Hinter jedem erfolgreichen Unternehmen steht eine starke Vertragsmanagementstrategie. Verträge bestimmen den Umsatz, beeinflussen Geschäftsentscheidungen und sind mit Compliance-Verpflichtungen verbunden. Obwohl viele Unternehmen die Bedeutung eines soliden Vertragsmanagementkonzepts erkannt haben, mangelt es einigen noch immer an einem Überblick über ihre Vertragskosten. Schlimmer noch, viele versäumen es, ihr Einsparpotenzial bei den Vertragskosten zu erkennen.
Die Kosten tauchen nicht immer in einer einzigen Haushaltslinie auf, sondern verbergen sich oft in Form von Ineffizienzen, Verzögerungen oder verpassten Chancen. Der erste Schritt zur Kostensenkung besteht darin, zu verstehen, wo das Vertragsmanagement Ressourcen verschlingt. Um nicht länger mit angenommenen Zahlen und Näherungswerten zu arbeiten, müssen die Teams ihre Aufmerksamkeit auf den Return on Investment (ROI) richten, den ihnen ein CLM-Tool (Contract Lifecycle Management) bieten könnte. Gehen wir der Sache auf den Grund.
1. Routinearbeiten, die
Zeit mit hohem Wert
Rechtsteams verbringen einen erheblichen Teil ihrer Kapazität mit sich wiederholenden, geringwertigen Aufgaben wie der Neuformulierung von Standardklauseln, der Verfolgung von Genehmigungen oder der Suche nach früheren Verträgen. Der Legal Inefficiencies Report von DiliTrust, der in Zusammenarbeit mit Above the Law erstellt wurde, ergab, dass 88 % der Anwälte und Rechtsexperten angaben, dass ihr Arbeitstag (entweder etwas oder stark) durch administrative Aufgaben belastet wird, die von der juristischen Arbeit auf hohem Niveau ablenken.
Diese Routinearbeit ist von geringem strategischem Wert, bindet aber beträchtliche Ressourcen und nimmt im Durchschnitt 20 % der Zeit eines leitenden Anwalts in Anspruch.
Nehmen wir ein deutlicheres Beispiel: Wenn die Zeit eines Senior Counsel 120 € pro Stunde kostet, entsprechen diese 20 % der verlorenen Zeit etwa 48.000 € pro Jahr und Anwalt, die für manuelle Arbeit verschwendet werden. In einer ganzen Abteilung kann die Summe der Ineffizienzen leicht einen sechsstelligen Betrag erreichen.
Die Kenntnis dieser Zahlen gibt Aufschluss darüber, worauf sich die Bemühungen um Einsparungen bei den Vertragskosten konzentrieren sollten. Zum Beispiel kann eine CLM-Lösung angestrebt werden, die schrittweise Zeit für wichtigere Aufgaben freisetzt und gleichzeitig andere potenzielle Kosten reduziert.
2. Externe Beratungskosten, die nicht gemessen werden
Interne Rechtsteams sind in der Regel sehr gefragt und arbeiten mit mehreren Geschäftsbereichen zusammen. In einer Zeit, in der die Ressourcen knapper werden, die Arbeitsbelastung aber nicht, ist es oft sinnvoll, einen Teil der juristischen Arbeit auszulagern. Das Problem ist nicht das Outsourcing an sich, sondern die Kontrolle über die tatsächlichen Kosten. Leider haben viele Teams hier keinen Überblick, und die ausgelagerte Rechtshilfe ist oft eine große Kostenstelle.
Der ACC-Rechtsabteilungsmanagement-Benchmarking-Bericht 2023 zeigt, dass Unternehmen rund 52 % ihres Rechtsbudgets für interne Rechtsberater und 48 % für externe Dienstleistungen wie Anwaltskanzleien oder alternative Rechtsdienstleister aufwenden.
Trotz dieser nahezu ausgeglichenen Verteilung wissen viele Rechtsabteilungen nicht, ob diese externen Ausgaben einen messbaren Nutzen bringen. Das zeigt sich auch in den Zahlen: 79 % der internen Teams berichten, dass sie unter Druck stehen, die Kosten für externe Rechtsberater zu senken, doch 57 % geben zu, dass sie die erzielten Einsparungen nicht verfolgen oder quantifizieren.
