Family Offices gehören wohl zu den kompliziertesten und sensibelsten Strukturen in der Finanzwelt. Wie jede andere Organisation arbeiten sie innerhalb festgelegter Regeln und müssen je nach Organisation auf eine Vielzahl von Interessengruppen reagieren. Dennoch wird die Bedeutung eines strukturierten Entity Managements oft übersehen. Es ist leicht anzunehmen, dass Family Offices, da sie wie Unternehmen funktionieren, einfach die Praktiken der Unternehmensführung widerspiegeln können.
Die eigentliche Herausforderung besteht nicht nur in der Komplexität ihrer Tätigkeiten, sondern auch darin, wie diese Komplexität gehandhabt wird.
Werden sie manuell gehandhabt, mit veralteten Methoden gepflegt oder verlangsamen sie die Teams so sehr, dass finanzielle Sanktionen drohen? Diese Probleme treten häufig auf, wenn sich Organisationen auf fragmentierte Tools und unzusammenhängende interne Prozesse verlassen. Wenn Informationen in mehreren Versionen und an verschiedenen Orten vorliegen, ist es fast unmöglich, effizient zu arbeiten, und Family Offices sind da keine Ausnahme.
Um Ordnung und Klarheit in Entity Management zu bringen, muss zunächst eine zuverlässige, einheitliche Grundlage geschaffen werden, die die Governance während des gesamten Lebenszyklus unterstützt.
Die wichtigsten Grundsätze der Unternehmensführung für Family Offices
1. Zentralisierung bedeutet Kontrolle
Ein robuster Ansatz im Entity Management führt alle Informationen und Unterlagen zu Trusts, Tochtergesellschaften und weiteren Gesellschaften zentral an einem Ort zusammen. So sind sie jederzeit verfügbar und prüfungsbereit. Diese Konsolidierung ist für Family Offices entscheidend, um Transparenz und vor allem die Genauigkeit der gesamten Unternehmensstruktur sicherzustellen.
Sobald die Daten zentralisiert sind, vermeiden Teams Versionskonflikte und können den Verwaltungsaufwand um bis zu 50 % reduzieren. Insgesamt bietet zentralisiertes Entity Management den Verantwortlichen für Recht und Compliance eine „Single Source of Truth“, die es ihnen ermöglicht, genaue Eigentumsaufzeichnungen, Mandate und wichtige Informationen zu pflegen, ohne dass die Verwirrung durch unzusammenhängende Dateien entsteht.
Dieses Maß an Klarheit ist besonders wichtig für Family Offices, die grenzüberschreitende Unternehmen und langfristige Anlagestrukturen verwalten.
2. Automatisierung bedeutet Effizienz und Risikominderung
Manuelle Verwaltungsarbeit verlangsamt Prozesse und verursacht Fehler. Dies ist in allen Unternehmen der Fall, nicht nur in Family Offices. Eines der häufigsten Probleme für Family Offices ist das Fehlen von Verlängerungs- oder Ablaufdaten in Verbindung mit ihren Unternehmen. Diese Fehler könnten leicht vermieden werden, wenn das Entity Management automatisiert würde. Wenn nur eine Person die Fristen kontrolliert und im Blick hat, können leicht Details übersehen werden, und das hat finanzielle Folgen.
Die Automatisierung der wichtigsten Governance-Workflows beseitigt diese Probleme. Anstatt sich auf das Gedächtnis oder verstreute Erinnerungen zu verlassen, weist das System auf Fristen hin und sendet Verlängerungswarnungen, sodass die Mitarbeiter genügend Zeit haben, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen und Strafen zu vermeiden.
Die Auswirkungen sind erheblich. Die Prüfungsvorbereitung wird erheblich beschleunigt, oft um mehr als 80 %, da Dokumente, Genehmigungen und historische Aktionen bereits organisiert und leicht auffindbar sind.
