Wie sollten Sie also das Gespräch gestalten? Wie erstellen Sie einen Business Case, den Ihr Führungsteam nicht ignorieren kann?
In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit dem Thema befassen. Und am Ende werden Sie einige Hinweise erhalten, die Ihnen helfen, das Gespräch in Ihrem Sinne zu lenken.
Warum Führungskräfte bei CLM Investments zögern können
Um es gleich vorweg zu nehmen: Obwohl Legal Tech in den letzten 10 Jahren an Popularität gewonnen hat und der Markt insgesamt gewachsen ist, betrachten nicht alle Führungsteams diese Technologie als eine wichtige Geschäftslösung. Darüber hinaus haben die Unternehmensgröße und der digitale Reifegrad einen direkten Einfluss darauf, wie hoch oder niedrig die Priorität eines CLM ist.
Zu den häufigsten Einwänden oder Bedenken gehören:
Zusätzlich zu diesen Bedenken sind sich die Rechtsabteilungen auch des Aufwands bewusst, der für die Umsetzung der Lösung erforderlich ist, ein weiterer Schritt, der es schwierig macht, Ihr Führungsteam zu überzeugen. Wie lange wird es dauern? Wie lange werden wir den Betrieb unterbrechen, um das Tool zu implementieren? Die Liste ließe sich endlos fortsetzen, aber sie zeigt, warum es so wichtig ist, überzeugende Argumente zu finden. Und dafür gibt es ein Schlüsselwort: ROI.
Erstellung eines Finanzberichts über den ROI
Führungskräfte sind es gewohnt, Investitionen anhand von Zahlen zu bewerten. Ein auf dem ROI basierendes CLM zeigt, dass es mehr als nur ein juristisches Instrument ist, es kann die Unternehmensleistung verbessern und steigern. So offensichtlich dies auch klingen mag, die wahre Herausforderung besteht oft nicht so sehr darin, eine ROI-Mentalität anzunehmen, um unser CLM-Konzept zu entwickeln, sondern vielmehr darin, zu entscheiden, was genau gemessen werden soll und wie.
Interne Teams kennen die Herausforderung gut und können die wichtigsten Punkte identifizieren, was ein guter Anfang ist. Wir können die Schmerzen in verschiedene Abschnitte unterteilen:
Allgemeine Effizienz
Dies betrifft z. B. die Dauer des Vertragslebenszyklus und die Verwaltungsarbeit. Vergleichen Sie, wie lange es dauert, Verträge vor und nach dem Einsatz einer CLM-Software zu entwerfen, auszuhandeln und abzuschließen. Kürzere Zyklen bedeuten eine schnellere Umsatzrealisierung.
Betriebskapital
Dies bezieht sich auf das menschliche und technische Kapital, das für die Vertragsverwaltung aufgewendet wird. Verträge betreffen nicht nur die Rechtsabteilung, sondern auch andere Teams, z. B. wenn Vertriebsteams Verträge abschließen müssen. Ein CLM reduziert die Anzahl der manuellen Stunden, die für Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden, und senkt so die Kosten pro Vertrag.
Wertverluste
Dies bezieht sich auf verpasste Verlängerungs- oder Verfallsfristen. Sie würden sich wundern, wie viel Geld für unerwünschte automatische Verlängerungen ausgegeben wird… mit automatischen Warnmeldungen gibt es weniger Raum für finanzielle Strafen.
Dann wollen die Teams natürlich aussagekräftige Zahlen. Untersuchungen haben zum Beispiel gezeigt, dass ein schlechtes Vertragsmanagement zu einem Verlust von bis zu 9 % des Jahresumsatzes führen kann. Diese Art von Daten bietet perfekte Gelegenheiten, ein Argument zu liefern. Und um dies zu berechnen, gibt es heute verschiedene Möglichkeiten.
ROI-Rechner sind in dieser Hinsicht der Schlüssel zum Erfolg: Sie ermöglichen es Ihnen, den tatsächlichen Betrag an eingespartem Geld und Zeit auf klare und präzise Weise zu visualisieren.
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Tipps zur Präsentation Ihres Use Cases
Sobald Sie Ihre Daten gesammelt haben, sei es intern oder mithilfe eines ROI-Rechners, ist es an der Zeit, die Präsentation vorzubereiten. Nachfolgend finden Sie drei Schritte, die Sie für Ihre Planung nutzen können.
- Das CLM-Tool muss als Investition und nicht als Ausgabe dargestellt werden. Dabei ist es hilfreich, mit einem aussagekräftigen Fakt oder einer Einsicht zu beginnen. Am wirkungsvollsten ist es, die Kosteneinsparungen mit einem CLM im Vergleich zu den Ausgaben ohne CLM darzustellen.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Datenpunkt, den Sie präsentieren, mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Dazu sollten Sie die größten Probleme herausgreifen und sie den Unternehmenszielen gegenüberstellen. Wenn die Führung auf Wachstum ausgerichtet ist, sollten Sie schnellere Geschäftsabschlüsse hervorheben. Wenn das Ziel die Kostenkontrolle ist, sollten Sie Effizienzeinsparungen hervorheben.
- Zeigen Sie das Engagement der künftigen Nutzer. Alle Umgestaltungsprojekte brauchen interne Sponsoren, die den Wandel vorantreiben. Egal ob es sich dabei um den Endnutzer oder jemanden auf der höheren Hierarchiestufe handelt.
Bei diesem Ansatz fühlt sich die Investition gerechtfertigt an: Ihr Team zeigt Interesse, Engagement, eine klare Begründung für die Einführung („dies ist nicht nur für die Rechtsabteilung, sondern wird auch anderen Geschäftsbereichen dienen“) und die Ausrichtung auf die allgemeinen Unternehmensziele.
Die Extrameile gehen
Untermauern Sie Ihre Argumente mit Branchen-Benchmarks und Case Studies.
Beispiel: Ein Konkurrent von uns hat die Bearbeitungszeit für Verträge von 1 Monat auf 48 Stunden verkürzt und damit den Umsatzfluss beschleunigt.
Zeigen Sie, dass Sie alle Herausforderungen, wie z. B. den Umsetzungsprozess, berücksichtigt haben .
Beispiel: „Mit diesem Dienstleister können wir das CLM in weniger als 4 Monaten einführen, ohne den Betrieb während der Implementierung zu unterbrechen.“
Es geht um den ROI
Der Schlüssel zu Ihrer Argumentation liegt im Nachweis der geschäftlichen Auswirkungen, und nichts ist effektiver als die Vorlage einer realistischen ROI-Prognose. Beginnen Sie mit harten Zahlen, die Ihren Standpunkt belegen, von Umsatzeinbußen bis hin zu Dollarverlusten durch Verwaltungsarbeit und Verzögerungen. Stellen Sie dann eine Verbindung zwischen diesen Schmerzpunkten und den wichtigsten Prioritäten des Unternehmens her und zeigen Sie, dass nicht nur der ROI messbar ist, sondern auch die KPIs.
Mit diesem Ansatz wird die von Ihnen gewählte CLM-Lösung nicht mehr als Kostenfaktor betrachtet, sondern als eine Investition, die das Wachstum des Unternehmens auf Kurs hält.
