumente und Diskussionen sind erfasst
- Der Zugriff ist kontrolliert und auf berechtigte Personen beschränkt
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, lässt sich die Entscheidungsfindung jederzeit nachvollziehen und gegenüber Dritten belegen.
Volatilität kann nicht kontrolliert werden, aber Entscheidungen können
Wenn Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfer oder andere Stakeholder Entscheidungen hinterfragen, müssen Rechtsabteilungen in der Lage sein, den Entscheidungsprozess vollständig nachzuvollziehen: den zeitlichen Ablauf, die zugrunde liegenden Informationen und die Begründung.
Genau hier liegt ihr Mehrwert: in der Fähigkeit, Entscheidungen strukturiert abzusichern und zu verteidigen.
Starke Governance-Strukturen machen das möglich. In einem unsicheren Umfeld sind nicht diejenigen Organisationen erfolgreich, die schwierige Entscheidungen vermeiden, sondern diejenigen, die sie fundiert treffen und überzeugend vertreten können.
Vertretbare Entscheidungsfindung ist der Unterschied zwischen reaktiven Rechtsabteilungen und strategischer Führung.
