Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die den Umgang mit elektronischen Dokumenten organisiert, verwaltet, sichert und automatisiert und damit papierbasierte Prozesse ersetzt. Da sich die Technologie mit KI und Cloud-Integration weiterentwickelt, werden DMS-Plattformen zu unverzichtbaren Werkzeugen für die digitale Transformation und den langfristigen Unternehmenserfolg.
Die Verwaltung großer Informationsmengen ist zu einer entscheidenden Herausforderung für moderne Unternehmen geworden.
Mit zunehmender Anzahl an Dateien und Prozessen, die digital bearbeitet werden, entstehen neue Anforderungen an Effizienz, Sicherheit und Integration. Unternehmen arbeiten deshalb verstärkt mit spezialisierten Systemen, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren.
Da die Unternehmen wachsen und die Prozesse häufig immer komplexer werden, ist die Notwendigkeit einer effizienten Dokumentenverwaltung wichtiger denn je. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat sich zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen entwickelt, die ihre Dokumenten-Workflows organisieren, sichern und optimieren wollen. Diese spezialisierten Plattformen bieten einen strukturierten Ansatz für den Umgang mit Dateien und ermöglichen es Unternehmen, die Kontrolle über ihre Informationsbestände zu behalten und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu verbessern.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Softwarelösung, die den gesamten Lebenszyklus elektronischer Dokumente abdeckt – von der Speicherung über die Versionierung bis hin zur Verwaltung und Kontrolle. Anders als ein einfaches Ablagesystem geht es beim DMS darum, Dokumente systematisch zu archivieren, Workflows zu steuern und sie im richtigen Moment automatisch bereitzustellen.
Dabei werden Dateien nicht nur abgelegt, sondern durch Metadaten klassifiziert. Das erleichtert das Suchen, Lesen und Wiederfinden und ermöglicht zugleich eine effiziente Weiterverarbeitung. Moderne Systeme bieten zentrale Repositories, rollenbasierte Zugriffsrechte, automatische Versionierung und die Möglichkeit, Prozesse digital zu automatisieren. Dank mobiler Zugriffsmöglichkeiten stehen Dokumente ortsunabhängig sicher zur Verfügung.
Das Ziel eines DMS ist es, papierbasierte Prozesse zu eliminieren, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und sensible Informationen in einer geschützten Umgebung zu verwalten. Durch erweiterte Indizierungs- und Suchfunktionen sparen Mitarbeiter Zeit, während gleichzeitig die Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen steigt.
Archivierung nach GoBD
Ein wesentliches Kriterium bei der Verwaltung von Dokumenten ist die Archivierung nach GoBD. Diese schreibt vor, wie elektronische Dokumente in Deutschland aufzubewahren sind, damit sie rechtssicher und revisionssicher bleiben.
Dokumente müssen so archiviert werden, dass jederzeit auf bestimmte Inhalte zugegriffen werden kann, auch über mehrere Jahre hinweg. Die Archivierung von Dokumenten nach GoBD stellt sicher, dass keine Versionen eines Dokuments verloren gehen und dass Geschäftsprozesse durch eine nachvollziehbare Historie unterstützt werden. Damit lassen sich Fehler vermeiden und die Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen hinweg deutlich vereinfachen.
Warum Unternehmen ein DMS brauchen
Unternehmen aller Branchen erkennen zunehmend die Notwendigkeit, robuste Dokumentenmanagementsysteme zu implementieren. Die Vorteile gehen über die einfache Speicherung von Dateien hinaus und erfüllen grundlegende Geschäftsanforderungen. Die wichtigsten Gründe sind:
Verbesserte Sicherheit und Compliance
Ein DMS gewährleistet Datenschutz, indem es hohe Sicherheitsstandards und erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Prüfprotokolle bietet. Diese Funktionen helfen Unternehmen, sensible Daten zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie DSGVO oder branchenspezifischer Vorschriften zu gewährleisten. Gerade in Deutschland, wo der Datenschutz besonders ernst genommen wird, ist eine sichere Lösung, die auf die Einhaltung der DSGVO zugeschnitten ist unglaublich wichtig.