Diese Kombination aus unzureichender Überwachung und hohen Ausgaben schafft einen blinden Fleck. Ohne Daten darüber, welche Arbeiten ausgelagert werden und wie oft, ist es für die Verantwortlichen in der Rechtsabteilung fast unmöglich zu beurteilen, ob diese Kosten gerechtfertigt sind (wenn sie überhaupt die genauen Zahlen kennen).
Aber es ist nicht hoffnungslos. Die Messung des ROI von externer Beratung gegenüber interner automatisierter Arbeit ist ein Schritt zur Lösung des Problems. Sie hilft den Teams, ihre Argumente für Investitionen in Tools wie CLM-Lösungen zu untermauern, die es ihnen ermöglichen, die Kontrolle über die Verträge zu behalten, anstatt Arbeit auszulagern, die automatisiert werden könnte.
3. Einnahmeverluste und verpasste Chancen
Wertverluste sind nicht auf Rechtsbudgets beschränkt. Er entsteht zum Beispiel auch, wenn Vertragsverzögerungen oder schlechtes Management die Einnahmen bremsen. Verträge, die in den Genehmigungszyklen untätig bleiben, verpasste Verlängerungen oder vergessene Verpflichtungen können messbare finanzielle Auswirkungen haben.
Untersuchungen von McKinsey haben ergeben, dass ineffektive Vertragspraktiken und schwaches Management in Unternehmen zu einem Wertverlust von etwa 9 % des Jahresumsatzes führen können.
Dieser Prozentsatz ist hoch, vor allem wenn die Verträge direkten Einfluss darauf haben, wie und wann die Einnahmen verbucht werden. Eine Verbesserung der Durchlaufzeiten und der Überwachung der Verpflichtungen senkt nicht nur die Kosten, sondern beschleunigt auch den Weg von der Unterschrift zum Geld.
Dieser Mangel an Transparenz führt dazu, dass die Einhaltung der Vorschriften eher reaktiv als präventiv erfolgt, was oft auch zu Strafen oder Zeitverschwendung bei Vertragsprüfungen führt. Die Zentralisierung von Vertragsdaten in einer einzigen CLM-Plattform ermöglicht es den Rechts- und Compliance-Teams, zu handeln, bevor Fristen oder Verpflichtungen versäumt werden. Dies ist eine oft übersehene, aber effektive Strategie zur Verbesserung der Kosteneinsparungen bei Verträgen. Mit genauen Daten im Hinterkopf ist es auch einfacher, sich für eine Lösung einzusetzen, die solche Einsparungen ermöglichen kann.
Beginnen Sie mit den Grundlagen: Verstehen Sie Ihren potenziellen ROI
Selbst wenn die Rechtsabteilungen modernisiert werden, können viele immer noch eine einfache Frage nicht beantworten: Wie viel kosten uns unsere Verträge wirklich?
Das ist zum Teil kulturell bedingt, denn die juristische Arbeit wurde nicht immer in finanzieller Hinsicht gemessen. Dennoch ist es zunehmend notwendig, sie aus dieser Perspektive zu betrachten. Eine klare ROI-Ansicht hilft, die größten Einsparungsmöglichkeiten zu ermitteln, Investitionen zu rechtfertigen und die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu stärken. Sie verwandelt anekdotische Frustration („unsere Verträge dauern zu lange“) in quantifizierbare Erkenntnisse („jede Woche Verzögerung kostet X € an entgangenen Einnahmen“).
Kennen Sie Ihre Zahlen
In diesem Artikel wird hervorgehoben, dass es bei der Senkung der Vertragskosten nicht nur um das Budget geht, sondern auch darum, die Ressourcen dorthin zu lenken, wo sie die größte Wirkung erzielen, und die Verschwendung von Energie für Aufgaben zu stoppen, die automatisiert oder durch bessere Prozesse verbessert werden können. Die Automatisierung von Arbeiten mit geringem Wert, die Konsolidierung externer Ausgaben und die Verbesserung der Transparenz können Unternehmen insgesamt viel Zeit und Geld sparen.
Wie geht es weiter? Da man nicht verbessern kann, was man nicht messen kann, liegt die eigentliche Lösung in der Berechnung des ROI für Ihren Vertrag. Dies ist mit Tools wie dem ROI-Rechner von DiliTrust leicht zu bewerkstelligen.
Sobald die Rechtsteams diese Einsicht gewonnen haben, stehen ihnen die Türen zur Zukunft des Vertragsmanagements offen.
