Videokonferenzen, Instant Messaging, Projektmanagement-Plattformen… Fachleuten stehen zahlreiche Instrumente zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, ihre Tätigkeiten remote auszuüben. Elektronische Signaturen sind nur eines davon.
Ganz gleich, ob Sie neue Verträge unterzeichnen oder Änderungen validieren, die Entmaterialisierung des Unterschriftsprozesses ermöglicht es Fachleuten, Dokumente legal und sicher zu unterzeichnen, egal wo sie sich befinden. Entdecken Sie die Vorteile elektronischer Signaturen für Ihr Unternehmen in diesem Artikel.
Die elektronische Signatur: Wie funktioniert sie?
Rechtliches
Entgegen der landläufigen Meinung hat die elektronische Signatur seit dem Gesetz vom 13. März 2000 den gleichen rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift. Die auf drei Ebenen gesicherte elektronische Unterschrift identifiziert den Unterzeichner und garantiert die Integrität des Dokuments.
Erfahren Sie mehr: Wie kann ich eine elektronische Signatur erstellen?
Zuverlässig
Die Anbieter elektronischer Signaturen garantieren die Zuverlässigkeit der Unterschriften durch die Anwendung von IT-Sicherheitsprotokollen. Wie funktioniert das? Die Unterzeichner verwenden ein Online-Tool, das ihre Identität bestätigt, um ein Dokument zu übermitteln und zu unterzeichnen. In den meisten Fällen verwenden die Anwendungen für elektronische Signaturen E-Mail, um den Unterzeichnern die Kommunikation zu ermöglichen. Je nach der erforderlichen Zertifizierungsstufe können die Identifizierungsstandards der Unterzeichner variieren.
Einfach
Elektronische Signaturen sind sehr einfach einzurichten und erfordern lediglich eine Internetverbindung. Mit nur wenigen Klicks können Nutzer ihre Dokumente sicher unterschreiben, auch aus der Ferne.
DiliTrust deckt den gesamten Lebenszyklus von Verträgen ab, vom Entwurf über die Unterzeichnung bis zur Überwachung. Unsere Software für die Online-Vertragsverwaltung und -analyse integriert elektronische Signaturen in ihre Funktionen und ermöglicht es den Nutzern, ihre Transaktionen zu beschleunigen und zu vereinfachen.
Sparen Sie Zeit und beschleunigen Sie den Abschluss von Transaktionen
Wenn Sie sich für die elektronische Unterschrift entscheiden, müssen Sie nicht mehr per E-Mail oder auf dem Postweg die Unterschriften Ihrer Mitarbeiter für einen Vertrag einholen. Mit einem einzigen Klick können sie die Unterzeichner ihrer Wahl hinzufügen, die, nachdem sie per E-Mail benachrichtigt wurden, das Dokument unterzeichnen können. Alles wird elektronisch erledigt, ohne dass das Dokument vor der Unterzeichnung heruntergeladen oder ausgedruckt werden muss.
Vor der Unterschriftsphase gibt es die interne Validierungsphase, die ebenfalls zahlreiche Gespräche zwischen den Mitarbeitern erfordert, um einen Konsens zu erreichen. Um dieses Problem zu lösen, bietet DiliTrust seinen Nutzern einen Validierungs-Workflow zur Automatisierung von Genehmigungen. Ob sequentiell oder parallel, die Benutzer können ihre Mitarbeiter benachrichtigen, um den Vertrag zur Genehmigung vorzulegen. Auch hier sparen die Fachleute Zeit, indem sie den Austausch von Vertragsdokumenten vereinfachen.
Diese Zeitersparnis ermöglicht es den Nutzern, ihre Transaktionsprozesse mit Lieferanten und Kunden zu beschleunigen. Ein beträchtlicher Vorteil für das Unternehmen, in einer Zeit, in der es mehr denn je um Geschäftszeit geht.
Mit DiliTrust können Sie Ihre Verträge sicher verfolgen. Sie können alle Ihre vertraglichen Informationen leicht finden: von wem der Vertrag unterzeichnet wurde, wo er sich befindet, welche Validierungen oder Unterschriften fehlen, usw. Ihre Vertragsdaten sind somit sicher, sowohl für den Rechtsexperten als auch für das Betriebspersonal, das sicher sein kann, dass die Rechtsabteilung und die Geschäftsleitung den Vertrag validiert haben, bevor sie ihn an ihre Partner senden.
Garantierte Sicherheit für Ihre Verträge
Die elektronische Signatur ist mehr als nur ein Abbild einer handschriftlichen Unterschrift. Wie im französischen Zivilgesetzbuch festgelegt, hat eine elektronische Unterschrift denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift. Letztere ist auf drei in der eIDAS-Verordnung definierten Ebenen gesichert, die alle vor Gericht zulässig sind.
Durch die Dematerialisierung des Unterschriftsvorgangs wird die Identität des Unterzeichners, die Integrität des Dokuments und seine Nichtabstreitbarkeit (Unwiderruflichkeit der Unterschrift) gewährleistet. Im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift wird so die Möglichkeit der Nachahmung oder Fälschung von Unterschriften stark reduziert. Außerdem kann das einmal unterschriebene Dokument nicht mehr verändert werden. DiliTrust arbeitet mit DocuSign und HelloSign zusammen, die beide die Integrität der vertraglichen Informationen nach der Unterschrift garantieren.
Die allgemeine Verordnung über den Schutz personenbezogener Daten (GDPR) dürfte ebenfalls Anwendung finden, da Namen, Vornamen und E-Mail-Adressen an die Diensteanbieter übermittelt werden, die die elektronische Signatur liefern.
Möchten Sie mehr über die Sicherheit von Online-Software erfahren? Lesen Sie unseren Artikel.
Garantierte Geschäftskontinuität
Die Digitalisierung von Unterschriftsprozessen spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch die Kontinuität der Geschäftstätigkeit (Handel, Recht, Finanzen usw.). Für die Unterzeichnung eines Dokuments sind lediglich ein Internetanschluss und ein Computer erforderlich, unabhängig von der Anzahl der Unterzeichner oder deren Wohnort. Dies gewährleistet eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, die mit einer einfachen E-Mail ein Vertragsdokument zur Validierung und Unterzeichnung übermitteln.
Dies ist für internationale Unternehmen mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt von entscheidender Bedeutung und ist auch im aktuellen Kontext der Eindämmung der Coronavirus-Krise nützlich. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, von zu Hause aus effizient zu arbeiten, und sie müssen über alle digitalen Hilfsmittel verfügen, um ihre Aufgaben unter den bestmöglichen Bedingungen weiter zu erfüllen. Elektronische Signaturen ermöglichen daher die Kontinuität des Geschäftsbetriebs unter Einhaltung der rechtlichen und sicherheitstechnischen Auflagen.
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