Verbesserte Effizienz
Ein modernes DMS reduziert den Aufwand beim Zugriff auf Informationen, da Dokumente automatisch nach vordefinierten Kriterien bearbeitet, abgelegt und weitergeleitet werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten reduziert ein DMS den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen. Die Mitarbeiter haben sofortigen Zugriff auf die benötigten Dokumente, wodurch die mit manuellen Ablagesystemen verbundenen Verzögerungen entfallen.
Reduzierte Speicherkosten
Digitale Akten sparen Platz, Geld und Zeit. Durch die elektronische Speicherung von Dokumenten wird der Bedarf an physischer Ablage und Speicherung erheblich verringert. Unternehmen sparen Bürofläche, Ablagegeräte und die damit verbundenen Wartungskosten. Ebenso gewähreistet die revisionssichere Archivierung, dass wichtige Unterlagen nicht nur schnell verfügbar, sondern auch gesetzeskonform gespeichert sind, auch über Jahre hinweg.
Bessere Zusammenarbeit
Durch verbundene Workflows und cloudbasierte Services können Teams gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Teamarbeit durch den gemeinsamen Zugriff auf Dateien, gleichzeitige Bearbeitungsmöglichkeiten und Versionskontrolle. Es sorgt dafür, dass schnell auf gespeicherte Dokumente zugegriffen werden kann, Kollegen Dokumente gemeinsam bearbeiten sowie Änderungen nachverfolgt werden können. Egal ob E-Mails, Rechnungen, Verträge oder technische Unterlagen: Ein gutes DMS integriert verschiedene Dokumententypen und verbessert die Zusammenarbeit erheblich.
Wiederherstellung im Katastrophenfall
Ein DMS umfasst auch Backup-Funktionen. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, die beschädigt werden oder verloren gehen können, enthält ein DMS Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen, um Informationsbestände vor unerwarteten Ereignissen zu schützen. Durch regelmäßige Backups in der Cloud oder On-Premise-Lösungen können Unternehmen auch bei unvorhergesehenen Vorfällen ihre Daten wiederherstellen.
Funktionen des Dokumentenmanagement-systems
Wie funktionieren Dokumentenmanagementsysteme und welche Merkmale macht eine gute DMS-Software aus? Bei der Bewertung von Dokumentenmanagementsysteme sollten Unternehmen mehrere wesentliche Merkmale berücksichtigen, die effektive Systeme ausmachen.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem handelt nicht nur als reine Dokumentenablage, sondern integriert eine Vielzahl von Funktionen, die die Verwaltung ihrer Dokumente deutlich vereinfachen und optimieren:
Zusätzlich machen vergleichbare Systeme die nahtlose Anbindung an Drittsoftware möglich, wie z. B. ERP oder CRM und bieten eine Basis für durchgängige digitale Prozesse.
Erfassung und Indezierung von Dokumenten
Fortgeschrittene Systeme bieten mehrere Methoden für den Import von Dokumenten, darunter:
Die Kennzeichnung und Indizierung von Metadaten erleichtert das spätere Auffinden.
Suchfunktionalität
Robuste Suchfunktionen ermöglichen es den Benutzern, Dokumente anhand von Inhalten, Metadaten oder Dateiattributen zu finden. So können Nutzer Inhalte der Dokumente schnell und effizient nutzen, trotz der Vielzahl von Dokumenten, die zur Verfügung stehen, was den Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Informationen reduziert.
Versionskontrolle
Diese Funktion verfolgt die Änderungen an den Dokumenten im Laufe der Zeit und ermöglicht es den Benutzern, bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren und somit verschiedene Versionen zu nutzen.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
DMS-Plattformen enthalten Werkzeuge zur Erstellung automatisierter Prozesse für die Genehmigung, Überprüfung und Verteilung von Dokumenten. Diese Workflows standardisieren die Verfahren und sorgen für Konsistenz.
