Unternehmen aller Größenordnungen bearbeiten täglich eine große Menge an Dokumenten, was zu Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Produktivität führt. Um ihr Datenmanagement zu optimieren, sollten Unternehmen intelligente, sichere und leicht zugängliche dokumentarische Ressourcen schaffen.
Aber was ist das genau?
Dokumentarische Ressourcen: Definition
Dokumentarische Ressourcen beziehen sich auf eine Sammlung von Dokumenten, die verschiedene Formen annehmen kann, z. B. Papier- oder digitale Dokumente, Bücher, Zeitschriften und Archive, Tonaufnahmen und sogar audiovisuelle Inhalte.
Die dokumentarischen Ressourcen eines Unternehmens oder einer Organisation werden von Archivierungsfachleuten zusammengestellt und auf eine kohärente Strategie abgestimmt.
Ziel dieser Sammlungen ist es nämlich, die Informationskraft der Unternehmen zu verbessern. Die Ressourcen werden daher nach bestimmten, im Voraus festgelegten Kriterien ausgewählt und geordnet, wie z. B. dem Kriterium des Nutzens (Dokumente, die in der Zukunft verwendet werden können) oder des rechtlichen Wertes (Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufbewahrt werden müssen).
Unternehmen generieren und erhalten täglich eine beträchtliche Menge an Ressourcen, die nach und nach ihren Dokumentenbestand bereichern. Die Aktualisierung und Verwaltung dieser Ressourcen ist daher eine spezielle Aufgabe, die eine strenge Organisation erfordert: Jedes neue Dokument muss sorgfältig ausgewählt, klassifiziert und archiviert werden.
Die Bereitstellung einer umfassenden und optimierten Dokumentationsressource ist alles andere als trivial und stellt für Unternehmen einen großen Vorteil dar.
Warum dokumentarische Ressourcen verwenden?
Die Erstellung dokumentarischer Ressourcen dient im Wesentlichen drei Zwecken:
- die Aufbewahrung von Dokumenten zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
- Die Möglichkeit, eine archivierte Ressource bei Bedarf einfach abzurufen.
- Verbesserter Informationsfluss zwischen den Teams.
Während die meisten Dokumente aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, sind andere für den gelegentlichen oder regelmäßigen Zugriff der Mitarbeiter bestimmt.
Einige Ressourcen werden auch als Beweismittel archiviert, um die Entwicklung des Unternehmens zu dokumentieren.
Dokumentarische Ressourcen werden in jedem Fall genutzt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Informationen effizient zu verwalten.
Die Kenntnis und Kontrolle der verfügbaren Informationen durch die Mitarbeiter sowie der einfache Zugang zu den Ressourcen stellen einen erheblichen Vorteil dar:
- In Bezug auf Produktivität und Effizienz: Ohne eine zentrale Dokumentensammlung kann die Zeit, die für die Suche nach einem wichtigen Dokument aufgewendet wird, für die Mitarbeiter zu einem großen Verlust an wertvoller Zeit führen.
- Im Hinblick auf die Entscheidungsfindung: Wie das Sprichwort sagt: Wissen ist Macht! Je mehr Mitarbeiter über relevante Informationen verfügen und diese verstehen, desto leichter fällt es ihnen, gute Entscheidungen zu treffen.
- In Bezug auf die Kommunikation: Die Zentralisierung und ordnungsgemäße Verwaltung von Ressourcen trägt zur Rationalisierung des Austauschs bei, sei es intern oder mit den Kunden und Partnern des Unternehmens.
- In Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit: Die sichere Archivierung kritischer und vertraulicher Ressourcen ist unerlässlich, um Datenverluste und -lecks zu verhindern, die in finanzieller, rechtlicher und strategischer Hinsicht kostspielig sein können.
Alle Mitarbeiter sind von der Dokumentenverwaltung betroffen: Jedes Team muss schriftliche Aufzeichnungen führen oder bestimmte dokumentarische Ressourcen für strategische Zwecke nutzen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter diesen wichtigen Aspekt der Unternehmenstätigkeit verstehen und beherrschen.
Mit dem Aufkommen digitaler Technologien nimmt das Volumen der von Unternehmen verwalteten Dokumente weiter zu, was verbesserte Verwaltungsfunktionen erfordert.
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Wie kann DiliTrust Ihnen helfen, die dokumentarischen Ressourcen Ihres Unternehmens zu verwalten?
Zu einer optimalen Governance gehört daher auch eine optimale Verwaltung der Unternehmensdokumente. Dank digitaler Werkzeuge können wir viel mehr tun, als nur Ressourcen zu archivieren.
In der Tat ermöglichen Lösungen wie DiliTrusts Document Library Modul eine intelligente und vollkommen sichere Zentralisierung von Dokumenten.
DiliTrust ist eine SaaS-Lösung, d.h. alle Mitarbeiter können aus der Ferne auf die Dokumente zugreifen, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen.
Sie bietet mehrere Vorteile:
✅ Sicherheit ist ein zentrales Element für DiliTrust. Es ist möglich, Zugriffsrechte in einer sehr detaillierten und personalisierten Weise zu definieren. Statistische Berichte erlauben es dem Administrator der Dokumentenbibliothek, die Anzahl der Verbindungen, die von jedem Benutzer durchgeführten Aktionen und die am häufigsten angesehenen Dokumente zu überwachen.
Die im DiliTrust-Tool gespeicherten Daten werden nicht in der Cloud geteilt, was optimale Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet. Daher kann die Dokumentenbibliothek genutzt werden, um höchst vertrauliche, kritische Dokumente zu hosten. Die Dokumentenbibliothek kann zum Beispiel für die sichere Aufbewahrung sensibler Dokumente bei der Mittelbeschaffung oder bei Unternehmensfusionen genutzt werden.
Mit unbegrenztem Speicherplatz kann die DiliTrust-Dokumentenbibliothek eine unbegrenzte Anzahl von Ressourcen unterstützen, die zur einfachen Verwaltung hierarchisch organisiert sind.
Die hierarchische Struktur und die benutzerfreundliche Oberfläche des Tools machen es einfach, die gewünschten Informationen zu finden und sie mit autorisierten Mitarbeitern zu teilen. Ein wertvoller Gewinn an Zeit und Effizienz!
Unabhängig vom Projekt ist die Richtlinie für die Zugriffsrechte vollständig anpassbar, so dass die Beteiligten in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten können.