Vorteile eines strukturierten Ansatzes für
Entity Management
Verbesserte Kontinuität und Compliance
Eines der größten Probleme in Family Offices ist die Kontinuität. Treuhänder wechseln, Verwalter wechseln, und der Generationswechsel verändert die Verantwortlichkeiten. Wenn die Leitung und die Intelligenz des Unternehmens von einer einzigen Person abhängen, ist die Kontinuität nicht mehr gegeben.
Eine zuverlässige Struktur für Entity Management verhindert diese Lücken. Saubere Daten, standardisierte Prozesse und lückenlose Prüfprotokolle sorgen dafür, dass die Organisation auch bei einem Personalwechsel nicht ihr Gedächtnis verliert.
In einem Praxisbeispiel* berichtet ein Family Office mit über 200 verwalteten Entities, dass die Konsolidierung von Unterlagen und die Automatisierung der Verwaltung den Aufwand um mehr als 1.600 Stunden pro Jahr reduziert hat, ein operativer Gegenwert von etwa 280.000 US-Dollar.
Family Offices, die sich für ein Entity Management entscheiden, gewinnen doppelt: Die Kontinuität bleibt gewahrt, und es ergeben sich finanzielle Vorteile. Das ist die Kraft der Kontinuität, die durch Strukturen statt durch Einzelpersonen unterstützt wird.
Verbesserte Klarheit und Effizienz
Family Offices müssen oft schnell Entscheidungen treffen, vor allem wenn es um Umstrukturierungen, Investitionsbewegungen oder Treuhandaktionen geht. Schnelle Entscheidungen sind jedoch nur dann möglich, wenn die Informationen, auf die sie sich stützen, vertrauenswürdig und sofort zugänglich sind.
An dieser Stelle sind Echtzeit-Organigramme unverzichtbar. In einem Family Office ist ein Organigramm nicht nur eine visuelle Darstellung: Es zeigt die prozentualen Eigentumsverhältnisse an Trusts und Tochtergesellschaften, die Beziehungen zwischen den Entities, die Rollen der verschiedenen Familienmitglieder oder Treuhänder sowie, wie sich Änderungen in einem Teil der Struktur auf den Rest auswirken.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Family Office vor, das eine neue Investition über eine bestimmte Holdinggesellschaft vorbereitet. Ein aktuelles Organigramm ermöglicht dem Team einen sofortigen Überblick:
Ohne klare Übersicht verbringen Teams viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen, Aktualisierungen anzufordern oder auf die Bestätigung von Informationen zu warten. Das Ergebnis sind langsamere Entscheidungen und höhere Risiken.
Eine solide Strategie für das Entity Management hebt Sie von anderen ab
Indem sie die Komplexität von Unternehmen in Klarheit umwandeln, können Family Offices ihre Strukturen mit größerer Kontrolle verwalten und eine Vielzahl von Vorteilen nutzen. Wenn Informationen organisiert, zugänglich und zuverlässig sind, können Family Offices:
Die Einführung einer starken Strategie für das Entity Management unterscheidet Family Offices von denen, die es weiterhin als zweitrangig betrachten. Unternehmen sind das Fundament eines Family Office, sie tragen das Erbe, die Werte und manchmal die Geschichte von Generationen in sich. Gibt es einen besseren Zeitpunkt, um einfache Wege zu finden, das zu schützen, was sie repräsentieren?
Family Offices benötigen konsistente Klarheit, Kontrolle und langfristige Governance-Integrität über alle Einheiten hinweg. Die Legal Entity Management Lösung von DiliTrust bietet die zentralisierte Struktur, die zuverlässige Entscheidungen und dauerhafte Kontinuität unterstützt.
*Hinweis: Die Zahlen in diesem Artikel stammen aus einer internen Fallstudie eines Single Family Office, das 228 Unternehmen verwaltet und DiliTrust nutzt, um Unternehmensdaten zu zentralisieren, Governance-Workflows zu automatisieren und die Audit-Vorbereitung zu optimieren.