Integrationsfähigkeiten
Effiziente Systeme lassen sich mit bestehenden Geschäftsanwendungen wie CRM, ERP oder E-Mail-Plattformen verbinden und schaffen so ein nahtloses Informationsökosystem.
Sicherheitskontrollen
Zu den umfassenden Sicherheitsfunktionen gehören:
Mobile Zugänglichkeit
Moderne Lösungen bieten einen sicheren Zugriff auf Dokumente von mobilen Geräten aus, ermöglichen die Arbeit aus der Ferne und verbessern die Produktivität außerhalb der traditionellen Büroumgebung.
Wie Sie das richtige DMS für Ihr Unternehmen auswählen
Die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems erfordert eine sorgfältige Abwägung der organisatorischen Anforderungen und Ziele.
Beurteilen Sie Ihre Anforderungen
Beginnen Sie mit der Bewertung Ihrer aktuellen Dokumentenprozesse im Betrieb, ermitteln Sie Problembereiche und definieren Sie spezifische Ziele für die Implementierung. Berücksichtigen Sie Dokumentenvolumen, -typen und Workflow-Anforderungen.
Skalierbarkeit
Wählen Sie ein System, das dem Wachstum Ihres Unternehmens gerecht wird. Die Lösung sollte steigende Dokumentenmengen ohne Leistungseinbußen verarbeiten können.
Benutzererfahrung
Bevorzugen Sie Plattformen mit intuitiven Benutzeroberflächen, die nur minimalen Schulungsaufwand erfordern, da die Benutzerakzeptanz wesentlich von der Benutzerfreundlichkeit abhängt.
Sicherheitsmerkmale
Bewerten Sie die Sicherheitsfunktionen im Hinblick auf Ihre Compliance-Anforderungen und Risikomanagement-Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass das System einen angemessenen Schutz für sensible Informationen bietet.
Implementierung und Unterstützung
Berücksichtigen Sie die für die Systemeinführung und die laufende Wartung erforderlichen Ressourcen. Prüfen Sie die Support-Optionen des Anbieters, einschließlich Schulungen und technischer Unterstützung.
Wie Sie das richtige DMS auswählen
Ein Auswahlprozess sollte folgende Fragen beantworten: Geht das System auf unsere Anforderungen ein? Wie einfach ist die Nutzung? Welche Funktionen sind für unsere Kunden relevant?
Achten Sie auf:
- Hohe Skalierbarkeit
- Intuitive Bedienbarkeit (damit viele Nutzer damit arbeiten können)
- Umfangreiche Sicherheitsfunktionen
- Passenden Anbieter, der Services wie Schulungen und Support bietet
Plattformen wie die DiliTrust Suite bieten beispielsweise strukturierte Ressourcen, die sowohl die Implementierung als auch die Akzeptanz durch die Endbenutzer unterstützen.
Gesamtbetriebskosten
Achten Sie nicht nur auf den Anschaffungspreis, sondern auch auf die langfristigen Kosten:
Implementierung eines DMS: Tipps und bewährte Praktiken
Die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfordert eine strategische Planung und Ausführung.
Entwicklung einer klaren Strategie
Erstellen Sie einen umfassenden Umsetzungsplan mit definierten Zielen, Zeitvorgaben und Zuständigkeiten. Legen Sie Maßstäbe für die Erfolgsmessung fest.
Mit einem Pilotprojekt beginnen
Beginnen Sie mit einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Dokumententyp, anstatt sofort eine unternehmensweite Einführung zu versuchen. Auf diese Weise können Sie das System vor einer breiteren Einführung testen und verfeinern.
