ELM-Softwarelösungen (Enterprise Legal Management) wurden für die Verwaltung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Arbeitsabläufen in Rechtsabteilungen und Kanzleien entwickelt. Sie waren die Antwort auf die Forderung nach mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht der Rechtsabteilungen großer Unternehmen, die meist von der Geschäftsleitung und den Vorständen erhoben wurde. Heutzutage können Lösungen wie die DiliTrust Suite alles abdecken, was eine Rechtsabteilung benötigt.
Die DiliTrust Suite und traditionelle ELM-Definitionen
Die DiliTrust Suite wurde von Anwälten für Anwälte entwickelt. Konkret wurde sie als All-in-One-Plattform für jede Rechtsabteilung entwickelt, um Dateien sicher und zuverlässig zu speichern, darauf zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen, während gleichzeitig Papier reduziert oder abgeschafft und die Produktivität der Rechtsabteilung gesteigert wird. Die Softwarelösung wurde so konzipiert, dass sie die Zusammenarbeit in ihrem Kern in mehreren Sprachen integriert. Sie bietet einen umfassenden Überblick über den Lebenszyklus aller Ihrer Verträge und ermöglicht es Ihnen, Ihre Tochtergesellschaften und Aktionäre einfach zu verwalten oder zu überwachen.
Die Sicherheit wird optimiert, indem Ihre Daten auf sicheren professionellen Servern gespeichert werden und Sie die Möglichkeit haben, die Zugriffsrechte für jeden Benutzer gemäß Ihren eigenen internen Richtlinien festzulegen. Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum und sind jederzeit leicht zugänglich.
Der Gartner Magic Quadrant beschreibt fünf verschiedene Bereiche, die ELM-Software abdecken muss. Diese sind:
- Verwaltung von Vorgängen
- Finanz-/Ausgabenmanagement
- Verwaltung von Rechtsdokumenten
- Management von Geschäftsprozessen
- E-Rechnung
Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten
Die Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten wird durch das Modul Litigation der DiliTrust Suite abgedeckt. Alle laufenden Rechtsstreitigkeiten innerhalb des Unternehmens können von den Anwälten, die direkt für jeden Fall verantwortlich sind, schnell eingesehen werden. Sie können sich einen sofortigen Überblick über alle juristischen Personen in Ihrem Unternehmen verschaffen und die Erstellung von Zusammenfassungsblättern mit den wichtigsten Informationen zu jeder Angelegenheit automatisieren. Außerdem können Sie alle historischen Ereignisse, Transaktionen und Anmeldedaten für jede juristische Person nachvollziehen.
Finanz-/Ausgabenmanagement
Laut Freiss ist jede juristische Tätigkeit mit einem finanziellen Aspekt verbunden. Die Finanz- und Ausgabenmanagementkomponente der DiliTrust Suite ist eine der Hauptstärken der Lösung. Bei Verträgen beispielsweise informiert die Plattform über alle geltenden Fristen, die jedem Vertrag zugewiesenen Beträge und die Quellen des Cashflows. Immobilienbesitz, Pachtwerte und -bedingungen sowie Immobilienbewertungen sind leicht ersichtlich, ebenso wie die Werte des geistigen Eigentums (IP) und welche Patente erneuert werden müssen, um Ihr IP in mehreren Ländern zu erhalten.
Die Budgetierung für Rechtsstreitigkeiten ist ebenfalls einfach, und der Leiter der Rechtsabteilung kann die Kosten für laufende Rechtsstreitigkeiten genau vorhersagen. Die Dashboards in der DiliTrust Suite bieten die Möglichkeit, jede Angelegenheit, jeden Vermögenswert oder jeden Vertrag aufzuschlüsseln, so dass Sie die genauen Kosten oder den Wert, der mit jedem einzelnen verbunden ist, sehen können. Sie können Warnmeldungen einrichten, die Sie auf bevorstehende Vertragsfristen, auslaufende Immobilienmietverträge oder zu erneuernde Patente hinweisen – so behalten Sie auch bei den komplexesten Beständen den Überblick.
Berichte können automatisch für Führungskräfte und Anwälte, Ihre Finanzabteilung oder Vorstandsmitglieder erstellt und auf diese zugeschnitten werden. Diese Berichte enthalten sowohl Grafiken als auch Daten zur Veranschaulichung der erforderlichen Informationen, so dass Ihre Mitarbeiter bei der Erstellung dieser Berichte wertvolle Zeit sparen. Berichte können auch für externe Organisationen wie Beratungsfirmen erstellt werden.
Verwaltung juristischer Dokumente
Die Verwaltung von Rechtsakten ist die Kernfunktion der DiliTrust Suite. Dateien werden entsprechend der gewünschten Struktur Ihres Unternehmens organisiert und gespeichert und sicher in mehreren Datenschutzschichten untergebracht. Der Zugriff kann sehr granular gestaltet werden, um Anwälte auf bestimmte Dateien zu beschränken, während ein umfassenderer Zugriff den Leitern der Rechtsabteilung gewährt werden kann, um einen vollständigen Überblick über das Tagesgeschäft zu erhalten. Die DiliTrust Suite ist eine ideale Lösung für Unternehmen jeder Größe, die ihre Rechtsakten, Immobilienbestände, Tochtergesellschaften und vieles mehr sicher verwalten wollen. Es ist eine einfache Lösung für komplexe Speicher- und Rechtsabteilungsmanagementanforderungen.
Geschäftsprozess-Management
Die DiliTrust Suite unterscheidet sich von anderen Lösungen dadurch, dass sie an Ihre organisatorischen Arbeitsabläufe angepasst werden kann, anstatt Sie zu bitten, Ihre Prozesse zu ändern. Wenn Sie z.B. einen Vertrag vorbereiten und die verschiedenen Phasen dieses Vertrags aushandeln, muss er von einer Reihe von Beteiligten durchlaufen und überarbeitet werden. Die DiliTrust Suite kann diesen Prozess mit der von Ihnen benötigten Komplexität einrichten, z.B. dass der Vertrag an mehrere Führungskräfte, dann an eine letzte Person zur Überarbeitung und dann an den Kunden geht. In allen Phasen können elektronische Signaturen verwendet werden, oder Sie können die Anbringung einer Originalunterschrift verlangen. Wie komplex die Prozesse sind, bleibt ganz Ihnen überlassen.
E-Billing
Die DiliTrust Suite ist auf die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten ausgerichtet. Da sie in erster Linie von Rechtsabteilungen genutzt wird, verfügt sie nicht über eine reine E-Billing-Komponente.
Die DiliTrust Suite
Die DiliTrust Suite wird typischerweise von großen Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt, kann aber auch eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen sein, die eine große Anzahl von Verträgen, Beteiligungen und Tochtergesellschaften zu verwalten haben oder die hauptsächlich im juristischen Bereich tätig sind. Es ist auch ideal für Unternehmen, die international tätig sind.
Die DiliTrust Suite wurde von Anwälten für Anwälte entwickelt, und das macht uns einzigartig. Sie ist auf die Unterstützung von Rechtsabteilungen, Unternehmenssekretariaten, Vorständen und der Geschäftsleitung ausgerichtet und wurde speziell dafür entwickelt, Ihre Rechtsabteilung zu rationalisieren und effizienter zu machen.
Kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen über die DiliTrust Suite.
