In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt gewinnen digitale Verträge stark an Bedeutung. Sie ermöglichen schnelle, papierlose Vertragsabschlüsse, standortunabhängig, effizient und rechtssicher. Verträge können heute bequem online erstellt, verhandelt und unterzeichnet werden, ohne dass physische Dokumente verschickt oder archiviert werden müssen. Darüber hinaus tragen sie zur Nachhaltigkeit bei, indem papierbasierte Prozesse entfallen.
Ein zentraler Bestandteil digitaler Verträge ist die elektronische Signatur. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift, bestätigt die Identität der Unterzeichnenden und stellt sicher, dass Inhalte nachträglich nicht verändert wurden. Damit garantiert sie nicht nur die Authentizität und Integrität, sondern auch die Rechtsgültigkeit des Dokuments, vorausgesetzt, sie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen jedoch nur, wenn das Gesetz dies ausdrücklich vorsieht.
Digitale Unterschrift von Verträgen
Die digitale Unterschrift ist ein zentraler Bestandteil moderner Vertragsprozesse. Sie ersetzt die klassische Unterschrift auf Papier und ermöglicht es, Verträge schnell, sicher und ortsunabhängig rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Unternehmen können dadurch nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre internen Abläufe deutlich effizienter gestalten.
Digitale Signaturen lassen sich bequem per Laptop, Tablet oder Smartphone leisten, oft per Klick, TAN-Verfahren, biometrischer Authentifizierung oder zertifiziertem Signaturzertifikat. Dabei wird die Identität der unterzeichnenden Person eindeutig bestätigt und die Integrität des Dokuments technisch abgesichert. Weitere Vorteile der digitalen Signatur liegen in der einfachen Skalierbarkeit und dem komfortablen Workflow für mehrere Unterschriften gleichzeitig.
Ob bei Arbeitsverträgen, NDAs, Angeboten oder Rahmenverträgen, die digitale Unterschrift ist heute in vielen Bereichen zulässig und etabliert. Je nach Einsatzgebiet und rechtlichen Anforderungen kommt eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz.
Damit ein digital unterzeichneter Vertrag rechtsgültig ist, muss die verwendete Signaturform zur Art des Geschäfts und den gesetzlichen Vorgaben passen.
Bei der digitalen Unterzeichnung von Verträgen ist es wichtig, zwischen Rechtsgültigkeit und Beweiskraft zu unterscheiden, zwei Begriffe, die oft verwechselt werden, aber rechtlich nicht dasselbe bedeuten.
| Begriff | Definition | Bedeutung im Kontext digitaler Verträge | Beispiel |
| Rechtsgültig- keint | Ein Vertrag oder eine Signatur erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, um wirksam zu sein | Der Vertrag ist rechtlich bindend und anerkannt, er „gilt“ im rechtlichen Sinn | Ein Arbeitsvertrag mit qualifizierter elektronischer Signatur ist rechtsgültig |
| Beweiskraft | Maß dafür, wie gut sich die Echtheit und der Inhalt eines Dokuments vor Gericht nachweisen lassen | Ein Vertrag kann auch ohne formale Rechts-gültigkeit als Beweismittel dienen | Eine per E-Mail angenommene Vereinbarung kann beweiskräftig, aber nicht rechtsgültig sein |
In der digitalen Form ist eine qualifizierte Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.
Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?
Nach der eIDAS-Verordnung werden drei Arten elektronischer Signaturen unterschieden:
Jede dieser elektronischen Signaturen bietet ein unterschiedliches Sicherheitsniveau und kommt abhängig vom Gesetz und vom Einsatzgebiet zum Tragen.
Die Einsatzbereiche der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur
Digitale Signaturen lassen sich, wie oben erwähnt, in drei Sicherheitsstufen unterteilen, die je nach rechtlicher Anforderung und Einsatzgebiet variieren. Hier ein Überblick:
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
Die EES ist die grundlegendste Form der digitalen Signatur, z. B. ein eingescannter Name, ein Klick auf „Zustimmen“ oder eine Unterschrift mit der Maus. Sie erfordert keine spezielle Identitätsprüfung.
Typische Anwendungsbeispiele:
In einfachen Geschäftsfällen ist die EES oft ausreichend und rechtlich gültig.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES ist fälschungssicher, eindeutig einer Person zugeordnet und erkennt jede nachträgliche Änderung am Dokument. Die Identität wird z. B. über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geprüft.
Typische Anwendungsbeispiele:
Sie bietet mehr Sicherheit und wird in sensibleren Geschäftsbereichen eingesetzt.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist die einzige Signaturform, die laut eIDAS der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat und eine Identitätsprüfung über einen zertifizierten Anbieter.
Pflicht bei folgenden Fällen:
Die QES ist die einzige Signaturform, die laut eIDAS der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat und eine Identitätsprüfung über einen zertifizierten Anbieter. Die qualifizierte Signatur bietet damit das höchste Maß an Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit.
Nur die QES erfüllt gesetzliche Schriftformerfordernisse und ist daher für bestimmte Vertragsarten zwingend vorgeschrieben.
Contract Lifecycle Management und elektronische Signaturen
Ein Contract Lifecycle Management (CLM) System ist eine zentrale Lösung, die den gesamten Vertragsprozess digital abbildet, von der Vertragserstellung über Verhandlungen bis hin zur finalen Unterzeichnung und Archivierung. Mit integrierten elektronischen Signaturen machen CLMs Vertragsabschlüsse deutlich effizienter.
Durch die Automatisierung des Signaturprozesses reduziert ein CLM-System manuelle Fehler, beschleunigt Freigaben und ermöglicht es Teams, digital zu unterschreiben, ohne Medienbrüche. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über Fristen, Versionen und Verantwortlichkeiten. Dies erhöht die Transparenz und Compliance, was insbesondere bei komplexen Vertragsstrukturen entscheidend ist.
Digitale Signaturen mit DiliTrust
DiliTrust bietet mit seiner eine moderne, benutzerfreundliche CLM-Lösung, die speziell auf den Bedarf digitaler Vertragsabschlüsse zugeschnitten ist. Die Plattform integriert leistungsstarke digitale Signaturen, die höchsten Sicherheits- und Rechtsstandards entsprechen. Neben dem Vertragsmanagement umfasst das DiliTrust-Portfolio auch Lösungen für Board-, Entity- und Matter-Management, mit dem Ziel, Rechtsabteilungen ganzheitlich zu digitalisieren und zu vernetzen.