Festlegung von Governance-Politiken
Definieren Sie vor Beginn der Migration Regeln für die Benennung von Dokumenten, Metadatenstandards, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsberechtigungen.
Angemessene Ausbildung
Investieren Sie in gründliche Schulungsprogramme für alle Benutzer. Fortlaufende Schulungen gewährleisten die maximale Nutzung der Systemfunktionen.
Strategisch migrieren
Planen Sie die Migration von Dokumenten sorgfältig, indem Sie aktiven Dateien Vorrang einräumen und Protokolle für den Umgang mit älteren Dokumenten erstellen. Überlegen Sie, ob alle historischen Dokumente sofort migriert werden müssen.
Überwachen und Optimieren
Bewerten Sie nach der Einführung kontinuierlich die Systemleistung und das Feedback der Nutzer. Nehmen Sie Anpassungen vor, um die Effizienz zu verbessern und neue Anforderungen zu erfüllen.
Die Zukunft der Dokumentenmanagementsysteme
Mit Technologien wie Retrieval Augmented Generation entwickeln sich DMS weiter. KI wird dazu genutzt, um Inhalte aus Dokumenten intelligent auszulesen und den Text zu identifizieren, der für Prozesse oder Entscheidungen relevant ist. Ziel ist es, Sprache zu verarbeiten, egal ob Text- und Sprachdaten, und dabei sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte zu analysieren.
Die Integration solcher Technologien hilft, Informationen nicht nur zu speichern, sondern Wissen daraus zu generieren. Dabei geht es darum, Systeme zu schaffen, die sowohl mit Mitarbeitern als auch mit externen Partnern automatisch kommunizieren und sich intelligent anpassen.
Somit entwickelt sich die Technologie der Dokumentenmanagement ständig weiter, wobei mehrere Trends die künftige Entwicklung bestimmen:
Dokumentenmanagementsysteme sind ein wichtiger Bestandteil der modernen Unternehmensinfrastruktur. Durch die Implementierung dieser Lösungen erhalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Informationsbestände und verbessern gleichzeitig Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit. Im Zuge des technologischen Fortschritts werden Dokumentenmanagementsysteme immer ausgefeiltere Funktionen für den Umgang mit Geschäftsinformationen bieten und Initiativen zur digitalen Transformation in allen Branchen unterstützen.
Fazit
Schließlich bietet ein modernes Dokumentenmanagementsystem Unternehmen die Möglichkeit, eine strukturierte Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente sicherzustellen. Unabhängig von der Art von Dokumenten, ob Verträge, Rechnungen oder Personalakten, sorgt ein DMS für eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Dokumenten in digitaler Form. Durch automatisierte Workflows wird der Umgang mit Dokumenten vereinfacht und die Versionierung von Dokumenten nachvollziehbar gemacht. Die Ablage von Dokumenten erfolgt zentral, sodass wichtige Informationen jederzeit auffindbar sind. Eine nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Microsoft SharePoint oder Enterprise Content Management-Lösungen ermöglicht die Bearbeitung direkt im bekannten Arbeitsumfeld. Dies stellt sicher, dass Dokumente nicht nur revisionssicher archiviert, sondern auch effizient genutzt werden können. Unternehmen profitieren dabei von mehr Zeit, Flexibilität, reduzierten Kosten und einem besseren Überblick über ihre Dokumente und Daten. Der Einsatz eines DMS bedeutet also nicht nur die Einführung neuer Software, sondern eine langfristige Investition in Transparenz, Sicherheit und obendrein Zukunftsfähigkeit.
Für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse optimieren wollen, bietet die Investition in ein robustes DMS sowohl unmittelbare betriebliche Vorteile als auch weitere langfristige strategische Vorteile in einem zunehmend informationsgetriebenen Geschäftsumfeld. Möchten Sie in dieser Phase Ihres digitalen Transformationsprojekts unterstützt werden? Unsere Experten sind für Sie da. Erfahren Sie mehr
