Eine Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung kann für Einkäufer eine große Hilfe sein.
Verzögerungen bei Bestellungen und Zahlungen, Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Informationen über die Lieferkette… Die negativen Auswirkungen sind mannigfaltig. Aber die Analyse von Verträgen und das Management von Vertragsrisiken können helfen, sie zu beseitigen.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf CLM-Lösungen und wie sie Ihre Einkaufsabteilung unterstützen können.
Was ist eine Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung?
Die Produktivität von Teams durch Technologie zu beschleunigen – darum geht es bei der digitalen Transformation von Unternehmen, und Tools, die eine Remote-Zusammenarbeit ermöglichen, eine Reihe von Aufgaben automatisieren oder Aktionen präzise messen, sind Teil dieses Ansatzes.
Lösungen für das Vertragsmanagement sind ein solches Instrument. Sie ermöglichen es den Unternehmen, ihre Vertragsprozesse zu optimieren.
Unsere CLM-Lösung nutzt eine Cloud-basierte SaaS-Plattform zur Analyse von Unternehmensverträgen und zur Extraktion wichtiger Inhalte – Klauseln, Daten usw. – aus ihnen. Nach einer semantischen Analyse dieser Inhalte speichern wir die Verträge in einer vollständig sicheren Umgebung, so dass sie durchsucht, geändert, validiert und unterzeichnet werden können.
Was ist SaaS-Software? SaaS-Software ist eine völlig sichere Lösung, auf die aus der Ferne zugegriffen werden kann. Sie ermöglicht allen Teams, ob juristisch oder operativ, die gemeinsame Arbeit an den Verträgen des Unternehmens.
CLM-Lösung für die Einkaufsabteilung: Warum ist sie nützlich?
Die Kontrolle der rechtlichen Risiken von Verträgen, die Sicherung und Beschleunigung der Vertragsabschlüsse, die Optimierung der Margen – das sind nur einige der Aufgaben, die von den Einkaufsabteilungen wahrgenommen werden.
Eine Lösung zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus, wie die unsere, greift in jeder Phase des Vertragsprozesses ein. Dadurch bietet sie eine enorme Transparenz und kann dazu beitragen, potenzielle Hindernisse im Zusammenhang mit vertraglichen Verpflichtungen mit Lieferanten vorherzusehen.
Darüber hinaus entfallen sich wiederholende Aufgaben wie das manuelle Ausfüllen aller Felder eines Vertrages oder das Kopieren und Einfügen von Informationen.
Benchmarks von IACCM, dem weltweiten Verband für Vertragsmanagement, schätzen, dass zwischen einem Viertel und einem Drittel der Unternehmen Schwierigkeiten haben:
Wir bei DiliTrust wissen, dass die besten Verträge durch robuste Prozesse, Richtlinien und Risikomanagement funktionieren. Auf diese Weise können die zugrundeliegenden Verträge, wenn sich verschiedene externe Bedingungen ändern, diese Änderungen an die beteiligten Parteien weitergeben und ihnen eine echte Entscheidungshilfe bieten.
Und genau hier liegt das Grundproblem: Wenn Sie nicht über einen digitalisierten Vertragsspeicher voller„intelligenter“ Verträge verfügen, die den Reichtum und die Komplexität des Werteaustauschs zwischen Parteien in Geschäftsbeziehungen in einer risikoreichen Welt modellieren, fahren Sie blind und setzen sich selbst einem Risiko aus.
1) Sichere und schnellere Vertragsgestaltung durch Validierungsworkflows
Ein CLM kann Einkäufern ermöglichen, Workflows, d. h. Validierungskreisläufe, einzurichten. Das ist so etwas wie ein automatisch ausgelöster Pfad (mit vordefinierten Validierern), dem der Vertrag unbedingt folgen muss. Auf diese Weise wird der Vertrag automatisch und zwingend von den richtigen Personen im Haus validiert, bevor er zur Unterschrift geschickt wird.
Wussten Sie schon?
DIliTrust ermöglicht seinen Nutzern, Dokumente über integrierte Tools wie Docusign und Dropbox Sign elektronisch zu unterzeichnen. Bestellungen werden schneller unterzeichnet!
2) Verbesserung der Vertragserfüllung durch maßgeschneiderte Funktionalitäten
„80 % der Käufer kennen die rechtlichen Bedingungen und die Struktur ihrer Verträge nicht vollständig„.
McKinsey
Dabei gehört es doch zu ihren Aufgaben, die Einhaltung neuer Verträge zu gewährleisten! In dieser Hinsicht kann die Technologie einen wichtigen Beitrag leisten.
Eine Vertragsmanagementlösung ermöglicht es den Rechtsteams, Vertragsvorlagen zu erstellen, die von verschiedenen Teams direkt verwendet werden können. Diese Funktion stellt sicher, dass die Einkäufer immer Zugang zu vorschriftsmäßigen Verträgen haben.
DiliTrust bietet auch ein kollaboratives Klauselwerk, eine Art Bibliothek mit allen von der Rechtsabteilung validierten Klauseln (Sicherheitsklausel, Verpflichtungsklausel, Cybersicherheitsklausel, Kündigungsklausel), die dank einer intelligenten Suchmaschine leicht gefunden werden können. Dadurch wird die Einhaltung der Verträge weiter verbessert und der Vergleich der Klauseln für die Käufer erleichtert.
3) Behalten Sie den Überblick über Ihre Lieferantenverpflichtungen, ohne eine Frist zu versäumen
„60 % der Lieferantenverträge werden automatisch und ohne vorherige Analyse und Entscheidung verlängert„.
Universität von Aberdeen, 2021
Die Fachleute des Einkaufs müssen jedoch täglich :
Mit DiliTrust werden ihre Verträge in einer einzigen Schnittstelle zentralisiert und sind in einer sicheren Datenbank für Lieferantenverträge immer auf dem neuesten Stand. Sie können sie leicht einsehen, auch aus der Ferne.
Um Vertragsstrafen und stillschweigende Verlängerungen zu vermeiden, können Sie automatische Alarme für Verträge einstellen. Auf diese Weise werden Sie im Voraus über das Auslaufen von Verträgen benachrichtigt und können vor stillschweigenden Verlängerungen die notwendigen Schritte unternehmen.
4) Analysieren und Verbessern der Lieferantenleistung
Wie können Sie Risiken in der Lieferkette minimieren und die richtigen Entscheidungen treffen? Mit DiliTrust ist es einfach, Vertragsdaten zu verfolgen und zu analysieren.
